Archive | julio 2014

Mis 5 pilares de la productividad personal

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Todo empezó hace más de 10 años cuando inicié mi andadura profesional en una gran compañía española de telecomunicaciones, uno de mis jefes, además de buen jefe, me dio un libro llamado Personal Software Process (PSP) de Watts Humphrey. En aquel libro se explica una metodología de trabajo a nivel personal que ayuda a gestionar eficazmente el tiempo. El libro me gustó. Mi jefe era un seguidor, no sólo teórico sino también práctico, de las técnicas que Humphrey proponía. Estas técnicas PSP, que básicamente consisten en llevar un registro de todas tus actividades con el fin de ver a qué tareas dedicamos nuestro tiempo y cómo poder organizarlo mejor, me apasionaron y a día de hoy me siguen acompañando. Actualmente, compaginar vida profesional con vida familiar e incluso con aficiones como el deporte, se vuelve más complicado si no se consigue un equilibrio que permita disfrutar de todos los ámbitos de tu vida sin perder “ritmo profesional”. De ahí, que me sigan interesando todas estas técnicas que me ayuden a hacer del día, un día más productivo.Con el tiempo me he ido gestionando mis excels con todos los datos sobre mis tareas y los tiempos respectivos, incluso fabriqué una herramienta que permite hacerlo de manera prácticamente automática (www.Tiempo de Calidad.com), pero en esencia los cinco pilares en los que se basa (o en los que intento basar) mi jornada para convertirla en más productiva son los siguientes.

Listado de tareas

Al llegar al trabajo (o incluso si se puede haber dejado preparado del día anterior mucho mejor) elaboro la lista de tareas que tengo que afrontar durante el día. Cuando pongo una tarea escribo tres cosas más:

  • Prioridad (de 1 a 3)
  • Estimación de tiempo (en horas o minutos)
  • ¿Va orientada a mis objetivos?

Esta última pregunta parece trivial, pero muchas veces caigo en la trampa de poner tareas que humanamente me gustan (por ejemplo, leer posts de la competencia o entrar en Linkedin para ver que “se cuece”) pero, que aunque interesantes, no me acercan a mis objetivos actuales (como por ejemplo, terminar un proyecto con éxito).

Orden de las tareas

Cuando tengo el listado de las tareas y veo que la suma de los tiempos estimados es realista (es decir “caben” dentro de mi jornada laboral) las pongo en orden. Aquí los criterios que intento seguir son dos:

  • Empezar con la más urgente a primera hora del día. Esto ayuda a afrontar el resto del día con una relativa calma.
  • Y el resto de tareas no necesariamente por orden de importancia o prioridad, sino por el grado de concentración que me requieren y el nivel de interrupciones que tengo.

Medir mis interrupciones

“Me interrumpen constantemente”, “pierdo el hilo en cada interrupción”, son frases que suelo escuchar. Y es que, aunque existen interrupciones voluntarias (whatsapp, email, facebook, chats, etc..) que son las que se llaman procastinación, existen otras que son involuntarias (peticiones de compañeros o jefes, llamadas, reuniones imprevistas, etc…) y aunque no puedo preveerlas, sí puedo llevar un registro de a qué hora son más frecuentes mis interrupciones. Existen herramientas interesantes en el mercado para ayudarme a registrar las interrupciones. Yo propongo la mía (https://tiempodecalidad.com/), pero ir apuntándolas en un Excel podría valer. ¿Qué consigo? Consigo tener un histórico de interrupciones, y, por tanto, planificar el día en consecuencia. En mi caso los bloques que van de 10:30 a 12:30 tienen muchas interrupciones, con lo que intento poner tareas “más ligeras” o que requieran menos grado de concentración (por ejemplo escribir o contestar emails), el bloque de después de comer suele estar menos cargado de interrupciones, por lo que vuelvo a la carga con alguna tarea compleja.

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Grado de concentración

Aunque he comentado que existen interrupciones involuntarias, sí podemos evitar las voluntarias. Para ello me ayudan técnicas, como la técnica pomodoro (www.pomodorotechnique.com), que en esencia lo que propone son 25 minutos de máxima concentración (un pomodoro = 25 minutos). En esos 25 minutos hay que intentar no mirar el móvil (aunque vibre por un mensaje de whatsapp), no mirar la blackberry aunque se ilumine con una lucecita roja diciéndonos que hay un nuevo correo, no distraernos aunque veamos el mensaje de “correo nuevo” en nuestra ventanita de Outlook, incluso aunque el correo ponga “urgente…”. No hay nada urgente, nada, nada que no pueda esperar unos minutos (al menos los que faltan para acabar el pomodoro actual). La excepción es si el correo pone algo así como: …”estás despedido”, en ese caso mejor parar. Bromas aparte, de este modo consigo realizar acciones con el 100% de mi energía, estoy poniendo el foco dónde realmente es necesario.

Análisis de los resultados

Al llevar de manera automática un registro de los tiempos, gracias a la herramienta Focus-Timer (ojo, no intento hacer publicidad porque además no gano nada, ya que es gratuita), puedo realizar un estudio del tiempo que he invertido en mi día, en mi semana, en mi mes, trimestre o incluso año. A mí me sorprendió ver algunos datos, cómo que “se me iba” demasiado tiempo en reuniones, de ahí que intenté llevarme deberes hechos previamente para que las reuniones sean lo más productivas (y breves) posibles. Otra idea interesante, es la estimación. Al tener datos históricos, puedo saber cuánto tiempo me llevó la implementación o el desarrollo de una determinada tarea en un cliente.ScreenHunter_475 Mar. 26 15.19

Si esa tarea tengo que repetirla en otros clientes, podría estimar el mismo tiempo. Cuanto más muestras tenga mejor, pues, podré tener un caso mejor, un caos medio y un caso peor. Con lo que las estimaciones son mucho más realistas. Un ejemplo de gráfica para una de mis tareas.

Este artículo me ha llevado 2 pomodoros. 😉

Sebastián Revuelta. sebastianrevuelta@gmail.com