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¿Es posible transformar un hábito malo en uno bueno?

Cada vez que termino de comer siento la necesidad de ingerir algo dulce. No es un hábito muy saludable dado que en poco tiempo podría engordar 5-6 kg sin darme cuenta. Me salva el tener el hábito adquirido de correr 3 días por semana.
Existen multitud de hábitos malos que vamos adquiriendo y que luego resulta difícil “soltar”. Yo no fumo ni bebo, pero reconozco tener muchos hábitos poco recomendables: consulto el móvil cada 10 minutos, como si mi vida fuera en ello, siento la necesidad de estar conectado al mundo continuamente (especialmente al deportivo, he de admitir), dejo los platos sin fregar a la noche (es mucho más agradable levantarse y que todo esté limpio y recogido…pero en fin), me muerdo las uñas (cuando me pongo nervioso), etc…podría seguir, pero tampoco es cuestión de desmoralizarme a mi mismo.
¿Es posible transformar un hábito malo en uno bueno?
Recientemente pude terminar el libro de Charles Duhigg titulado “El poder de los hábitos”. Duhigg indica que hay 3 puntos clave en un hábito (sea bueno o malo):
* Señal: Es lo que dispara el hábito, lo que hace que se desencadene la realización de una acción.
* Rutina. Realizar el hábito en sí.
* Recompensa: Lo bien que nos sentimos tras realizar la rutina.
Ejemplo de hábito bueno podría ser:
Suena la alarma a las 6.30, me levanto, y salgo a correr.
La alarma es la señal (también ayuda el tener la ropa de correr preparada). La rutina es correr y la recompensa es lo bien que me siento después.
Ejemplo de hábito malo podría ser:
Termino de comer y siento el deseo de tomar algo dulce. Esa es la señal, el momento en el que mi cuerpo me pide algo dulce, normalmente chocolate.
La rutina es ir a la despensa a por él, la recompensa es que siento el placer de comer un buen dulce.
Duhigg señala que lo más importante es saber identificar las señales que disparan un hábito. Hecho esto, lo más importante está hecho, pues, ya somos conscientes de que se va a disparar una rutina. Normalmente los hábitos son acciones que realizo casi de manera inconsciente, para bien o para mal. Ahora bien, una vez que soy consciente el objetivo es reemplazar los malos hábitos por los buenos. Al principio costará, y algunos días no lo conseguiremos, pero poco a poco nos iremos acostumbrando a la nueva rutina.
Por ejemplo, ahora, cuando siento el deseo de comer algo dulce tras el almuerzo, me doy cuenta, soy consciente, y voy a lavarme los dientes. La sensación de frescor que deja el Blog-Post-072718-Modern-Modular-Changing-the-Old-Habits-of-Construction-Big-Pic-862x571hace que desaparezca mi ansia por el chocolate.
 
Camino progresivo
Como todo en la vida creo firmemente que el mejor camino es el ir poco a poco, partido a partido como diría el Cholo Simeone, pues, si uno intenta adquirir o cambiar 20 hábitos de golpe lo normal es que fracase. Cuando he intentado adquirir varios hábitos a la vez (meditar por la mañana, hacer pilates, llevar un diario, llamar a un amigo todos los días…) no me ha ido bien, he durado pocos días, es mejor transformar o iniciar un hábito a la vez, poner todo el foco y la energía en esa nueva y buena rutina, una vez consolidado, pasar al siguiente.
“Somos lo que hacemos repetidamente. La excelencia, entonces, no es un acto; es un hábito” decía Aristóteles, ¿y tú tienes hábitos malos? ¿Los cambiamos?
¡Suerte!
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8 claves para poner foco

Septiembre-Octubre es el inicio del nuevo curso lectivo. Nuevos retos, nuevas actividades, nuevas tareas que afrontar con ilusión y ganas. Para que el resultado sea satisfactorio propongo una serie de puntos que nos permitan tener foco en todo momento en la tarea que tenemos entre manos. Estos puntos los he plasmado en el siguiente mapa que espero te pueda servir de referencia.

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Muchos puntos podrían requerir de un artículo individualizado, pero los  principales para mantener el foco son:

1.Planificación

Para una correcta planificación es importante utilizar técnicas cómo Blocking Time o método Kanban ya comentados en artículos anteriores.

Revelador me parece el punto de empezar el día con la tarea más importante (no con la que más nos gusta).

No llenar la agenda al 100% (para dar cabida a los imprevistos) y fijarse objetivos realistas harán que vivamos con más paz y armonía el día.

2. Distracciones

Vivimos en la era de la distracción, distracción especialmente tecnológica, pero si conseguimos mantener a raya móvil, email, notificaciones, etc…nuestro trabajo será de gran calidad, pues, no perderemos el foco continuamente.

3. Energía

Yo estudio mejor por las noches, otros dirán yo por la mañana temprano. Es muy interesante conocer los biorritmos de cada uno para poder planificar el día.

4. Meditación

Estar en el presente, es algo que nos hace tener el foco en el ahora. ¿Qué hay más importante qué esto?  En artículos anteriores comentamos que la meditación es una herramienta muy útil que nos ayuda a tener más consciencia del momento presente.

5. Despejar

Tener limpios, despejados tanto el escritorio del ordenador (de iconos y archivos) cómo el de la mesa de trabajo (de papeles u otros dispositivos) nos harán trabajar mejor, con mayor higiene mental.

6. Concentración

Uno de mis técnicas favoritas es la técnica Pomodoro, 25 minutos de concentración y luego 5 minutos de descanso. El resultado es asombroso. La estoy empezando incluso a aplicar con mis hijos y los deberes.

7.Deporte

“Mens sana in corpore sano”, pero no sólo me refiero a deporte: comer y dormir bien son fundamentales para que podamos mantener la concentración más tiempo en la tarea.

8.Compañeros

He querido dejar para el último punto, no el menos importante, sino tal vez el que más deberíamos cuidar. Muchas de las técnicas de productividad son fruto de una disciplina individual pero vivimos con más personas a nuestro alrededor, compañeros, familias, amigos, y no seríamos nada sin ellos. Este punto podría resumirse en una filosofía africana que me encanta: “Ubuntu” que se podría resumir en velar por el bien de la comunidad.

¡Suerte!

Sebas Revuelta

 

 

2 técnicas que mejorarán tu productividad

Con el objetivo de ser cada día un poco más eficiente y productivo quiero comentar dos técnicas que me ayudan en mi vida profesional y personal: Blocking Time y Método Kanban. Espero que te sean útiles también.

Blocking Time

Muchas veces nos perdemos en las urgencias del día a día, vamos a salto de mata de una tarea a otra, vamos como diría, el conferenciante Victor Kupers, como pollos sin cabeza. Necesitamos parar, respirar y ver cuales eran y son nuestras metas, nuestros objetivos y en función de ellos planificar nuestra semana. Parece obvio pero luego, en la realidad, nos cuesta hacerlo.

Blocking Time es una técnica que propone bloquear la agenda con momentos para aquellas tareas que sabemos van acordes a nuestros objetivos, de otro modo, no las haremos, procastinaremos y una semana más, tendremos la sensación de haber hecho muchas cosas pero ninguna en sintonía con nuestras metas.

Una vez definidos los bloques de la semana que dedicaremos a nuestros objetivos, podremos reservar huecos para tareas rutinarias pero que llevan tiempo como emails, llamadas, reuniones, etc…así como también para aquellas tareas que nos ayuden a desconectar y descansar: momentos en familia, de ocio, de deporte, de hecho, Gary Keller, escritor y empresario de éxito, propone empezar la planificación estableciendo en el calendario estos momentos, pues, de otro modo saltarán y no podremos llevar una vida equilibrada.

Por último, importante dejar también huecos libres, pues imprevistos, casi seguro, no faltarán.

Método Kanban

El método Kanban fue inventado por la empresa automovilística japonesa Toyota. También es conocido como sistema de tarjetas, dado que, en esencia consiste en anotar en tarjetas las tareas que tenemos que hacer y que abordaremos durante la semana.

Con el método anterior, blocking time, podemos ver todas las tareas de la semana de una manera más global (tareas más de punto gordo) y con el método Kanban podemos poner tareas más concretas, es decir, desglosar los puntos gordos.

Dichas tarjetas se colocan en diferentes columnas en función de su estado: “Por hacer”, “En progreso” y “Terminada”. Ejemplo de Tablero Kanban:

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Cada tarjeta (tarea) se mueve a “En Progreso” una vez que empezamos a trabajar en ella y a “Terminada” cuando se concluye. Parece obvio pero entonces ¿Por qué este método es tan eficaz y usado por miles y miles de personas?

