¿Qué es GTD en productividad personal?

Recientemente pude leer el libro: “Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD” de José Miguel Bolívar. He de decir que me gustó mucho porque explica de una manera llana y clara la metodología GTD (Getting Things Done) ideada por David Allen. No sé si habrá más literatura en castellano explicando el método GTD pero desde luego con este libro sería suficiente porque Bolívar comenta, con años de experiencia detrás y de una manera cristalina, cómo se puede utilizar este metodología y así ser más eficiente en tu día a día.

Voy a intentar resumir en un post lo que me quedó del libro, no es fácil, porque en un artículo no se puede exponer toda una metodología pero sí al menos sus principales elementos.

Pasos en GTD

La metodología que propone Allen se basa en 5 pasos. Cada paso da para varios capítulos pero ahí van:

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1. Recopilar/Capturar

Se trata de recopilar y capturar cada input que suponga una nueva tarea o proyecto. Esos inputs, que se depositan en nuestra “bandeja de entrada” pueden provenir de diversas fuentes: el jefe que nos pide una determinada acción, un email, una llamada, una idea que nos viene a la cabeza, un compañero que nos pide un favor. Basta anotarla, no hace falta ser tan estricto en su “almacenaje”.

En este paso se trata de anotar/capturar la idea, que no caiga en el olvido, nada más, nada menos.

2. Procesar/Aclarar

En esta fase se pretende “procesar” toda la información capturada o lo que viene a ser lo mismo “aclarar” la bandeja de entrada, transformando inputs en tareas claras y concretas. Procesar es poner nombre y apellido a los items del punto 1.

3. Organizar

Esta paso, en la práctica, va unido con el anterior y consiste en organizar las tareas en contenedores específicos. Tiene sentido que el paso anterior y éste vayan de la mano, ya que, una vez que procesas la información la puedes clasificar en el contenedor que le corresponde.

4. Revisar

En este paso se trata de revisar de manera diaria la bandeja de entrada y con cierta periodicidad, tal vez semanal, todos los contenedores para comprobar que no se me escapa nada y que tengo todo bajo control. Esta revisión semanal tal vez sea un proceso que me lleve 30 minutos o una hora, pero es fundamental para velar por el éxito del sistema.

5. Hacer

Obviamente, si las tareas no se hacen, no podemos hablar de productividad por mucha metodología que haya detrás. Aquí 2 ideas esenciales. Primera, al tener todo anotado y “bajo control” puedo dejar la mente vacía y dedicar toda la atención y toda mi energía en la tarea actual. Segunda, aprovechar técnicas como la técnica Pomodoro para mejorar la concentración y ser más productivo.

Contextos

Este concepto es interesante, se trata de aprovechar los contextos, esto es, el entorno,  el conjunto de herramientas, el momento del día para ser más productivo, etc… por ejemplo, si tengo que hacer llamadas,  conviene hacerlas todas en la misma franja horaria para luego pasar a otro contexto en el que incluso puedo apagar el móvil para ser más eficiente.

Herramientas

Bolívar prefiere no hablar de herramientas, y se entiende perfectamente. Comenta que es mejor entender bien la metodología y en segundo término pensar en una herramienta. Que no sea el software el que condicione a la metodología. No obstante, y aquí algo de cosecha personal, creo el Evernote puede ser una herramienta interesante. Yo ya he empezado. Lo que más me gusta es que está disponible tanto para PC como para móvil y se sincronizan continuamente.

Conclusión

Siguiendo estos 5 pasos se consigue que nada caiga en saco roto, planificar de manera inteligente y de acorde a los objetivos y ejecutar las acciones poniendo todo el foco en ellas. Así ganamos en productividad y llegaremos antes a casa 😉

Sebastián Revuelta

@sebasrevuelta

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About Sebas Revuelta

Ingeniero informático por la Universidad Autónoma de Madrid. Argentino de nacimiento, español de sentimiento. Amante del pensamiento lógico y matemático, fue ajedrecista en su juventud, ahora, consultor informático en compañias de seguridad y calidad del software. Apasionado del deporte y de los valores que se pueden transmitir a través de él (ver su blog lavidaescomoeldeporte.com). Corredor de maratones (lleva ya 6), aspira a bajar de 3 horas algún día y que sus hijos (lleva ya 3) vean que con esfuerzo las metas se consiguen. Espíritu de mejora continua que le lleva a explorar conceptos y herramientas de productividad personal para ser cada día un poquito más eficiente en sus tareas profesionales y personales. Le encanta leer blogs de expertos en productividad y seguir a autores cómo Tim Ferris, Graham Alcott, Leo Babauta o Stephen Covey.

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