Archive | julio 2016

Creando un ecosistema tecnológico productivo

Introducción

No cabe duda que las herramientas son una ayuda, un soporte, un instrumento que empuja nuestra productividad. Pero las herramientas sin una metodología detrás pueden llevarnos en la dirección equivocada. Por eso considero que el primer paso es seleccionar bien la metodología de trabajo y en segundo lugar las herramientas que nos acompañen en el camino.

Ecosistema tecnológico

En mi caso intento aplicar la metodología GTD (Getting Things Done) definida por David Allen. Para la fase de captura de información, primera fase propuesta por Allen, utilizo la herramienta Evernote. Cualquier idea, tarea, comentario que me llama la atención lo pongo en la carpeta “Inbox” de Evernote. Luego ya lo procesaré.

Muchas de las ideas o inputs provienen de mi correo electrónico: emails de mi jefe o de clientes, correos de mi mujer, mensajes relacionado con la guardería de los niños, de mis amigos, etc.., son inputs que capturo y que almaceno en la carpeta “Bandeja de entrada” de mi Evernote.

Tras la fase de captura y organización he fijado en mi calendario, en ocasiones con semanas de antelación: tareas específicas para ese día como llamadas o reuniones, gestiones sean del trabajo o personales, cumpleaños, etc…Estas tareas específicas se anotan en la Carpeta “Acciones Semana Actual” de mi Evernote.

Cuando llega la fase de “hacer“, es decir, la de concretar lo que hemos diseñado y planificado en las etapas anteriores me gusta medir el tiempo que tardo en llevarlas a cabo. Es muy interesante luego ver en que se va el tiempo, en que tipo de tareas, en que tipo de gestiones o clientes. Esto lo hago con la realmente online Toggl.

Lo comentado hasta ahora se podría resumir en:

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Automatizando el sistema

Ahora bien, uno de mis preocupaciones habituales es ver en qué tareas puedo ahorrar tiempo, y me percaté que en este flujo de información entre herramientas tenía que ir manualmente copiando y pegando información, del email a Evernote, del calendario a Evernote y de Evernote a Toggl.

Charlando con mi amigo Jaime, me habló de “las recetas IFTTT“. Es una web que “enlaza” herramientas. Si haces tal acción en esta herramienta entonces se dispara tal acción en la otra herramienta.

Apliqué la receta gmail – evernote, esto es, si marco un email (de gmail) con una estrella entonces automáticamente se manda a mi bandeja de entrada de Evernote:

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Con el consiguiente ahorro de tiempo. Además ahora revisar mi correo es muy sencillo, aquello que requiere ser capturado basta marcarlo con estrella y listo. Este sistema me permite mantener mi correo sin emails pendientes y revisarlo cada 4 horas.

Con el google calendar exactamente igual, apliqué la receta:

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De tal modo que la carpeta “Acciones semana actual” se actualiza automáticamente con toda las tareas y eventos de esa semana.

Por último, la versión web de evernote me permite arrancar el “Start Timer” de Toggl para indicar que empiezo una nueva tarea y medir el tiempo que me lleva:

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Al terminar la tarea le doy a “Stop Timer”. Toggl te permite poner etiquetas a las tareas lo cual es muy interesante para luego poder ver cuanto dedicas a una determinada “etiqueta”. En mi caso una etiqueta es si trabajo con clientes o partners o si trabajo para España o para países de Latinoamerica:

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Así pues, conseguí pasar de un conjunto de herramientas a un ecosistema tecnológico productivo.

Conclusión

Más allá de las herramientas lo importante es seguir una metodología,  tener unos objetivos claros y poner foco en ellos. Ahora bien, las herramientas son un vehículo en el que apoyarse y cuanto mejor “se lleven entre ellas” más beneficiada saldrá tu productividad.

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El placer de la desconexión

Suena la alarma del móvil, lo apago, con legañas aún en los ojos quitó el modo avión de mi celular. Empieza a escucharse las notificaciones de whatsapp, redes sociales e emails. Con un ojo cerrado y otro medio abierto hago un primer chequeo.

Mientras desayuno, mi tazón de avena y mi café, leo los emails con un poco más de detenimiento, una gota de café salta a la pantalla de mi móvil, lo que me recuerda que no es bueno hacer dos cosas a la vez.