Pues porqué tiene numerosos beneficios. Enumero los 3 más evidentes:

Permite el trabajo en equipo, bien con post it en la pared de la cocina o bien con aplicaciones informáticas, es sencillo coordinar las tareas con tu equipo, familia, amigos, etc…

Permite la estimación del trabajo. A cada tarea le podemos poner unos puntos en función del esfuerzo que nos va a llevar. De este modo es fácil, saber si nos estamos pasando, por ejemplo, en mi caso realizo unos 50 puntos de media a la semana. Si una semana planifico 70, seguramente me queden tareas por hacer.

Permite la inclusión de tareas futuras, cada vez que nos llega una nueva tarea, podemos crear una nueva tarjeta con el título de la tarea y podremos guardarla en “Backlog” (una nueva columna dónde meteremos tareas que alguna semana pasarán a la columna “Por hacer”).

En casa los utilizamos para las quehaceres familiares y domésticos. Y, aunque podríamos hacerlo mejor, nos ayuda a ir cumpliendo objetivos.

¡Suerte!

Sebas Revuelta

 

 

 

 

 

5 formas de empezar el día (y el año) de una manera productiva

Al empezar el año nos marcamos objetivos con la ilusión de cumplirlos. En la consecución de nuestros logros son fundamentales los hábitos y rutinas que nos impulsen de manera productiva y positiva hacia la meta.

Hoy quiero sugerir algunas rutinas para empezar el día de manera más productiva y que en mi experiencia he constatado que son realmente de ayuda. Aunque siendo honestos he de decir que no consigo cumplir con todos los puntos. Estoy en camino.

1. No mirar el móvil nada más levantarse

En el mundo hiperconectado en el que vivimos, estamos recibiendo de manera continua información, notificaciones, mensajes, emails, llamadas, es un bombardeo digital en toda regla.

Por esto es casi instintivo levantarse y mirar el móvil, pues, han pasado unas horas y ¡cuanta información por leer! Mi experiencia me dice que empezar el día leyendo todos los mensajes condiciona nuestro día, ya nos ponemos en estado de ocupación mental y ¡el día no ha hecho más que empezar!

2. Ejercicio

Con hacer ejercicio no me refiero a salir y correr 10 kilómetros todos los días (que sí se puede, genial), me refiero a hacer unos pequeños estiramientos o ejercicios de fortalecimiento. Unos 5-10 minutos podrían ser suficientes.

El ejercicio nos activa muscularmente y nos hace empezar el día con más vitalidad.

3. Meditación

En artículos anteriores comentamos que la meditación es el primer paso que recomiendan los expertos para vivir más centrado en el presente.

Con dos minutos es suficiente, doy fe de ello, quien pueda hacer más tiempo, adelante. Los beneficios son claros: mayor paz y calma para afrontar el día y mayor foco en el momento presente.

4. Desayunar bien

“Desayunar como un rey, comer como un príncipe y cenar como un mendigo”. Es un dicho sobre cómo deben ser nuestras comidas a lo largo del día y con el que estoy de acuerdo.

Empezar el día desayunando bien es una manera fundamental para empezar con energía. Por desayunar bien me refiero a tomar un desayuno equilibrado en el que podamos incluir algo de carbohidratos (avena, quinoa, tostadas…), algo de fruta y algo de proteínas (huevo, pollo, pavo…)

Tengo amigos a los que no les “entra” nada de comida al levantarse, en estos casos yo diría que no hace falta forzar, pero es sí a media mañana o cuando entre el hambre recomiendo algo sano que nos de energía para ser productivos como frutos secos (nueces, almendras, cacahuetes…) o fruta (tal vez más práctico frutas que sean fáciles de pelar sin mancharse, pues estaremos seguramente, en el trabajo: plátanos, manzanas, higos secos…)

5. Planificar el día y empezar con lo más importante

Hacer un planning del día ayuda a no ir improvisando. Este planning debe ser los más realista posible (y lo menos optimista posible, pues, la experiencia me dice que se cumple la mitad de lo programado de manera optimista).

Una vez planificado el día, mi humilde recomendación es empezar con la tarea más importante, no la que más nos gusta o la que más rápido nos podemos quitar, sino aquella que realmente aporte más valor para nosotros y para los que nos rodean. Tener el punto importante del día ya cumplido a medio día, nos hace afrontar el resto de la jornada con más calma.

Espero estos puntos puedan serte útiles. ¡Te deseo un feliz y producto 2019!

Sebas Revuelta

¿Pasamos demasiado tiempo en el móvil?

El otro día me sorprendió leer (desde mi móvil) que pasamos más de 2 horas al día mirando el móvil. Me dije a mi mismo no puede ser, la vida no transcurre en las pantallas, transcurre fuera de ellas, con los amigos, con la familia, con la naturaleza.

También me pareció interesante un vídeo (también visto desde mi móvil) sobre ¿Cómo usamos el móvil delante de nuestros hijos?

En este estudio personal sobre el uso del móvil leí un artículo de un ingeniero español (con el que me vi identificado) que comentaba que varias noches se sorprendía no hablando con su mujer, sino que cada uno se concentraba en sus respectivos celulares y, cansado de esta situación, fue por lo que decidió desarrollar una aplicación para controlar cuanto tiempo al día pasaba delante del móvil.
Investigando descubrí una más sencilla llamada Checky que te dice cuantas veces
al día consultamos nuestro dispositivo, la media, es de ¡150 veces al día!
Existen alternativas interesantes, se pueden ver algunas en este artículo.

Desde hace un tiempo he decidido predicar con el ejemplo y para no mirar tanto el móvil, he tomado algunas decisiones cómo:

  • Instalar la aplicación Checky para controlar el número de veces que miro el móvil (no quiero superar las 50).
  • Silenciar y desactivar notificaciones de ¡todos los grupos de Whatsapp! (Si algo urgente, un grupo no es el medio más idóneo).
  • Dejar el móvil en la entrada de casa con el volumen a tope, eso sí, por si me llaman o mandan un mensaje privado.
  • Recuperar la técnica pomodoro, por ejemplo, con webs cómo tomato-timer.com

Desde entonces he constatado que mi productividad es mejor y el tiempo que paso en casa es de más calidad. Tiempo de calidad 😉

Sebas Revuelta

Productividad con mente abierta

Se dice que una persona productiva es aquella que consigue cumplir sus objetivos de manera eficiente y con una utilización óptima de su tiempo. Para conseguirlo los hábitos productivos son un buen camino para ello.
Ejemplos conocemos ya varios:
El hábito de empezar nuestra jornada con la tarea más difícil o que menos nos gusta del día (“Cómete el sapo primero”)
El hábito de no mirar continuamente el correo electrónico.
El hábito de no estar revisando continuamente las redes sociales.
El hábito de poner el foco 100% en lo que estamos haciendo.
El hábito de revisar continuamente nuestras metas y objetivos para ver que no nos desviamos o caemos en hacer tareas que no aportan.
Hay numerosos hábitos que podemos ir adquiriendo para cada día acercarnos más a nuestras metas.

Pero claro, aquí surge un tema muy interesante. ¿Qué ocurre con los imprevistos? ¿Cómo manejarlos? Es conocida la frase:

“Los cambios son la única constante de la vida”

Por tanto, parece que adaptarse a un entorno cambiante se antoja fundamental para no morir en el intento.
Mi propia experiencia me dice que el intentar llevar una filosofía de vida basada en la productividad personal nos hace “seres” eficientes pero se corre el riesgo de convertirnos en “seres” menos sociales, más rígidos, con menos flexibilidad para los imprevistos o simplemente para escuchar las necesidades de los demás.

¿Y cómo se puede hacer para poder tener esa flexibilidad, esa apertura de mente que nos haga ver más allá de nuestros objetivos?
He constatado que realizar meditación por la mañana, nos permite vivir en un estado de calma, de menos stress que nos hace tener una apertura de mente (open mind) hacia las situaciones imprevistas que nos puedan ir surgiendo a lo largo del día.
No llenar nuestra agenda al 100% también veo que es un buen ejercicio. Muchas veces nos frustramos porque no hemos conseguido llevar a cabo todas las tareas que habíamos establecido para la jornada y eso nos hace vivir con más stress y enfado interior. Mi recomendación aquí es dejar huecos en la agenda, de esta manera podremos acoger, abrazar el imprevisto que siempre llega.
Tener empatía con los demás nos hace estar más abiertos a las necesidades de los demás. Sthepen Covey, autor del libro 7 hábitos de la gente altamente eficiente, nos dice:

“Cuando muestras profunda empatía hacia otros, tu energía defensiva baja y es reemplazada por energía positiva. Así es como puedes conseguir mayor creatividad resolviendo problemas.”

