Kiply, herramienta para medir y mejorar tu productividad

Hará unos meses se incorporó en la compañía una nueva persona para liderar el área de recursos humanos.

Las primeras semanas, y como si de entrevistas de trabajo se tratase, nos fue preguntando uno a uno a qué nos dedicamos, que tareas desempañábamos y aproximadamente que porcentaje de tiempo dedicábamos a cada una de ellas. No tuve problemas en responder y en dar datos aproximados pero me hubiera gustado proporcionarle métricas exactas. Esto lo hubiera podido conseguir con Kiply.

Creando un ecosistema tecnológico productivo

Kiply, software de productividad personal, monitoriza lo que ocurre en tu equipo y te da los tiempos exactos de las herramientas, procesos, archivos, webs con las que has trabajado. Mediante la creación de tarjetas te permite agrupar items comunes, por ejemplo, yo me he creado una tarjeta llamada “Planificación” dónde he puesto herramientas cómo Google Calendar y Evernote. Ahora puedo ver el tiempo exacto que dedico a planificarme.

He creado 4 tarjetas con Kiply con las 4 grandes tareas que desempeño en mi compañía como responsable preventa:

  • Presentaciones y demo a los clientes
  • Redacción de propuestas y ofertas.
  • Trabajo técnico con las herramientas.
  • Comunicación con mis clientes.

Cada una de estas tareas tiene herramientas o webs asociadas:

  • Presentaciones y demo a los clientes (PowerPoint, Webex, app.buguroo.com)
  • Redacción de propuestas y ofertas. (Word, Excel)
  • Trabajo técnico con las herramientas. (Eclipse, Pspad)
  • Comunicación con mis clientes. (mail.google.com)

Os pongo algunas de estas tarjetas:

ScreenHunter_1251 Jun. 25 15.25

Fijando objetivos

Una funcionalidad muy interesante es la de fijar objetivos. Por ejemplo, no quiero estar más de 1 hora a la semana en redes sociales o bien, en versión más positiva, quiero dedicar al menos 5 horas a la semana a labores técnicas y así no “oxidarme”.

ScreenHunter_1258 Jul. 01 12.40

En mi caso puede venir bien para ver que el tiempo que dedico a “relajarme”: ver redes sociales, marca.com, youtube, etc…no excede mis umbrales permitidos.

O en el caso positivo, por ejemplo, quiero ver que sigue habiendo un porcentaje que dedico a labores técnicas, en mi caso a programar, a utilizar el API de los productos para hacer labores de I+D, para integrar las herramientas con sistemas externos, para “aterrizar” propuestas en papel, etc…lamentablemente esta labor aunque me gusta cada vez le dedico menos tiempo. Me he mercado un objetivo de dedicarle 5 horas al mes:

ScreenHunter_1253 Jun. 25 15.32

Tendencias

“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar”.

Esta es una frase que hemos escuchado en numerosas ocasiones y que deberíamos tener muy presente a la hora de tomar decisiones. En ocasiones nos gustaría dar un cambio en nuestro rumbo profesional (o personal) y empezar a hacer tareas, actividades diferentes, pero también es cierto, que con frecuencia lo pensamos pero no hacemos nada especial por cambiar, en definitiva, seguimos igual. Einsten nos decía:

“Locura es hacer lo mismo una vez tras otra y esperar resultados diferentes”. 

Pues bien, si quiero cambiar, tendré que hacer actividades diferentes y necesito datos para ver qué lo estoy haciendo. Con Kiply puedo obtener esta información.

Por ejemplo, quiero sacarme alguna certificación, para ello tendré que entrar con regularidad en el portal de formación para acceder a las lecciones, tutorías, ejercicios, etc…Al final del mes podré ver cuánto tiempo le he dedicado.

También puedes ver a qué estas dedicando tu tiempo en la actualidad y la tendencia, en mi caso es cada vez más a labores comerciales y menos técnicas. Me gusta la relación con el cliente por lo que estoy conforme, pues, también entiendo que no puedo estar toda la vida en el lado técnico, pero cualquiera podría preguntarse ¿Quiero seguir dedicando más de la mitad de mi tiempo a labores de gestión? ¿Es este camino por el que quiero ir? ¿Me lleva la vida profesional (o la edad) por este camino?

Automatizar u optimizar tareas

Por último quiero hacer una reflexión en el campo de la automatización de tareas para, en definitiva, ser cada día un poco más productivo. Por ejemplo observo que en el último mes Kipy me dice que he dedicado más de 40 horas a escribir en WORD. En ocasiones mi trabajo es redactar ofertas o responder propuestas formales de clientes (RFP). ¿Podría haber automatizado u optimizado esta tarea? ¿Debería dedicar tiempo a crear una plantilla estándar que agilice las respuestas que doy después? Pues seguramente sí, y el tiempo, nunca mejor dicho, me dará la razón.

Conclusión

Mide el tiempo de tus actividades y toma decisiones. Persigue tus objetivos. Kiply puede ser la herramienta amiga que te acompañe en tu camino, en tus retos. Suerte.

Ahora le diría a la persona de recursos humanos. Mira dedico un 46% de mi tiempo a hacer presentaciones, un 33% a comunicación con los clientes, un 11% a redactar ofertas, un 5% a labores técnicas, y un 3% a redes sociales. Bueno, a lo mejor esto último, no se lo diría.

 

Pues acceder a la web de Kiply desde aquí.

 

Sebas Revuelta.

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About Sebas Revuelta

Ingeniero informático por la Universidad Autónoma de Madrid. Argentino de nacimiento, español de sentimiento. Amante del pensamiento lógico y matemático, fue ajedrecista en su juventud, ahora, consultor informático en compañias de seguridad y calidad del software. Apasionado del deporte y de los valores que se pueden transmitir a través de él (ver su blog lavidaescomoeldeporte.com). Corredor de maratones (lleva ya 6), aspira a bajar de 3 horas algún día y que sus hijos (lleva ya 3) vean que con esfuerzo las metas se consiguen. Espíritu de mejora continua que le lleva a explorar conceptos y herramientas de productividad personal para ser cada día un poquito más eficiente en sus tareas profesionales y personales. Le encanta leer blogs de expertos en productividad y seguir a autores cómo Tim Ferris, Graham Alcott, Leo Babauta o Stephen Covey.

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