Voy a la oficina. Si voy en bus empiezo a responder algún mensaje, si voy en coche conecto el bluetooth y escucho mensajes de audio o podcast pendientes de oír.

Empìezo a trabajar, suena el móvil, es un mensaje de un red social, interrumpo mi tarea para consultarlo.

Llego a casa, empiezo a jugar con los niños, notificación de whatsapp, la leo. Mi hijo me reclama, me dice deje el móvil y juegue con él…llega la noche y sigo con el móvil en las manos, me voy a la cama y digo, por fin, por fin, puedo poner el modo avión. Hasta mañana.

¿Estaré obsesionado con el móvil? ¿Con chequear continuamente mis mensajes? Creo que no, pues creo que lo que me pasa a mi, le pasa a mucho más. O entonces la respuesta es sí, somos muchos los obsesionados.

VisitandoAbuela

La visita a la abuela….

Las nuevas tecnologías impulsan nuestra productividad pero también nos llenan de ruido, nos impiden vivir bien el momento presente, nos impide poner el foco al 100% en nuestras tareas diarias, en momentos que tal vez no vuelvan.

A veces deseo volver a mi viejo modelo de móvil. Era un ladrillo. Año 1998. Sólo tenía SMS y llamadas, pero no vivía apegado a él. Vivía con más relax, con más calma.

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Desde que me percate de este hecho, me propuse “dominar”sobre mi móvil y no él sobre mi.

En el trabajo aplico la regla “Los móviles al cajón” bajo la Técnica Pomodoro.

En casa dejo el móvil en el mueble de la entrada, con el sonido de llamadas activado, por si hay algo urgente. Esto me permite pasar más Tiempo de Calidad con mis hijos.

Durante una conversación intento no interrumpirla por el sonido del dispositivo. He descubierto el placer de una buena conversación, sea con mi suegra que con mis compañeros.

el-cociente-agallas_9788467039504Mario Alonso Puig, en su libro “El cociente agallas” nos dice que mucha de las ideas inspiradoras, creativas nos vienen en los momentos de desconexión. Cuando dejamos de lado el problema. La mente se encarga de buscar soluciones originales.

Lo he experimentado, ahora camino al trabajo prefiero no mirar el móvil, prefiero ir disfrutando del trayecto, desconectando y he comprobado que es el momento en el que se me ocurren más ideas para mi trabajo, para mi vida. Y son ideas que realmente impulsan mi productividad.

Leo Babauta en su libro “Focus” resalta la belleza de estos momentos de desconexión. Nos anima a dejar aparcado el móvil, no va a pasar nada porque no lo consultemos durante una media hora, que disfrutemos del paseo, de la conversación, del momento.

BuscaEnTuInterior.jpgMe pareció curioso el comentario de Chade-Meng Tan, ingeniero de Google, en su libro “Busca en tu interior” relativo al momento de la comida. Chade nos da una serie de pautas para ser más productivos, eficientes, felices en el día a día. Entre sus pautas nos dice “saborear” cada momento, incluido el momento de la comida, en principio, un momento neutro del día, puede convertirse en un momento agradable y positivo, basta ser consciente de ello y “saborearlo”.

Ahora intento vivir mejor el momento presente, he aprendido el placer o el poder de la desconexión. A poner el foco 100% en la tarea que tengo entre manos sea laboral o personal. El trabajo o las labores de casa son de más calidad porque el Tiempo es…de más Calidad.

 

Kiply, herramienta para medir y mejorar tu productividad

Hará unos meses se incorporó en la compañía una nueva persona para liderar el área de recursos humanos.

Las primeras semanas, y como si de entrevistas de trabajo se tratase, nos fue preguntando uno a uno a qué nos dedicamos, que tareas desempañábamos y aproximadamente que porcentaje de tiempo dedicábamos a cada una de ellas. No tuve problemas en responder y en dar datos aproximados pero me hubiera gustado proporcionarle métricas exactas. Esto lo hubiera podido conseguir con Kiply.

Creando un ecosistema tecnológico productivo

Kiply, software de productividad personal, monitoriza lo que ocurre en tu equipo y te da los tiempos exactos de las herramientas, procesos, archivos, webs con las que has trabajado. Mediante la creación de tarjetas te permite agrupar items comunes, por ejemplo, yo me he creado una tarjeta llamada “Planificación” dónde he puesto herramientas cómo Google Calendar y Evernote. Ahora puedo ver el tiempo exacto que dedico a planificarme.