¿Qué beneficios nos trae la flexibilidad? Aquí enumero algunos:

  • Nos hacer vivir con más calma y paz.
  • Nos hace estar más receptivos a las necesidades de los demás.
  • Mejora nuestra creatividad.
  • Nos hace más felices.

Conclusión
Tener hábitos productivos es el mejor camino para conseguir nuestras metas, pero tener una mente abierta capaz de afrontar de manera flexible los cambios nos hará vivir más tranquilos, más atentos a los demás, más felices.
¡Suerte!

Sebas Revuelta

Silencio, meditación y productividad

Recientemente he tenido la oportunidad de realizar un curso sobre Mindfulness.

Mindfulness, cómo hemos comentado en otras ocasiones, se puede traducir como atención plena y de manera consciente en el momento presente sin emitir juicio alguno. Me gustó ver cómo los primeros temas de este curso abordaban la meditación como un elemento base fundamental para poder “vivir bien” el mindfulness.

Pero, ¿Qué es la meditación?

La meditación básicamente es buscar un momento en el día en el que poder silenciar la mente del “ruido” para introducirse en el rico mundo interior que todos tenemos.

Y, esto, cómo se hace, se podrán preguntar. Los pasos que recomiendan son:

  • Buscar una postura cómoda (normalmente sentado con la espalda erguida)
  • Cerrar los ojos
  • Empezar sintiendo nuestra respiración.
  • Dejar marchar todos los pensamientos e ideas que nos vengan para poco a poco entrar en un estado de contemplación y consciencia.

Me detengo en este último punto. La mente normalmente es un hervidero de pensamientos, ideas, algunas más intensos que otros, algunos nos llevan, incluso, a sentir emociones (tristeza, alegría, preocupación…).

Lo que se propone en la meditación es dejar marchar estos pensamientos de manera amable, “abrazar” el pensamiento cuando llega y dejarlo marchar. Al igual que una nube en el cielo, viene, llega a dónde estamos y luego sigue su rumbo.

Al principio notaremos que tendremos que abrazar muchos pensamientos, pues, es muy difícil, dejar la mente en un estado de no pensamiento durante varios minutos, pero con la práctica se consigue.

Al autor le gusta decir que la meditación trata de sumergir la mente en un mar de calma, serenidad, paz y dejar a un lado el ruido continuo al que está sometida.

  • Cómo último paso, y tras unos minutos, en este estado de contemplación, se sugiere poder leer algún texto, que vaya acorde a nuestros valores.

Esto me pareció muy interesante, pues, me percaté que algunos textos que, en otras ocasiones, ya no me emocionaban, ahora me parecían nuevos, o al menos, descubría en ellos aspectos novedosos.

¿Qué se obtiene con la meditación?

Pablo D’Ors, en su libro “Biografía del silencio”, comenta que algunos de los frutos de la meditación son: paz, calma, serenidad, humildad, mayor consciencia, mayor atención a las necesidades de los demás, amor a la naturaleza, y podría seguir con una amplia lista.

A este respecto me pareció muy interesante un texto de Chiara Lubich que decía:

“…la prisa, la agitación no tienen nada que ver con la generosidad, es más son la muerte de la paz interior, de la caridad y (el gozo) de la justicia…”

Por tanto, parece evidente, que meditar nos prepara para vivir con una actitud de paz interior que se refleja en los actos que voy haciendo. Chiara Lubich prosigue en ese texto:

“…Construida la paz dentro de mi, tengo que llevar la paz a los demás”.

¿Ayuda a la productividad?

Pero ¿El silencio, la meditación ayudan a la productividad, a la eficiencia personal? Desde luego.

Por un lado, si la meditación nos hace estar más consciente, más centrado en el momento presente, haré mejor mis tareas, sean del ámbito que sean.

De hecho, al vivir bien el mindfulness, soy más consciente de qué cuando como, como, cuando camino, camino, cuando trabajo, trabajo. Creo que en cierto modo, se disfruta más de la vida, se saborea más.

Por tanto, si soy más conscientes de las tareas que hago y las hago con mayor atención, las haré de manera más eficiente, seré más productivo.

Y esto lo podemos llevar perfectamente al ámbito de las relaciones personales. En el curso comentaban, cuando hables con una persona, imagínate que tienes un foco que ilumina a la otra persona, es como un truco para estar al 100% en la conversación. Y si nos viene una idea o pensamiento mientras hablamos, lo abrazamos y lo dejamos marchar…para seguir en la conversación.

Esto trae que nuestra capacidad de escucha mejore, nuestro interlocutor se sienta acogido, sin juicios y, por tanto, la colaboración que tengamos con él mejorará, seremos mejores compañeros, más eficientes.

Sebastián Revuelta

Educar en la productividad

A veces asociamos la productividad al mundo empresarial, a los grandes ejecutivos.

Pero ya hemos visto que la productividad puede ayudar en cualquier ámbito; al fin y al cabo, todos tenemos objetivos y metas fuera del ámbito laboral. A mí, por ejemplo, la técnica Pomodoro, ya explicada en este blog, me ayuda a realizar las tareas domésticas sin perder el foco; o el valor del momento presente, también tratado en este blog, me ayuda con mis hijos a escucharles más y mejor (¡excepto cuando me hablan los tres a la vez!).

Pero ¿se puede empezar a transmitir «valores productivos» a los niños y a los jóvenes? ¿Se puede educar en la productividad?

Yo creo que sí. Por supuesto, el ejemplo ayuda. Para ello, puede ser bueno compartir con la familia objetivos personales que uno pueda tener: perder peso, aprobar un examen, participar en una carrera popular, etc… Y luego no hace falta hablar mucho, basta aplicarse; y los niños, que son como esponjas, absorberán que con esfuerzo las metas se pueden conseguir (consejo: mejor compartir objetivos realistas).

Pero hay un aspecto que me parece revelador: aprender a mejorar la atención.

La atención tiene un valor incalculable. Según Pablo D’Ors, «la atención que prestamos a algo es el termómetro más exacto de nuestro amor».

Recuerdo a Víctor, un compañero de la universidad. Víctor tomaba pocos apuntes en clase, los justos y necesarios, pero era encomiable la atención con que escuchaba cada palabra del profesor. Se nutría de cada nuevo concepto y al terminar la clase comentaba sus dudas con el profesor. Para Víctor estudiar era simplemente repasar sus notas. Fue de los mejores de su promoción. ¿La clave de su éxito? Sencillo: estar atento en clase. Con esto diría que el 80% está hecho.

Yo no era tan así; me distraía más, y reconozco que Víctor me daba envidia. Pero con esfuerzo y técnicas la atención también se puede mejorar. De hecho, por este motivo herramientas como el mindfulness o la meditación se están poniendo tan de moda.

Por último, y especialmente pensando en niños, quiero hablar sobre las nuevas tecnologías y la productividad.

Muchos padres podríamos pensar que si nuestro hijo de 2 años ya es capaz de manejar una tableta, podrá llegar lejos. Pensamos que los niños, cuanto más temprano y más tecnología tengan en sus manos, mejor preparados estarán para su futuro.

Sin embargo, no es así. Ya hay estudios, muchos de ellos comentados por la investigadora canadiense Catherine L’Ecuyer en su libro Educar en la realidad, en los que indica que el uso de pantallas en niños no tiene un efecto en su rendimiento; es más, suele ser peor que el de los niños que no tienen contacto con las nuevas tecnologías.

Significativo me pareció el experimento en el que dividían en 3 grupos a niños de 4 años: uno vieron Bob Esponja (dibujos animados con un ritmo frenético), otros Caillou (dibujos más tranquilos) y otros estuvieron pintando. Los que vieron Bob Esponja sacaron 12 puntos menos que los otros dos grupos. Además, los que estuvieron pintando demostraron un mayor autocontrol para esperar a la merienda.

El bombardeo de pantallas a las que están sometidos los niños no solo no les hace más inteligentes, sino que los estudios empiezan a demostrar que estos niños tienen más problemas de aprendizaje, pues dificultan su atención y autocontrol.

 

El buen humor mejora la productividad

Si hay un vecino que está siempre de buen humor, te hace alguna gracia o comentario positivo cuando te ve, pues, te da gusto encontrarle en el rellano y subir o bajar en el ascensor con él, si por el contrario, es una persona más seria o que suele estar de mal humor, con la bombilla fundida como diría el conferenciante Victor Kuppers, pues, a lo mejor, inconscientemente, hago un poco de tiempo para no coincidir con él en el pasillo o en el ascensor.

Yo creo que en el trabajo sucede igual, si el ambiente es positivo, alegre y hay buen “rollo”, las ganas de trabajar en equipo, de ayudarse, de cumplir las metas, aumentan considerablemente.

