Creando un ecosistema tecnológico productivo

Introducción

No cabe duda que las herramientas son una ayuda, un soporte, un instrumento que empuja nuestra productividad. Pero las herramientas sin una metodología detrás pueden llevarnos en la dirección equivocada. Por eso considero que el primer paso es seleccionar bien la metodología de trabajo y en segundo lugar las herramientas que nos acompañen en el camino.

Ecosistema tecnológico

En mi caso intento aplicar la metodología GTD (Getting Things Done) definida por David Allen. Para la fase de captura de información, primera fase propuesta por Allen, utilizo la herramienta Evernote. Cualquier idea, tarea, comentario que me llama la atención lo pongo en la carpeta “Inbox” de Evernote. Luego ya lo procesaré.

Muchas de las ideas o inputs provienen de mi correo electrónico: emails de mi jefe o de clientes, correos de mi mujer, mensajes relacionado con la guardería de los niños, de mis amigos, etc.., son inputs que capturo y que almaceno en la carpeta “Bandeja de entrada” de mi Evernote.

Tras la fase de captura y organización he fijado en mi calendario, en ocasiones con semanas de antelación: tareas específicas para ese día como llamadas o reuniones, gestiones sean del trabajo o personales, cumpleaños, etc…Estas tareas específicas se anotan en la Carpeta “Acciones Semana Actual” de mi Evernote.

Cuando llega la fase de “hacer“, es decir, la de concretar lo que hemos diseñado y planificado en las etapas anteriores me gusta medir el tiempo que tardo en llevarlas a cabo. Es muy interesante luego ver en que se va el tiempo, en que tipo de tareas, en que tipo de gestiones o clientes. Esto lo hago con la realmente online Toggl.

Lo comentado hasta ahora se podría resumir en:

ScreenHunter_1216 Jun. 19 17.10

Automatizando el sistema

Ahora bien, uno de mis preocupaciones habituales es ver en qué tareas puedo ahorrar tiempo, y me percaté que en este flujo de información entre herramientas tenía que ir manualmente copiando y pegando información, del email a Evernote, del calendario a Evernote y de Evernote a Toggl.

Charlando con mi amigo Jaime, me habló de “las recetas IFTTT“. Es una web que “enlaza” herramientas. Si haces tal acción en esta herramienta entonces se dispara tal acción en la otra herramienta.

Apliqué la receta gmail – evernote, esto es, si marco un email (de gmail) con una estrella entonces automáticamente se manda a mi bandeja de entrada de Evernote:

ScreenHunter_1224 Jun. 19 17.54.jpg

Con el consiguiente ahorro de tiempo. Además ahora revisar mi correo es muy sencillo, aquello que requiere ser capturado basta marcarlo con estrella y listo. Este sistema me permite mantener mi correo sin emails pendientes y revisarlo cada 4 horas.

Con el google calendar exactamente igual, apliqué la receta:

ScreenHunter_1211 Jun. 19 16.28

De tal modo que la carpeta “Acciones semana actual” se actualiza automáticamente con toda las tareas y eventos de esa semana.

Por último, la versión web de evernote me permite arrancar el “Start Timer” de Toggl para indicar que empiezo una nueva tarea y medir el tiempo que me lleva:

ScreenHunter_1226 Jun. 19 22.08

 

Al terminar la tarea le doy a “Stop Timer”. Toggl te permite poner etiquetas a las tareas lo cual es muy interesante para luego poder ver cuanto dedicas a una determinada “etiqueta”. En mi caso una etiqueta es si trabajo con clientes o partners o si trabajo para España o para países de Latinoamerica:

ScreenHunter_1225 Jun. 19 21.58

Así pues, conseguí pasar de un conjunto de herramientas a un ecosistema tecnológico productivo.

Conclusión

Más allá de las herramientas lo importante es seguir una metodología,  tener unos objetivos claros y poner foco en ellos. Ahora bien, las herramientas son un vehículo en el que apoyarse y cuanto mejor “se lleven entre ellas” más beneficiada saldrá tu productividad.

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About Sebas Revuelta

Ingeniero informático por la Universidad Autónoma de Madrid. Argentino de nacimiento, español de sentimiento. Amante del pensamiento lógico y matemático, fue ajedrecista en su juventud, ahora, consultor informático en compañias de seguridad y calidad del software. Apasionado del deporte y de los valores que se pueden transmitir a través de él (ver su blog lavidaescomoeldeporte.com). Corredor de maratones (lleva ya 6), aspira a bajar de 3 horas algún día y que sus hijos (lleva ya 3) vean que con esfuerzo las metas se consiguen. Espíritu de mejora continua que le lleva a explorar conceptos y herramientas de productividad personal para ser cada día un poquito más eficiente en sus tareas profesionales y personales. Le encanta leer blogs de expertos en productividad y seguir a autores cómo Tim Ferris, Graham Alcott, Leo Babauta o Stephen Covey.

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