Archive | septiembre 2016

Cómo mantener tu bandeja de entrada a cero

8.38 voy a coger el coche para ir al trabajo, antes de arrancar chequeo el email en el móvil.

9.15 Llego a la oficina, enciendo el portátil, chequeo el email.

9.37 Chequeo el email.

9.41 Chequeo el email.

9.45 Notificación de correo nuevo, lo leo.

10.03 Voy a por café, por el camino chequeo el email en mi móvil.

¿Realmente hace falta vivir tan pendiente de la bandeja de entrada? No. Desde luego que no.

Pero el inicio de este post bien podía ser un típico día de mi trabajo, es más, he llegado a tener dos pantallas, una con la tarea principal y otra con la bandeja de entrada abierta, controlando con la vista si “aterrizaba” algún email nuevo.

Ahora ya me estoy acostumbrando a qué se puede vivir sin estar tan pendiente del correo. Aunque suene paradójico me he dado cuenta que soy más productivo sino estoy tan atento a mis emails. Me he percatado que el correo no es mi lista de tareas, no es mi agenda. Es un input más que puede afectar o no a mi lista de tareas. Que los demás me manden un email no significa que enseguida deba atenderlo. Pero entonces, ¿Cómo gestionar correctamente el correo?

Aquí una serie de consejos que humildemente propongo.

1) No hace falta chequear continuamente el correo.

Basta revisarlo 3 o 4 veces al día. No más. Por ejemplo, a las 9.00, a las 12.00, a las 15.00 y a las 18.00.

No hay nada urgente que no pueda esperar unas horas, y si lo hubiera el email no sería el medio adecuado, se debería recurrir al teléfono.

De este modo podremos centrarnos en nuestras tareas importantes, aquellas que realmente generen un mayor impacto en nuestro negocio.

2) Desactivar notificaciones.

Normalmente aplicaciones cómo Outlook notifican la llegada de un correo nuevo. Esto es improductivo. Interrumpe nuestra tarea. La curiosidad nos termina carcomiendo y terminamos consultando el email recién llegado. Retomar la tarea actual, cuesta del orden de 5 a 15 minutos según varios estudios.

En la herramienta Outlook estas notificaciones se pueden desactivar. En correo del tipo gmail se puede configurar para que sólo descargue el correo si yo le doy a actualizar. También para gmail existen plugin útiles cómo el de “Pause” que congela tu bandeja de entrada, esto es interesante, por ejemplo si tienes abierto el correo y estas respondiendo un email, puedes activar la “pausa” para que no te interrumpa con la llegada de nuevos correos.

3) Desapuntarte de newsletters o de publicidad.

En su momento te apuntaste o te apuntaron. Estas news hacen “ruido” en tu bandeja de entrada. Hacen que se incrementen el número de correo no leídos y esto, según estudios, hace que se incremente nuestro nivel de stress, nuestra sensación de “no llego a todo”.

Ya hace tiempo me he desapuntado de todas aquellas suscripciones que no me interesaban y aquellas que sí, por ejemplo, blogs de productividad los llevo automáticamente a la carpeta “Productividad” mediante una regla en mi correo, de este modo no “aterrizan” en mi bandeja de entrada y no se incrementa el número de correos no leídos. Una vez a la semana dedico una hora a leer estos emails.

4) Utilizar la técnica “Barred”.

Ya tengo cientos, miles de emails sin leer me podríais decir algunos. Entre las 9.00 de la mañana y las 12.00 ya se me han acumulado un buen número de mensajes me podríais decir otros. ¿Cómo hago para volver a dejar mi bandeja de entrada a cero?

Utilizando la técnica “Barred”.  Básicamente es un barrido por nuestra bandeja de entrada dónde tengo que aplicar una serie de puntos cuyas iniciales se corresponden con la palabra “B.A.R.R.E.D”: Borrar, Archivar, Responder ahora, Responder después, Emplazar, Delegar.

Vamos al detalle.

  • Borrar. Borraremos todos aquellos correos que no nos aporten nada. No te cortes. O si te sientes más tranquilos llévalos a una carpeta “Borrar” y verás que en semanas no los has echado en falta. Vacíala con la periodicidad que estimes oportuno.
  • Archivar. Si contienen información valiosa o consultable en un futuro, archiva el correo. Existen herramientas como Evernote, OneNote, o el propio Outlook que te permiten almacenar la información y localizarla rápidamente.
  • Responder ahora. Sigue la ley de los 2 minutos. Si la respuesta te lleva menos de dos minutos, responde ahora, es el momento, no procastines.
  • Responder más tarde. Si el correo requiere una respuesta más elaborada o una acción por tu parte más concienzuda, planifícala si consideras que va de acorde a los objetivos de tu negocio. Ponle día y hora. Utiliza tu agenda o calendario. El Outlook tiene ya un calendario. Gmail tiene Google Calendar.
  • Emplazar. Si no requiere ninguna acción por tu parte a día de hoy pero crees será relevante para tu negocio en un futuro, posponla, llévala adelante. Para ello, ponte un recordatorio o para los que usan gmail existe un plugin muy interesante llamado “Boomerang” que te permite reenviarte un correo a la fecha que tu le digas, dicho de una manera “cool” te lo manda al futuro, dicho de una manera “informal”, le pegas una patada para adelante.
  • Delegar. Por último, existen correos que aunque la responsabilidad sea tuya, no implican una acción directa por tu parte sino que puede ser afrontado por un compañero o empleado. Deriva el correo a la(s) persona(s) correspondientes. Para este tipo de emails conviene, además de reenviarlos, ponerlos en una carpeta “En espera” y revisarla con frecuencia para comprobar que sigue la evolución esperada.

Conclusión

Mediante estas pautas aplicadas con cierta agilidad y frecuencia el número de correo no leídos se reduce considerablemente y se consigue llegar al tan “relajante” lema de bandeja de entrada a cero. Prueba y verás.

He comprobado que mi nivel de stress se ha reducido y que consigo estar al día de todo lo que me llega.

Hoy en día, en un mundo en el que la conexión de nuestros dispositivos es continua y recibimos información (en exceso en mi opinión) las 24 horas del día, mantener el email a cero es realmente un desafío. Un desafío para ti y tu productividad. Suerte.

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