Estudios

Y esto, aunque nos lo dice el sentido común, hay estudios que lo avalan. La Universidad de Queensland en Australia realizó un estudio sobre el humor y la productividad. La conclusión a la que llegaron es que los trabajadores están más motivados y rinden mejor si hay buen humor en el ambiente y sus jefes lo fomentan. Charmine Hartel, profesor de dicha Universidad, insta a los jefes a crear una cultura de humor y constatar los beneficios que éste produce.

Beneficios

Hartel indica, “…cuando el humor es utilizado de manera constructiva crea una atmósfera emocionalmente positiva en el trabajo”. “Los empleados se sienten más cómodos los unos con los otros, y expermientan un sentimiento de inclusión”.

Además, comenta Hartel, el humor es una característica que estimula la creatividad y la innovación y esto tiene efectos inmediatos en la productividad de la compañía.

Físicamente el buen humor produce un incremento en el riego sanguíneo del cerebro,  elimina la tensión corporal lo cual produce que se contrarresten los efectos negativos del stress y ayuda a prevenir el sentimiento de “estoy quemado”. Todo esto contribuye a que nuestra disposición mental sea la adecuada para sacar las tareas adelante.

No caer en la broma continua o falta de respeto

Rod Moynihan, director comercial de la compañia Zendesk, comenta que en su oficina hay un ambiente jovial, distendido que ayuda a disfrutar del trabajo y, por tanto, a rendir mejor. Ahora bien, indica que en su equipo saben bien cuales son las fronteras, las líneas rojas que no se pueden pasar. El respeto y la amabilidad entre los compañeros está por encima de todo. Y también hay momentos en los que la seriedad, especialemente cuando se habla de dinero, debe primar.

Conclusión

Hay compañías punteras como Google, Amazon, Microsoft… que empiezan a utilizar técnicas interesantes para mejorar el ambiente en la oficina y, por tanto, la productividad de sus empleados. Por ejemplo en Google para ir a comer se puede ir por un tobogan de dimensiones y formas considerables, en otras están empezando a poner salas especiales para echarse la siesta o futbolines para pasar un rato agradable, sin embargo, una de las mejores armas para mejorar la átmosfera laboral y rendir mejor está dentro de nosotros mismos: el sentido del humor, eso sí, con sentido común claro.

Sebastián Revuelta

 

Cómo conseguir los objetivos del curso

Cómo como conseguir los objetivos del curso
Septiembre! Atrás quedan los meses de verano en los que con un poco de suerte hemos podido descansar y recargar las pilas para el nuevo curso.
Cuando empieza el curso me viene a la mente el cuaderno en blanco, impoluto, inmaculado que llevaba a clase el día inicial. La primera hoja la trataba como si fuera de porcelana y las primeras letras eran escritas con el esmero y concentración de un monje copiando un manuscrito. No había ningún tachón. Ningún error. Tres semanas después el cuaderno ya era el de toda la vida con manchones y faltas por doquier.
Y creo que así empezamos nuestro curso, con ilusión, con entusiasmo proponiéndonos nuevas metas y objetivos. Y eso esta bien, es sano y lícito, pero ¿Cómo hacer para no caer en la rutina y en el desánimo tres semanas después?
 
Algunos consejos desde mi humilde opinión.
En primer lugar los objetivos que nos marquemos deberían ser realistas en tiempo y forma.
Si para aprobar una oposición necesito sacar 20 horas a la semana y entre el trabajo, la familia y demás quehaceres sólo me quedan libres 5 horas a la semana, pues, mejor dejarlo, acaba frustrándose uno cuando empieza algo y no puede acabarlo.
Y también en forma, es decir, aunque tenga todo el tiempo del mundo no puedo proponerme ahora a mis años ser campeón olímpico, tal vez haya que empezar por algo más factible a nuestra realidad.
En este sentido también me gustaría recalcar la importancia de una vida equilibrada, si la consecución de mis objetivos implica dejar de la lado las relaciones con los amigos, el deporte o momentos de ocio, el dedicar tiempo a las tareas de casa, etc…pues a lo mejor estaríamos perdiendo mucho más de lo que podamos llegar a conseguir.
Ahora bien, una vez que hemos definido uno (o varios objetivos) es importante definir un itinerario que nos lleve a su consecución. El itinerario durará los meses que establezcamos nosotros, por ejemplo, 3 meses (un trimestre) o 9 meses (todo el curso).
El principio y el fin del itinerario son la situación de la que partimos y a dónde queremos llegar.
El itinerario se divide en etapas. Las etapas suelen ser de un mes de duración y tienen también definido un inicio y un final.
Vamos a poner un ejemplo, imaginemos que mi objetivo es sacarme el título de inglés llamado “First Certificate”. El itinerario será de 9 meses (porque el examen es en Junio). Para ello he determinado apuntarme a una academia. He estimado, y he visto que es realista y equilibrado, dedicar unas 10 horas semanales, 4 de clase y 6 por mi cuenta.
Las etapas serán 9 y durará un mes cada una. La primera por ejemplo tendrá como “mini objetivo” centrarme en la comprensión lectora así que además de las clases tendré que leer un libro por mi cuenta.
Así pues, el primer mes el objetivo es muy claro. Ir a clase y leer el libro.
Las etapas las vamos a dividir nuevamente en metas volantes de una semana. Cada semana (normalmente el domingo) definiré cuando y dónde voy a “gastar” las 10 horas de esa semana al inglés. Además de las 4 horas de clase que tendrán hora, día y lugar, tendré que programar y, por tanto, poner en la agenda las otras 6 horas. Si no se hace así no conseguiremos cumplir nuestras metas. Parece obvio, pero si no se programa e incluso visualiza en nuestra mente el momento de estudio, no lo conseguiremos.
El mismo día que definimos el cuando y el dónde dedicaremos las horas de la semana que viene es el momento de revisar la semana anterior y preguntarnos si hemos cumplido con el plan y si nos hemos desviado preguntarnos el porqué y poner soluciones.
Las revisiones mensuales (las de cada etapa) tendrán que responder a la pregunta clara y concisa de si he conseguido el mini objetivo de esa etapa.
Al final es sentido común y aplicar el dicho de “divide y vencerás” pero la experiencia me ha hecho darme cuenta que muchas veces se nos olvida esta lógica.
Como conclusión, tener objetivos y cumplirlos no es ciencia ficción, es posible, basta trazar el itinerario y cumplirlo, paso a paso, momento a momento.
¡Buen inicio de curso!

Cómo mantener tu bandeja de entrada a cero

8.38 voy a coger el coche para ir al trabajo, antes de arrancar chequeo el email en el móvil.

9.15 Llego a la oficina, enciendo el portátil, chequeo el email.

9.37 Chequeo el email.

9.41 Chequeo el email.

9.45 Notificación de correo nuevo, lo leo.

10.03 Voy a por café, por el camino chequeo el email en mi móvil.

¿Realmente hace falta vivir tan pendiente de la bandeja de entrada? No. Desde luego que no.

Pero el inicio de este post bien podía ser un típico día de mi trabajo, es más, he llegado a tener dos pantallas, una con la tarea principal y otra con la bandeja de entrada abierta, controlando con la vista si “aterrizaba” algún email nuevo.

Ahora ya me estoy acostumbrando a qué se puede vivir sin estar tan pendiente del correo. Aunque suene paradójico me he dado cuenta que soy más productivo sino estoy tan atento a mis emails. Me he percatado que el correo no es mi lista de tareas, no es mi agenda. Es un input más que puede afectar o no a mi lista de tareas. Que los demás me manden un email no significa que enseguida deba atenderlo. Pero entonces, ¿Cómo gestionar correctamente el correo?

Aquí una serie de consejos que humildemente propongo.

1) No hace falta chequear continuamente el correo.

Basta revisarlo 3 o 4 veces al día. No más. Por ejemplo, a las 9.00, a las 12.00, a las 15.00 y a las 18.00.

No hay nada urgente que no pueda esperar unas horas, y si lo hubiera el email no sería el medio adecuado, se debería recurrir al teléfono.

De este modo podremos centrarnos en nuestras tareas importantes, aquellas que realmente generen un mayor impacto en nuestro negocio.

2) Desactivar notificaciones.

Normalmente aplicaciones cómo Outlook notifican la llegada de un correo nuevo. Esto es improductivo. Interrumpe nuestra tarea. La curiosidad nos termina carcomiendo y terminamos consultando el email recién llegado. Retomar la tarea actual, cuesta del orden de 5 a 15 minutos según varios estudios.

En la herramienta Outlook estas notificaciones se pueden desactivar. En correo del tipo gmail se puede configurar para que sólo descargue el correo si yo le doy a actualizar. También para gmail existen plugin útiles cómo el de “Pause” que congela tu bandeja de entrada, esto es interesante, por ejemplo si tienes abierto el correo y estas respondiendo un email, puedes activar la “pausa” para que no te interrumpa con la llegada de nuevos correos.

