Archive | agosto 2015

¡Es Tiempo de tomate! Técnica Pomodoro [en productividad personal]

Uno de los primeros hábitos que he intentado adquirir en este mundo interesantísimo de la productividad personal es la técnica Pomodoro. En otros post la he recomendado pero nunca me he parado a definirla. Por tanto, ¿Qué es la técnica Pomodoro?

Es una técnica de concentración ideada por el italiano: Franceso Cirillo y tiene 3 normas muy simples:
1) Dedica a la tarea actual 25 minutos de máxima concentración (25 minutos = 1 pomodoro). Sin interrupciones, poniendo el foco y toda tu energía en esa tarea.
2) Tras un pomodoro, tómate un descanso de 5 minutos.
3) Tras cuatro pomodoros, un descanso de media hora. (La mente lo necesitara, ¡ya veras!)

Simple, sencillo pero una revolución en productividad personal.

En ocasiones me ponía con una tarea y me sucedía lo siguiente (voz en off de mi mismo):
Venga me pongo con el informe para el cliente Z. Bueno, antes 5 minutitos de mirar las noticias….(12 minutos más tarde)…venga a por el informe, la verdad me noto espeso, un café venga, (7 minutos mas tarde), bueno venga al tema, anda un correo quien es, ah lo del tema de la presentación del evento del mes que viene, a ver que dice (6 minutos más tarde), buah le respondo, total no tardo nada (13 minutos más tarde), ostras el café me ha activado pero tengo que ir al servicio (5 minutos más tarde), un whatsapp, mmm los del paddle, a ver…sí el jueves puedo (2 minutos más tarde)…

De repente un compañero te dice: ¿Tienes un minuto? Eh sí dime (22 minutos más tarde)…por donde íbamos….

Bien de esto va la técnica pomodoro. De empezar y finalizar tareas en 25 minutos. Sin autointerrumpirnos. Es increíble lo que aumenta la productividad. ¿Por qué 25 minutos? Porque es el tiempo que propuso Cirillo y la verdad 25 minutos cunden una barbaridad, pero hay gente que adapta la técnica a sus necesidades y biorritmos. Si ves que una vez concentrado eres capaz de estar una hora a tope ¡adelante! Eso sí, descansa un poco mas entre pomodoros. concept-tomato-juice-red-clock-tomato-isolated-white-background-36644447

Esta técnica vale para cualquier trabajo intelectual que vayas a hacer: en la oficina, estudiando en la biblioteca, preparando la tesis, etc…pero a mi me ha ayudado hasta en casa…sí, me digo a mi mismo venga 25 minutos para recoger la cocina, sin interrupciones (por ejemplo con el móvil que soy muy dado a mirarlo con cada sonidito), no siempre lo consigo pero cuando lo consigo me cunde mucho más.

En un día medio suelo hacer 7-8 pomodoros, aunque depende de sí tengo reuniones, viajes, conferencias etc…pero el récord lo sitúo en 13 pomodoros ¡realmente agotador!

Existen infinidad de herramientas que nos ayudan a aplicar esta técnica. Hablé de tres de ellas en el post: 3 herramientas para mejorar tu concentración. Las herramientas son muy útiles para no distraernos y ver nuestro progreso.

Ánimo, es tiempo de tomate o mejor dicho tómate tiempo y a ver cuantos pomodoros consigues hace al día. ¡Tu productividad te lo agadecerá!

Suerte!

@sebasrevuelta

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El difícil hábito de adquirir un hábito

Somos lo que hacemos día a día. De modo que la excelencia no es un acto sino un hábito.

Aristóteles.

Adquirir un hábito es algo que realmente nos ayuda a conseguir nuestras metas, esto es aplicable en cualquier campo, no sólo en productividad personal, sino también en el entorno laboral, en el mundo deportivo, en el campo artístico, en fin, en la vida.

jessica vallHace unos días me encantó ver como Jessica Vall, nadadora del club Sant Andreu, conseguía la única medalla española (quitando las de sincronizada) en los ya terminados mundiales de Kazan. Digo que me emocionó por la gesta en sí (partió última en el viraje final y acabo tercera) pero también por su historia.
Jessica adquirió el hábito de levantarse a las 5.00 de la mañana para entrenar, ya que compagina la natación con su trabajo en un laboratorio de investigaciones médicas. Al salir del trabajo otras dos-tres horas de entrenamiento. Tiene mérito. Ya hacerlo un día cuesta pero para hacerlo meses y meses…hay que ser de otra pasta.