He creado 4 tarjetas con Kiply con las 4 grandes tareas que desempeño en mi compañía como responsable preventa:

  • Presentaciones y demo a los clientes
  • Redacción de propuestas y ofertas.
  • Trabajo técnico con las herramientas.
  • Comunicación con mis clientes.

Cada una de estas tareas tiene herramientas o webs asociadas:

  • Presentaciones y demo a los clientes (PowerPoint, Webex, app.buguroo.com)
  • Redacción de propuestas y ofertas. (Word, Excel)
  • Trabajo técnico con las herramientas. (Eclipse, Pspad)
  • Comunicación con mis clientes. (mail.google.com)

Os pongo algunas de estas tarjetas:

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Fijando objetivos

Una funcionalidad muy interesante es la de fijar objetivos. Por ejemplo, no quiero estar más de 1 hora a la semana en redes sociales o bien, en versión más positiva, quiero dedicar al menos 5 horas a la semana a labores técnicas y así no “oxidarme”.

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En mi caso puede venir bien para ver que el tiempo que dedico a “relajarme”: ver redes sociales, marca.com, youtube, etc…no excede mis umbrales permitidos.

O en el caso positivo, por ejemplo, quiero ver que sigue habiendo un porcentaje que dedico a labores técnicas, en mi caso a programar, a utilizar el API de los productos para hacer labores de I+D, para integrar las herramientas con sistemas externos, para “aterrizar” propuestas en papel, etc…lamentablemente esta labor aunque me gusta cada vez le dedico menos tiempo. Me he mercado un objetivo de dedicarle 5 horas al mes:

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Tendencias

“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar”.

Esta es una frase que hemos escuchado en numerosas ocasiones y que deberíamos tener muy presente a la hora de tomar decisiones. En ocasiones nos gustaría dar un cambio en nuestro rumbo profesional (o personal) y empezar a hacer tareas, actividades diferentes, pero también es cierto, que con frecuencia lo pensamos pero no hacemos nada especial por cambiar, en definitiva, seguimos igual. Einsten nos decía:

“Locura es hacer lo mismo una vez tras otra y esperar resultados diferentes”. 

Pues bien, si quiero cambiar, tendré que hacer actividades diferentes y necesito datos para ver qué lo estoy haciendo. Con Kiply puedo obtener esta información.

Por ejemplo, quiero sacarme alguna certificación, para ello tendré que entrar con regularidad en el portal de formación para acceder a las lecciones, tutorías, ejercicios, etc…Al final del mes podré ver cuánto tiempo le he dedicado.

También puedes ver a qué estas dedicando tu tiempo en la actualidad y la tendencia, en mi caso es cada vez más a labores comerciales y menos técnicas. Me gusta la relación con el cliente por lo que estoy conforme, pues, también entiendo que no puedo estar toda la vida en el lado técnico, pero cualquiera podría preguntarse ¿Quiero seguir dedicando más de la mitad de mi tiempo a labores de gestión? ¿Es este camino por el que quiero ir? ¿Me lleva la vida profesional (o la edad) por este camino?

Automatizar u optimizar tareas

Por último quiero hacer una reflexión en el campo de la automatización de tareas para, en definitiva, ser cada día un poco más productivo. Por ejemplo observo que en el último mes Kipy me dice que he dedicado más de 40 horas a escribir en WORD. En ocasiones mi trabajo es redactar ofertas o responder propuestas formales de clientes (RFP). ¿Podría haber automatizado u optimizado esta tarea? ¿Debería dedicar tiempo a crear una plantilla estándar que agilice las respuestas que doy después? Pues seguramente sí, y el tiempo, nunca mejor dicho, me dará la razón.

Conclusión

Mide el tiempo de tus actividades y toma decisiones. Persigue tus objetivos. Kiply puede ser la herramienta amiga que te acompañe en tu camino, en tus retos. Suerte.

Ahora le diría a la persona de recursos humanos. Mira dedico un 46% de mi tiempo a hacer presentaciones, un 33% a comunicación con los clientes, un 11% a redactar ofertas, un 5% a labores técnicas, y un 3% a redes sociales. Bueno, a lo mejor esto último, no se lo diría.

 

Pues acceder a la web de Kiply desde aquí.

 

Sebas Revuelta.