3) Desapuntarte de newsletters o de publicidad.

En su momento te apuntaste o te apuntaron. Estas news hacen “ruido” en tu bandeja de entrada. Hacen que se incrementen el número de correo no leídos y esto, según estudios, hace que se incremente nuestro nivel de stress, nuestra sensación de “no llego a todo”.

Ya hace tiempo me he desapuntado de todas aquellas suscripciones que no me interesaban y aquellas que sí, por ejemplo, blogs de productividad los llevo automáticamente a la carpeta “Productividad” mediante una regla en mi correo, de este modo no “aterrizan” en mi bandeja de entrada y no se incrementa el número de correos no leídos. Una vez a la semana dedico una hora a leer estos emails.

4) Utilizar la técnica “Barred”.

Ya tengo cientos, miles de emails sin leer me podríais decir algunos. Entre las 9.00 de la mañana y las 12.00 ya se me han acumulado un buen número de mensajes me podríais decir otros. ¿Cómo hago para volver a dejar mi bandeja de entrada a cero?

Utilizando la técnica “Barred”.  Básicamente es un barrido por nuestra bandeja de entrada dónde tengo que aplicar una serie de puntos cuyas iniciales se corresponden con la palabra “B.A.R.R.E.D”: Borrar, Archivar, Responder ahora, Responder después, Emplazar, Delegar.

Vamos al detalle.

  • Borrar. Borraremos todos aquellos correos que no nos aporten nada. No te cortes. O si te sientes más tranquilos llévalos a una carpeta “Borrar” y verás que en semanas no los has echado en falta. Vacíala con la periodicidad que estimes oportuno.
  • Archivar. Si contienen información valiosa o consultable en un futuro, archiva el correo. Existen herramientas como Evernote, OneNote, o el propio Outlook que te permiten almacenar la información y localizarla rápidamente.
  • Responder ahora. Sigue la ley de los 2 minutos. Si la respuesta te lleva menos de dos minutos, responde ahora, es el momento, no procastines.
  • Responder más tarde. Si el correo requiere una respuesta más elaborada o una acción por tu parte más concienzuda, planifícala si consideras que va de acorde a los objetivos de tu negocio. Ponle día y hora. Utiliza tu agenda o calendario. El Outlook tiene ya un calendario. Gmail tiene Google Calendar.
  • Emplazar. Si no requiere ninguna acción por tu parte a día de hoy pero crees será relevante para tu negocio en un futuro, posponla, llévala adelante. Para ello, ponte un recordatorio o para los que usan gmail existe un plugin muy interesante llamado “Boomerang” que te permite reenviarte un correo a la fecha que tu le digas, dicho de una manera “cool” te lo manda al futuro, dicho de una manera “informal”, le pegas una patada para adelante.
  • Delegar. Por último, existen correos que aunque la responsabilidad sea tuya, no implican una acción directa por tu parte sino que puede ser afrontado por un compañero o empleado. Deriva el correo a la(s) persona(s) correspondientes. Para este tipo de emails conviene, además de reenviarlos, ponerlos en una carpeta “En espera” y revisarla con frecuencia para comprobar que sigue la evolución esperada.

Conclusión

Mediante estas pautas aplicadas con cierta agilidad y frecuencia el número de correo no leídos se reduce considerablemente y se consigue llegar al tan “relajante” lema de bandeja de entrada a cero. Prueba y verás.

He comprobado que mi nivel de stress se ha reducido y que consigo estar al día de todo lo que me llega.

Hoy en día, en un mundo en el que la conexión de nuestros dispositivos es continua y recibimos información (en exceso en mi opinión) las 24 horas del día, mantener el email a cero es realmente un desafío. Un desafío para ti y tu productividad. Suerte.

Creando un ecosistema tecnológico productivo

Introducción

No cabe duda que las herramientas son una ayuda, un soporte, un instrumento que empuja nuestra productividad. Pero las herramientas sin una metodología detrás pueden llevarnos en la dirección equivocada. Por eso considero que el primer paso es seleccionar bien la metodología de trabajo y en segundo lugar las herramientas que nos acompañen en el camino.

Ecosistema tecnológico

En mi caso intento aplicar la metodología GTD (Getting Things Done) definida por David Allen. Para la fase de captura de información, primera fase propuesta por Allen, utilizo la herramienta Evernote. Cualquier idea, tarea, comentario que me llama la atención lo pongo en la carpeta “Inbox” de Evernote. Luego ya lo procesaré.

Muchas de las ideas o inputs provienen de mi correo electrónico: emails de mi jefe o de clientes, correos de mi mujer, mensajes relacionado con la guardería de los niños, de mis amigos, etc.., son inputs que capturo y que almaceno en la carpeta “Bandeja de entrada” de mi Evernote.

Tras la fase de captura y organización he fijado en mi calendario, en ocasiones con semanas de antelación: tareas específicas para ese día como llamadas o reuniones, gestiones sean del trabajo o personales, cumpleaños, etc…Estas tareas específicas se anotan en la Carpeta “Acciones Semana Actual” de mi Evernote.

Cuando llega la fase de “hacer“, es decir, la de concretar lo que hemos diseñado y planificado en las etapas anteriores me gusta medir el tiempo que tardo en llevarlas a cabo. Es muy interesante luego ver en que se va el tiempo, en que tipo de tareas, en que tipo de gestiones o clientes. Esto lo hago con la realmente online Toggl.

Lo comentado hasta ahora se podría resumir en:

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Automatizando el sistema

Ahora bien, uno de mis preocupaciones habituales es ver en qué tareas puedo ahorrar tiempo, y me percaté que en este flujo de información entre herramientas tenía que ir manualmente copiando y pegando información, del email a Evernote, del calendario a Evernote y de Evernote a Toggl.

Charlando con mi amigo Jaime, me habló de “las recetas IFTTT“. Es una web que “enlaza” herramientas. Si haces tal acción en esta herramienta entonces se dispara tal acción en la otra herramienta.

Apliqué la receta gmail – evernote, esto es, si marco un email (de gmail) con una estrella entonces automáticamente se manda a mi bandeja de entrada de Evernote:

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Con el consiguiente ahorro de tiempo. Además ahora revisar mi correo es muy sencillo, aquello que requiere ser capturado basta marcarlo con estrella y listo. Este sistema me permite mantener mi correo sin emails pendientes y revisarlo cada 4 horas.

Con el google calendar exactamente igual, apliqué la receta:

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De tal modo que la carpeta “Acciones semana actual” se actualiza automáticamente con toda las tareas y eventos de esa semana.

Por último, la versión web de evernote me permite arrancar el “Start Timer” de Toggl para indicar que empiezo una nueva tarea y medir el tiempo que me lleva:

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Al terminar la tarea le doy a “Stop Timer”. Toggl te permite poner etiquetas a las tareas lo cual es muy interesante para luego poder ver cuanto dedicas a una determinada “etiqueta”. En mi caso una etiqueta es si trabajo con clientes o partners o si trabajo para España o para países de Latinoamerica:

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Así pues, conseguí pasar de un conjunto de herramientas a un ecosistema tecnológico productivo.

Conclusión

Más allá de las herramientas lo importante es seguir una metodología,  tener unos objetivos claros y poner foco en ellos. Ahora bien, las herramientas son un vehículo en el que apoyarse y cuanto mejor “se lleven entre ellas” más beneficiada saldrá tu productividad.

El placer de la desconexión

Suena la alarma del móvil, lo apago, con legañas aún en los ojos quitó el modo avión de mi celular. Empieza a escucharse las notificaciones de whatsapp, redes sociales e emails. Con un ojo cerrado y otro medio abierto hago un primer chequeo.

Mientras desayuno, mi tazón de avena y mi café, leo los emails con un poco más de detenimiento, una gota de café salta a la pantalla de mi móvil, lo que me recuerda que no es bueno hacer dos cosas a la vez.

Voy a la oficina. Si voy en bus empiezo a responder algún mensaje, si voy en coche conecto el bluetooth y escucho mensajes de audio o podcast pendientes de oír.

Empìezo a trabajar, suena el móvil, es un mensaje de un red social, interrumpo mi tarea para consultarlo.

Llego a casa, empiezo a jugar con los niños, notificación de whatsapp, la leo. Mi hijo me reclama, me dice deje el móvil y juegue con él…llega la noche y sigo con el móvil en las manos, me voy a la cama y digo, por fin, por fin, puedo poner el modo avión. Hasta mañana.