Hay hombres que luchan un día y son buenos. Hay otros que luchan un año y son mejores. Hay quienes luchan muchos años, y son muy buenos. Pero hay los que luchan toda la vida, esos son los imprescindibles.
Bertolt Brecht

Sí, adquirir un habito es algo fundamental si queremos llegar a conseguir éxitos, pero me pregunto si una vez que adquirimos el hábito deja de costarnos esfuerzo. Yo NO me imagino a Jessica super feliz cuando su despertador suena a las 5.00 de la mañana una fría mañana de invierno pero de algún modo sí creo que el cuerpo se acostumbra, se “hace callo” y entonces cuesta…pero cuesta menos y ese es el truco, que nos cueste menos, que no duela tanto y si es posible y lo que seria ideal que lo hagamos de manera automática.

Quien no avanza retrocede.

Chiara Lubich.

Y sí, esto es un camino de progreso continuo si queremos ser cada día un poquito mejores. En el campo de la productividad personal es fundamental pensar que hábitos podemos adquirir para ser cada día mejores profesionales.

Se me ocurren varios: No mirar el correo a todas horas, llegar al trabajo y ponernos con la tarea principal sin mirar email/noticias, desconectar el movil en horas puntuales, salir a tu hora, hacer ejercicio, hacer meditación, formarnos continuamente en nuestro campo, escuchar o ver pelis e ingles, llamar/contactar con antiguos compañeros,  asistir a charlas conferencias…

Mi humilde consejo es no intentar adquirir doscientos hábitos a la vez. Sólo uno por vez. Sino correremos el riesgo de colapsar por exigirnos demasiado. Y ¿cuántas veces tendré que repetir un acto hasta que se convierta en habito? 5, 10, 50 veces…no hay un número, supongo que hasta que nos hagamos “callo”.
Lo que sí recomiendo es ponerse objetivos, y que éstos sean realistas tirando a benevolentes con nosotros mismos para ir paulatinamente exigiéndonos un poco mas. Por ejemplo si queremos empezar a hacer deporte, no nos propongamos salir a correr todos los días a las 6.00 de la mañana. Es un choque muy duro si veníamos de no hacer nada. Algo más modesto sería dos días por semana salir a caminar rápido. Al mes siguiente tres días y uno de ellos ya corriendo, el sexto mes…apuntarme a una carrera popular.

Ahora empieza el año que mejor manera que proponernos una plan de adquisición de nuevos hábitos y al final del mismo echar la vista atrás y poder decir, bien, soy un poquito mejor.

Suerte!

Sebas Revuelta

@sebasrevuelta

¿Cómo transformar un día normal en un día productivo?

Hace unos meses me invitaron a dar una charla sobre productividad y calidad del software a un equipo de desarrolladores informáticos. En cierto modo, hacer las cosas con calidad, es decir, hacer las cosas bien a la primera, hacer las cosas legibles y mantenibles (una de las principales deficiencias de un código fuente informático es que solo lo suele entender la persona que lo ha hecho y en ocasiones pasado un tiempo ni el mismo autor lo entiende, de ahí la importancia de realizar un código mantenible ya que redundará en una buena productividad cuando tengamos que modificarlo). En fin que en aquella charla quise crear un vídeo que explicara como suele ser un día normal en una oficina. Y este fue el resultado:
 
Es decir en un día normal sufrimos muchas interrupciones por nuestra “culpa” o por la idiosincrasia de trabajar en una oficina. Así pues podría terminar el post diciendo: ¿Quieres que tu día sea productivo? Quédate en casa, desconecta internet y el móvil y saca adelante tu trabajo. Fin.
Pero no, esta no es la idea.
Podemos convertir un día normal en un día mas productivo teniendo en cuenta algunas ideas:
  • Localiza las horas muertas. Es decir, donde menos interrupciones haya. Primera hora de la mañana. A la hora de comer. Después de la comida.
  • Si tienes reunión fuera de la oficina ponla a partir de las 10:30. Hasta entonces trabajas en casa y te ahorras el atasco.
  • Mira el email dos o tres veces al día. No mas. Por ejemplo, 10:00, a las 12:30 y a las 16:00. Mas que suficiente.
  • Desconecta el móvil cuando necesites máxima concentración.
  • Mira las noticias solo una vez o ninguna. Si hay algo realmente importante te enteraras.
  • Quítate la tarea mas importante del día a primera hora.
 Con estas pequeñas ideas y seguro que tu tienes alguna mas, podemos transformar un día normal,en el que a lo mejor (o la peor) salgamos tarde porque alguna tarea quedo pendiente, en un día productivo, en el que ademas salgamos a nuestra hora.
¡Suerte!
Sebastián Revuelta
@sebasrevuelta