¿Estaré obsesionado con el móvil? ¿Con chequear continuamente mis mensajes? Creo que no, pues creo que lo que me pasa a mi, le pasa a mucho más. O entonces la respuesta es sí, somos muchos los obsesionados.

VisitandoAbuela

La visita a la abuela….

Las nuevas tecnologías impulsan nuestra productividad pero también nos llenan de ruido, nos impiden vivir bien el momento presente, nos impide poner el foco al 100% en nuestras tareas diarias, en momentos que tal vez no vuelvan.

A veces deseo volver a mi viejo modelo de móvil. Era un ladrillo. Año 1998. Sólo tenía SMS y llamadas, pero no vivía apegado a él. Vivía con más relax, con más calma.

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Desde que me percate de este hecho, me propuse “dominar”sobre mi móvil y no él sobre mi.

En el trabajo aplico la regla “Los móviles al cajón” bajo la Técnica Pomodoro.

En casa dejo el móvil en el mueble de la entrada, con el sonido de llamadas activado, por si hay algo urgente. Esto me permite pasar más Tiempo de Calidad con mis hijos.

Durante una conversación intento no interrumpirla por el sonido del dispositivo. He descubierto el placer de una buena conversación, sea con mi suegra que con mis compañeros.

el-cociente-agallas_9788467039504Mario Alonso Puig, en su libro “El cociente agallas” nos dice que mucha de las ideas inspiradoras, creativas nos vienen en los momentos de desconexión. Cuando dejamos de lado el problema. La mente se encarga de buscar soluciones originales.

Lo he experimentado, ahora camino al trabajo prefiero no mirar el móvil, prefiero ir disfrutando del trayecto, desconectando y he comprobado que es el momento en el que se me ocurren más ideas para mi trabajo, para mi vida. Y son ideas que realmente impulsan mi productividad.

Leo Babauta en su libro “Focus” resalta la belleza de estos momentos de desconexión. Nos anima a dejar aparcado el móvil, no va a pasar nada porque no lo consultemos durante una media hora, que disfrutemos del paseo, de la conversación, del momento.

BuscaEnTuInterior.jpgMe pareció curioso el comentario de Chade-Meng Tan, ingeniero de Google, en su libro “Busca en tu interior” relativo al momento de la comida. Chade nos da una serie de pautas para ser más productivos, eficientes, felices en el día a día. Entre sus pautas nos dice “saborear” cada momento, incluido el momento de la comida, en principio, un momento neutro del día, puede convertirse en un momento agradable y positivo, basta ser consciente de ello y “saborearlo”.

Ahora intento vivir mejor el momento presente, he aprendido el placer o el poder de la desconexión. A poner el foco 100% en la tarea que tengo entre manos sea laboral o personal. El trabajo o las labores de casa son de más calidad porque el Tiempo es…de más Calidad.

 

Kiply, herramienta para medir y mejorar tu productividad

Hará unos meses se incorporó en la compañía una nueva persona para liderar el área de recursos humanos.

Las primeras semanas, y como si de entrevistas de trabajo se tratase, nos fue preguntando uno a uno a qué nos dedicamos, que tareas desempañábamos y aproximadamente que porcentaje de tiempo dedicábamos a cada una de ellas. No tuve problemas en responder y en dar datos aproximados pero me hubiera gustado proporcionarle métricas exactas. Esto lo hubiera podido conseguir con Kiply.

Creando un ecosistema tecnológico productivo

Kiply, software de productividad personal, monitoriza lo que ocurre en tu equipo y te da los tiempos exactos de las herramientas, procesos, archivos, webs con las que has trabajado. Mediante la creación de tarjetas te permite agrupar items comunes, por ejemplo, yo me he creado una tarjeta llamada “Planificación” dónde he puesto herramientas cómo Google Calendar y Evernote. Ahora puedo ver el tiempo exacto que dedico a planificarme.

He creado 4 tarjetas con Kiply con las 4 grandes tareas que desempeño en mi compañía como responsable preventa:

  • Presentaciones y demo a los clientes
  • Redacción de propuestas y ofertas.
  • Trabajo técnico con las herramientas.
  • Comunicación con mis clientes.

Cada una de estas tareas tiene herramientas o webs asociadas:

  • Presentaciones y demo a los clientes (PowerPoint, Webex, app.buguroo.com)
  • Redacción de propuestas y ofertas. (Word, Excel)
  • Trabajo técnico con las herramientas. (Eclipse, Pspad)
  • Comunicación con mis clientes. (mail.google.com)

Os pongo algunas de estas tarjetas:

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Fijando objetivos

Una funcionalidad muy interesante es la de fijar objetivos. Por ejemplo, no quiero estar más de 1 hora a la semana en redes sociales o bien, en versión más positiva, quiero dedicar al menos 5 horas a la semana a labores técnicas y así no “oxidarme”.

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En mi caso puede venir bien para ver que el tiempo que dedico a “relajarme”: ver redes sociales, marca.com, youtube, etc…no excede mis umbrales permitidos.

O en el caso positivo, por ejemplo, quiero ver que sigue habiendo un porcentaje que dedico a labores técnicas, en mi caso a programar, a utilizar el API de los productos para hacer labores de I+D, para integrar las herramientas con sistemas externos, para “aterrizar” propuestas en papel, etc…lamentablemente esta labor aunque me gusta cada vez le dedico menos tiempo. Me he mercado un objetivo de dedicarle 5 horas al mes:

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Tendencias

“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar”.

Esta es una frase que hemos escuchado en numerosas ocasiones y que deberíamos tener muy presente a la hora de tomar decisiones. En ocasiones nos gustaría dar un cambio en nuestro rumbo profesional (o personal) y empezar a hacer tareas, actividades diferentes, pero también es cierto, que con frecuencia lo pensamos pero no hacemos nada especial por cambiar, en definitiva, seguimos igual. Einsten nos decía:

“Locura es hacer lo mismo una vez tras otra y esperar resultados diferentes”. 

Pues bien, si quiero cambiar, tendré que hacer actividades diferentes y necesito datos para ver qué lo estoy haciendo. Con Kiply puedo obtener esta información.

Por ejemplo, quiero sacarme alguna certificación, para ello tendré que entrar con regularidad en el portal de formación para acceder a las lecciones, tutorías, ejercicios, etc…Al final del mes podré ver cuánto tiempo le he dedicado.

También puedes ver a qué estas dedicando tu tiempo en la actualidad y la tendencia, en mi caso es cada vez más a labores comerciales y menos técnicas. Me gusta la relación con el cliente por lo que estoy conforme, pues, también entiendo que no puedo estar toda la vida en el lado técnico, pero cualquiera podría preguntarse ¿Quiero seguir dedicando más de la mitad de mi tiempo a labores de gestión? ¿Es este camino por el que quiero ir? ¿Me lleva la vida profesional (o la edad) por este camino?

Automatizar u optimizar tareas

Por último quiero hacer una reflexión en el campo de la automatización de tareas para, en definitiva, ser cada día un poco más productivo. Por ejemplo observo que en el último mes Kipy me dice que he dedicado más de 40 horas a escribir en WORD. En ocasiones mi trabajo es redactar ofertas o responder propuestas formales de clientes (RFP). ¿Podría haber automatizado u optimizado esta tarea? ¿Debería dedicar tiempo a crear una plantilla estándar que agilice las respuestas que doy después? Pues seguramente sí, y el tiempo, nunca mejor dicho, me dará la razón.

Conclusión

Mide el tiempo de tus actividades y toma decisiones. Persigue tus objetivos. Kiply puede ser la herramienta amiga que te acompañe en tu camino, en tus retos. Suerte.

Ahora le diría a la persona de recursos humanos. Mira dedico un 46% de mi tiempo a hacer presentaciones, un 33% a comunicación con los clientes, un 11% a redactar ofertas, un 5% a labores técnicas, y un 3% a redes sociales. Bueno, a lo mejor esto último, no se lo diría.

 

Pues acceder a la web de Kiply desde aquí.

 

Sebas Revuelta.

Mi pirámide de productividad personal

Hace ya tiempo que no publico en el blog. El nuevo trabajo, los hijos, los quehaceres cotidianos, en fin, que os voy a contar. Hoy sin embargo, he sacado un hueco y quiero compartir con vosotros mi pirámide de productividad personal. Al igual que existe (por poner un ejemplo) una pirámide alimenticia dónde se define cual debe ser la base de nuestra alimentación he pensado definir una pirámide con la esencia de lo que es la productividad personal para mi.

Nivel base: el día a día

En la base he puesto las técnicas, trucos, herramientas que utilizo en mi día a día. Todo gira en torno a la metodología GTD (si quieres saber más sobre esta metodología puedes consultar mi entrada al respecto: ¿Qué es GTD en productividad personal?). Tanto en la fase de capturar, como en la de procesar utilizo la herramienta Evernote, por su facilidad para anotar de manera rápida cualquier petición, idea, sugerencia, etc…que llega a mi “bandeja de entrada” y luego por su capacidad de procesar la información y ordenarla en proyectos o libretas según aplique.

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Para la fase de organizar, utilizo muchísimo el google calendar, pues, tengo sincronizadas mis cuenta laboral y mi cuenta personal y así de un simple vistazo puedo ver todas mis ocupaciones. Un consejo, a la hora de llenar el calendario de tareas, recomiendo no llenarlo al 100%, pues, siempre hay imprevistos. Dejar huecos te permite vivir con menos stress y ser más realista.

La fase de revisar es fundamental para ver cómo voy, aquí más que la herramienta en sí (tengo todo en Evernote) destacó el hábito que hay que tener para revisar continuamente los proyectos en los que estamos involucrados. El día a día nos mata, pero es importante levantar la vista y ver como vamos. Si tienes curiosidad he escrito un post en relación a los hábitos: El difícil hábito de adquirir un hábito.

Por último llega la fase de hacer. La metodología no serviría de nada si finalmente no termino concretando lo que capturo, proceso y organizo. Aquí quiero resaltar la importancia de la atención plena en el momento presente, es decir, volcar toda mi energía, creatividad en lo que estoy haciendo. No hacer 20 cosas a la vez, sino una, y hacerla bien, perfecta. La calidad de nuestro trabajo será sensiblemente mejor, verás. Es tiempo de calidad. A este respecto te recomiendo el post: El valor del momento presente en productividad personal. Sobre mantener la atención hay muchos trucos y técnicas. La clásica Técnica Pomodoro me encanta, me ayuda a organizar mis tareas en fragmentos de 25′. Insuperable. Pero evitar, en algunos momentos del día, las interrupciones, sean propias o ajenas, es primordial. Te acuerdas del post: Organiza tu trabajo según tu energía.

Desde que leí el libro de Graham Alcott sobre Las 8 características de un Ninja de la productividad intentó aplicar la característica de “Sigilo y Camuflaje”, esto es, buscar rincones de tranquilidad: bibliotecas, cafeterías, salas de reuniones, dónde puedas concentrarte y dar lo mejor de ti. ¡Funciona!.

Por último quiero destacar la importancia del deporte o actividad física, no necesariamente tenemos que ser atletas profesionales, pero está comprobado que el deporte o hacer un ejercicio relativamente activo mejora nuestra capacidad de atención, reduce los niveles de stress, y en definitiva, mejora nuestra productividad. Desde Enero hasta Abril he estado entrenando para mi sexta maratón. Para no quitar tiempo a mi familia, lo que he hecho es volver corriendo a casa desde el trabajo. 3 días por semana. Es poco para una maratón, pero conseguí acabarla en poco más de 3h30, pero más allá de este reto, la actividad física me sirve para resetear la mente y volver a cargar las pilas.

Nivel intermedio: Objetivos

En el nivel intermedio he puesto lo que considero tienen que ser nuestros objetivos.

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Por ejemplo, “Publicar 20 posts este año”, “Conseguir aumentar el número de clientes en un 15%”, “Correr una maratón”, los objetivos que sean. Y en base a esos objetivos ir haciendo las acciones que planifico con las técnicas y recursos del nivel base. De nada me sirve escribir objetivos increíbles si luego no hago nada en el día a día para conseguirlos.

“Locura es hacer la misma cosa una y otra vez esperando obtener diferentes resultados”. Albert Einstein

 

A un lado y otro del icono de Objetivos he puesto “Personas” y “Regla 80/20”. Los considero fundamentales.

Personas

El primero porque, aunque le pongamos el adjetivo de personal a la productividad, no deja de ser un juego en equipo, especialmente en ámbitos laborales. Pero incluso el perseguir objetivos individuales (algo muy lícito) no debe chocar con los que nos rodean. El fin no justifica los medios. Las personas son lo primero. Haz feliz a los demás y serás feliz. “El éxito no es la clave de la felicidad. La felicidad es la clave del éxito”, dice Herman Cain y nos lo recuerda Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente eficiente”. ¿De que nos sirve llegar a la cima….y no tener nadie con quien celebrarlo?

Regla 80/20

Ya lo dijo Pareto, con el 20% del esfuerzo se pueden conseguir el 80% de los resultados. Pues, bien, he querido poner el icono 80/20 porque considero vital el trabajar de manera inteligente. Poniendo foco en aquello que va a tener más impacto en lo que hacemos. Dice Tim Ferris en su libro: “La semana laboral de 4 horas” que decidió dejar de trabajar con el 80% de los clientes, pues le daban un 20% de beneficios y (muchos problemas) y se centró en el 20% de clientes más “relevantes” y los que le daban un beneficio del 80%. Perdió un 20% de ganancias pero ganó en tranquilidad, en calma y en tiempo que pronto rentabilizó.

Me viene a la mente en ocasiones la imagen que utilizó Covey en su libro. Aquella en la que un hombre con un machete en la selva va cortando maleza sin parar para intentar volver a la civilización, sin darse cuenta que cada vez se está alejando más. Hay veces que hay que parar, analizar la situación, verla con objetividad y volver a la carga. No por muchas cosas que hagamos, llegaremos antes a la meta. Hiperactividad vs Productividad

Nivel superior o cima

Por último, la cima o nivel superior. Aquí he puesto la palabra “Misión” y un corazón.ScreenHunter_1135 May. 22 14.16.jpg

Es lo esencial, para lo que estamos aquí, en el mundo. Por lo que queremos ser recordados y dejar huella. Nuestros objetivos deben ir acordes a nuestra misión.

Chade-Meng Tan en su libro “Busca en tu interior”, nos habla de un ejercicio un tanto macabro pero que puede sernos de utilidad: escribir nuestra esquela. Y ver si estamos contentos de ser recordados así o si, por el contrario, queremos cambiar y empezar a hacer nuevas cosas, perseguir nuevos sueños, conquistar nuevas metas. Ayer en el metro vi un cartel que me gustó, aún no he investigado de qué es, pero el mensaje me encantó:

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Suerte!

Sebas Revuelta. @sebasrevuelta

 

Las 8 características de un Ninja de la productividad

WP_20151206_21_27_03_RichHace ya unas semana el experto en productividad personal, Jeroen Sangers, me sugirió un libro muy interesante sobre este apasionante mundo de la productividad.

El libro está escrito por Graham Allcott, fundador de la compañia Think Productive, es un gurú en temas de productividad personal y en el libro cuenta de manera amena cómo debe ser hoy en día una persona productiva o cómo él dice “un ninja de la productividad“.

En este post quiero comentaros las 8 características que el autor propone sobre cómo debe ser un ninja de la productividad o al menos lo que más me ha inspirado y gustado.

  1. Calma Zen (Zen-Like Calm)

Mantener la calma ante todo. Evidentemente no es sencillo cuando las situaciones de stress son continuas pero me quedo con los siguientes consejos:

  • No utilizar la mente para recordar todo, sino utilizar herramientas (yo utilizo Evernote) como “segundo cerebro”.
  • Bajar las expectativas. Si nuestras expectativas profesionales o personales están por las nubes, tal vez, nunca las alcancemos.
  • Hacer ejercicio ayuda: “Mens sana in corpore sano”.

2. Implacable (Ruthlessness)

Según comenta Graham, no va en contradicción con el punto anterior. Sino que lo que pretende decir es que nos centremos en aquellos asuntos que tienen un mayor impacto. Y para ello sugiere:

  • Saber decir ‘NO’ a nosotros mismos. Es frecuente que tengamos varios asuntos entre manos, pero algunos de ellos no irán enfocados a darnos el mayor beneficio.
  • Saber decir ‘NO’ a los demás. No es fácil, pero hay que plantearse si lo que nos piden es realmente urgente y si no lo es, saber decir que no.
  • Manejar las interrupciones. Va relacionado con los otros dos puntos, pero básicamente saber “apagar” las redes sociales, el móvil, el email, etc…

3. Herramientas (Weapon-Savvy)

Como quien utiliza una navaja suiza multiuso, un ninja de la productividad debe tener su set de herramientas que le ayuden a mejorar sus procesos y organización, de hecho él las divide en 2 grupos:

Thinking Tools: herramientas de análisis de nuestros procesos, de nuestras estrategias, las que nos ayudan a detectar nuestras fortalezas y debilidades (DAFO), etc…

Organizing Tools: Aplicaciones en las que el retorno de inversión sea el adecuado, es decir, que el tiempo que dedicamos a organizarnos sea equilibrado en comparación al tiempo que dedicamos a nuestras tareas en sí. En este sentido recomienda no obsesionarse con herramientas, grupos, webs que, aunque hablen de productividad, nos hagan “perder” tiempo. Quien mucho abarca poco aprieta.