15 cuestiones para medir nuestra productividad personal

Hace unos días me vino a la mente la idea de definir un test para ver si soy productivo o no en mi trabajo. Así que me puse manos a la obra para establecer una serie de criterios que me ayudaran a ver en que punto estoy. Evidentemente no es algo tan sencillo como decir estoy en un 8/10 en productividad personal. No. 201212182314570.n7Hay infinitos matices, pero mi idea es conocer a grandes rasgos en que situación me encuentro y cómo hacer para ir mejorando día a día. Así que definí unos apartados y una serie de cuestiones en cada uno de ellos.  Comparto con vosotros el test que creé:

TAREAS
En un puesto laboral hay objetivos que conseguir y, por tanto, tareas que nos lleven a conseguir esos hitos:
1. ¿Cuando llego a la oficina me pongo con la tarea principal del día o por el contrario miro el email, noticias, redes sociales, etc..?
2. ¿Dejo preparado el día anterior el plan de tareas de la jornada siguiente?
3. ¿Tengo una hora a la semana para revisar lo que ha sido mi trabajo esa semana y organizar la siguiente?
4. A la hora de elegir las tareas que tengo que realizar, realmente ¿Todas se acercan a conseguir esos hitos o por el contrario algunas son más “porque me gustan”?

REUNIONES
Cuando voy u organizo una reunión:
5. ¿Llevo agenda de puntos a tratar?
6. ¿Llego (llegamos) puntual?
7. ¿Existe un moderador que coordine los puntos y el tiempo?

INTERRUPCIONES y CONCENTRACIÓN
8. Cuando me interrumpen un compañero o jefe con la típica: “¿Tienes un minuto?”
¿Siempre digo que si? o ¿escucho la pregunta y evalúo si es urgente y puede esperar a mi siguiente pausa?
9. ¿Consulto el correo cada vez que me llega un email?
10. ¿Consulto el movil cada vez que me suena o vibra por un mensaje?
11. ¿Aprovecho las horas de tranquilidad de mi oficina. (Primera hora de la mañana, hora de comer, después de comer, última hora de la tarde)?
12. ¿Aplico técnicas de concentración (como por ejemplo la técnica Pomodoro)?

FORMACIÓN
Con el fin de mejorar de manera continua mi competitividad:
13. ¿Tengo planes de formación a medio, largo plazo?
14. ¿He realizado cursos en el ultimo año?

COLABORACIÓN
15. ¿Suelo compartir con compañeros, ideas, enlaces, artículos de interes, dudas, etc…?

Bueno, este es mi test propuesta. Si fuéramos muy “matemáticos” y quisiéramos obtener una nota o valoración numérica de nuestra productividad, podríamos darle un peso a cada apartado y una puntuación a cada pregunta del tipo (SI=1/NO=0/PARCIAL=0,5). Con esto obtendríamos una métrica de productividad, pero yo me conformo con revisarlo con frecuencia para comprobar si día a día voy mejorando mi productividad. y tú ¿en que punto estás?

Sebastián Revuelta

Sácale el jugo a Pomello e ¡incrementa tu productividad!

pomeloHace unos días mi buen amigo Jaime me habló de Trello como herramienta para llevar una adecuada gestión de las tareas diarias. Realmente ya la conocía pero gracias a su comentario la retomé y encontré una jugosa combinación Trello + Pomello. La idea de Pomello es aplicar la técnica pomodoro a las tareas definidas en Trello. De hecho doy por hecho (valga la redundancia) que Pomello viene de Pomodoro + Trello.

Pelando el Pomello

Con Pomello puedes elegir la tarea con la que te vas a poner y darle a Play. ScreenHunter_146 Aug. 02 22.49En ese momento empieza la típica cuenta atrás de 25 minutos en los que no podemos perder el foco .

ScreenHunter_114 Jul. 27 11.12Al finalizar te permite decidir si quieres mover la tarea a otra columna de tu tablero Trello (por ejemplo a la columna finalizado).
Te muestra la evolución de tus pomodoros a lo largo del tiempo, así como el número de interrupciones y de tareas terminadas.

Conclusión

Podríamos enmancar a Pomello como una herramienta más de productividad personal que nos ayude a mejorar nuestra concentración (ver post 3 herramientas para mejorar tu concentración) pero con la potencia de Trello detrás. ¿A qué esperas? Sácale el jugo a Pomello y saborea tu nueva forma de ver la productividad personal.

Sebas Revuelta.

sebastianrevuelta@gmail.com.

@sebasrevuelta