4. Sigilo y camuflaje (Stealth & Camouflage)

Al igual que el ninja aparece y desaparece, Graham recomienda realizar lo mismo en nuestro día a día, buscar momentos en los que nadie nos moleste para poder concentrarnos mejor y sacar adelante nuestras tareas, y aquí varias ideas interesantes:

  • Trabajar desde casa, cafés, “aislarse” en sala de reuniones, etc..
  • Selecciona tus llamadas, si la tarea que tienes entre manos, es más importante que la llamada entrante: ¡no lo cojas! Llámale después.
  • Reserva tiempo en tu agenda para revisiones semanales, desarrollar ideas creativas u otras iniciativas importantes.

5. Heterodoxia (Unorthodoxy)

“Lo que importa es el resultado final”, en este sentido lo que el autor recomienda es “no ser tan cuadriculado”, de vez en cuando romper las reglas establecidas, arriesgar si es necesario (quien no arriesga no gana),  dejar entrar aire fresco, por ejemplo, inspirándose en otras áreas o disciplinas para buscar soluciones creativas u originales a determinados problemas o nunca tener miedo o ser demasiado orgulloso para pedir consejo.

6. Agilidad (Agility)

Un ninja necesita tener la habilidad de reaccionar con agilidad ante imprevistos o peticiones. Para ello recomienda:

  • Mantenerse organizado para que “nada salte por los aires” ante cualquier petición.
  • No llenar la agenda, reservarse huecos para imprevistos.
  • Ve un paso por delante y utiliza sistemas o herramientas que escalen, para que estés preparado cuando el sistema crece.
  • Detecta una oportunidad u amenaza venga de dónde venga. A veces las dejamos escapar (las oportunidades) porque vienen disfrazadas de trabajo…

7. Mindfulness

Este término se está poniendo cada vez más de moda, y por lo que he leído, es castellano preferimos decirlo tal cual “Mindfulness”, aunque lo podríamos traducir como atención plena. Ser lo suficientemente inteligente emocionalmente para poner todo nuestro foco en la tarea actual, silenciar nuestros pensamientos secundarios o laterales para centrarnos únicamente en nuestra tarea.

Me llama la atención que este término se esté poniendo tan de moda, cuando ya ha habido grandes maestros espirituales que han recomendado centrarse con todas las fuerzas y energía en el momento presente.

8. Preparación (Preparedness)

Finalmente, estar preparado, tanto práctica (invertir tiempo en elegir las herramientas y sistemas adecuados para tu día a día), física (alimentarse correctamente, descansar) cómo mentalmente (“despejarse” haciendo lo que a uno le gusta para poder “reempreender” la marcha y no quemarse por el camino).

Suerte,

Sebastián Revuelta

 

Feliz año nuevo!

Desde Tiempo de Calidad  deseamos un próspero y productivo 2016! Feliz año nuevo!cropped-wp_20150823_21_00_09_pro9.jpg

Organiza tu trabajo según tu energía

“Yo soy más de mañana” decimos algunos, “a mi me cunde más por la noche” dicen otros, y es que no hay nada cómo conocer nuestros biorritmos para aprovechar mejor nuestros momentos de productividad máxima.

Pero a no ser que seamos autónomos deberemos adaptarnos a los horarios de una oficina, de ahí la importancia de conocer los “biorritmos” de nuestro centro de trabajo, es decir, ser conscientes de qué momentos de la jornada son más propensos a trabajar con una mayor concentración.

¿Cómo conocer los biorritmos de la oficina? Yo durante un tiempo me dediqué a medir las interrupciones que he ido teniendo en mi día a día, esto lo realicé con mi herramienta focus-timer.

Obtuve la siguiente gráfica:

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Lo que se observa es que a primera hora de la mañana y a primera hora de la tarde las interrupciones eran pocas lo que es más propenso a concentrarse mejor.

Parece obvio que un día típico en la oficina sea así pero recomiendo realizar este ejercicio durante al menos dos semanas para conocer mejor el entorno laboral en el que nos movemos.

Pues bien, cruzando estos biorritmos, el propio y del nuestra oficina, podríamos llegar a organizar nuestras tareas para poner en las franjas de máxima productividad aquellas labores que requieren una mayor concentración por nuestra parte, cómo por ejemplo, emails críticos, escritura de documentos de negocio, desarrollo de software, etc…podríamos dejar para momentos de intensidad media, asuntos como reuniones, chequeo del email, testing, documentación, planificación, etc…y para momentos de intensidad baja, tareas cómo ordenar papeles, llamadas, café con los compañeros, etc…

Desde entonces intento organizar mi agenda de acorde a estos principios y, por ejemplo, nada más llegar intento ponerme con la principal y más complicada tarea del día. Durante aproximadamente unos 45 minutos consigo avanzar de manera considerable con el objetivo del día. Esto me permite “vivir más tranquilo” el resto del día y estar más “receptivo” a interrupciones.

Una herramienta interesante para ver si estamos aplicando estos principios es Rescue Time, esta herramienta detecta la herramienta que tenemos abierta en nuestro ordenador y según la clasificación que hayamos hecho determina el grado de productividad que tenemos en ese momento.

Mi gráfica del último mes es la siguiente:

ScreenHunter_441 Oct. 23 17.53

Cómo se observa alrededor de las 11.00 de la mañana es el momento del día en el qué utilizo las herramientas que he clasificado como más productivas. Seguramente tenga que ir desplazando poco a poco este pico hacia las primeras horas de la mañana para aprovechar de la manera más óptima la simbiosis entre mi biorritmo y el de la oficina.

Y tú. ¿Qué biorritmos tienes?

Sebastián Revuelta

 

 

Si quieres saber a qué dedicas tu tiempo…Toggl!

Introducción

La frase que se puede leer en la home de esta web: “No tengo tiempo para saber a qué dedico mi tiempo”, me la dijo un compañero hará ya un par de años. Pues bien, me puse a investigar y sí que hay herramientas qué “con un mínimo esfuerzo por nuestra parte” pueden ayudarnos a llevar la “cuenta” de a qué dedicamos nuestro tiempo. Una pequeña inversión de tiempo que puede redundar en grandes beneficios. Hoy hablaré de una de estas herramientas: Toggl.

Reportando

Toggl es una herramienta que cuenta tanto con versión online como con versión para dispositivos móviles lo cual permite agregar información desde la ubicación que nos resulte más cómoda.

Para empezar a reportar basta poner un breve texto de la tarea con la que vamos a empezar, elegir el proyecto en cuestión y darle a Start:

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Cuando se termina se da a Stop y queda registrado ese trabajo:

ScreenHunter_568 Nov. 30 18.20

Los proyectos pueden ser gestionados desde la pestaña proyectos e indicarle el ciente correspondiente a ese proyecto. Esto veremos será útil a la hora de generar informes, pues, podremos ver los proyectos y/o clientes a los que dedicamos más tiempos.ScreenHunter_567 Nov. 30 18.18

Tiene opciones de configuración que nos permite entre otras cosas, configurar el uso de la técnica Pomodoro para que te avise a los 25 minutos. Útil para los que amamos está técnica.

Es muy interesante utilizar el plugin del navegador correspondiente, por ejemplo, yo uso Chrome, ya que permite darle a Start a la hora de trabajar con mails como los de gmail:

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InformesScreenHunter_572 Nov. 30 18.26

Uno de los puntos fuertes de Toggl es el reporting que nos permite conocer detalles cómo proyectos a los que he dedicado más tiempo, clientes con mayor horas dedicadas, distribución del trabajo por días de la semana o del mes, etc…

Se puede visualizar informes detallados o ejecutivos en el rango de fechas deseado:

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Interesante ver tendencias, es decir, si el tiempo dedicado al trabajo está aumentando en general o si está creciendo para algún cliente en particular:

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Conclusiones

Toggl es una potente herramienta que te permite reportar el tiempo qué dedicas a tus tareas diarias. Bien porque eres autónomo, y por tanto, está información es fundamental para ti, bien porque te exigen en el trabajo reportes de horas o bien porque te apasiona la productividad personal y ver a qué dedicas cada minuto de tu tiempo para poder ir mejorando día a día (este es más mi caso), Toggl es tu herramienta.

Tiene una versión free con todas las funcionalidades qué he ido comentando y te permite actualizarte a la versión de pago dónde tienes muchas más funcionalidades cómo: reporte grupal, indicar facturación a cada proyecto o informes con valores decimales.

“Un hombre que se permite malgastar una hora de su tiempo no ha descubierto el valor de la vida.”
Charles Darwin (1809-1882)