Cómo mantener tu bandeja de entrada a cero

8.38 voy a coger el coche para ir al trabajo, antes de arrancar chequeo el email en el móvil.

9.15 Llego a la oficina, enciendo el portátil, chequeo el email.

9.37 Chequeo el email.

9.41 Chequeo el email.

9.45 Notificación de correo nuevo, lo leo.

10.03 Voy a por café, por el camino chequeo el email en mi móvil.

¿Realmente hace falta vivir tan pendiente de la bandeja de entrada? No. Desde luego que no.

Pero el inicio de este post bien podía ser un típico día de mi trabajo, es más, he llegado a tener dos pantallas, una con la tarea principal y otra con la bandeja de entrada abierta, controlando con la vista si “aterrizaba” algún email nuevo.

Ahora ya me estoy acostumbrando a qué se puede vivir sin estar tan pendiente del correo. Aunque suene paradójico me he dado cuenta que soy más productivo sino estoy tan atento a mis emails. Me he percatado que el correo no es mi lista de tareas, no es mi agenda. Es un input más que puede afectar o no a mi lista de tareas. Que los demás me manden un email no significa que enseguida deba atenderlo. Pero entonces, ¿Cómo gestionar correctamente el correo?

Aquí una serie de consejos que humildemente propongo.

1) No hace falta chequear continuamente el correo.

Basta revisarlo 3 o 4 veces al día. No más. Por ejemplo, a las 9.00, a las 12.00, a las 15.00 y a las 18.00.

No hay nada urgente que no pueda esperar unas horas, y si lo hubiera el email no sería el medio adecuado, se debería recurrir al teléfono.

De este modo podremos centrarnos en nuestras tareas importantes, aquellas que realmente generen un mayor impacto en nuestro negocio.

2) Desactivar notificaciones.

Normalmente aplicaciones cómo Outlook notifican la llegada de un correo nuevo. Esto es improductivo. Interrumpe nuestra tarea. La curiosidad nos termina carcomiendo y terminamos consultando el email recién llegado. Retomar la tarea actual, cuesta del orden de 5 a 15 minutos según varios estudios.

En la herramienta Outlook estas notificaciones se pueden desactivar. En correo del tipo gmail se puede configurar para que sólo descargue el correo si yo le doy a actualizar. También para gmail existen plugin útiles cómo el de “Pause” que congela tu bandeja de entrada, esto es interesante, por ejemplo si tienes abierto el correo y estas respondiendo un email, puedes activar la “pausa” para que no te interrumpa con la llegada de nuevos correos.

3) Desapuntarte de newsletters o de publicidad.

En su momento te apuntaste o te apuntaron. Estas news hacen “ruido” en tu bandeja de entrada. Hacen que se incrementen el número de correo no leídos y esto, según estudios, hace que se incremente nuestro nivel de stress, nuestra sensación de “no llego a todo”.

Ya hace tiempo me he desapuntado de todas aquellas suscripciones que no me interesaban y aquellas que sí, por ejemplo, blogs de productividad los llevo automáticamente a la carpeta “Productividad” mediante una regla en mi correo, de este modo no “aterrizan” en mi bandeja de entrada y no se incrementa el número de correos no leídos. Una vez a la semana dedico una hora a leer estos emails.

4) Utilizar la técnica “Barred”.

Ya tengo cientos, miles de emails sin leer me podríais decir algunos. Entre las 9.00 de la mañana y las 12.00 ya se me han acumulado un buen número de mensajes me podríais decir otros. ¿Cómo hago para volver a dejar mi bandeja de entrada a cero?

Utilizando la técnica “Barred”.  Básicamente es un barrido por nuestra bandeja de entrada dónde tengo que aplicar una serie de puntos cuyas iniciales se corresponden con la palabra “B.A.R.R.E.D”: Borrar, Archivar, Responder ahora, Responder después, Emplazar, Delegar.

Vamos al detalle.

  • Borrar. Borraremos todos aquellos correos que no nos aporten nada. No te cortes. O si te sientes más tranquilos llévalos a una carpeta “Borrar” y verás que en semanas no los has echado en falta. Vacíala con la periodicidad que estimes oportuno.
  • Archivar. Si contienen información valiosa o consultable en un futuro, archiva el correo. Existen herramientas como Evernote, OneNote, o el propio Outlook que te permiten almacenar la información y localizarla rápidamente.
  • Responder ahora. Sigue la ley de los 2 minutos. Si la respuesta te lleva menos de dos minutos, responde ahora, es el momento, no procastines.
  • Responder más tarde. Si el correo requiere una respuesta más elaborada o una acción por tu parte más concienzuda, planifícala si consideras que va de acorde a los objetivos de tu negocio. Ponle día y hora. Utiliza tu agenda o calendario. El Outlook tiene ya un calendario. Gmail tiene Google Calendar.
  • Emplazar. Si no requiere ninguna acción por tu parte a día de hoy pero crees será relevante para tu negocio en un futuro, posponla, llévala adelante. Para ello, ponte un recordatorio o para los que usan gmail existe un plugin muy interesante llamado “Boomerang” que te permite reenviarte un correo a la fecha que tu le digas, dicho de una manera “cool” te lo manda al futuro, dicho de una manera “informal”, le pegas una patada para adelante.
  • Delegar. Por último, existen correos que aunque la responsabilidad sea tuya, no implican una acción directa por tu parte sino que puede ser afrontado por un compañero o empleado. Deriva el correo a la(s) persona(s) correspondientes. Para este tipo de emails conviene, además de reenviarlos, ponerlos en una carpeta “En espera” y revisarla con frecuencia para comprobar que sigue la evolución esperada.

Conclusión

Mediante estas pautas aplicadas con cierta agilidad y frecuencia el número de correo no leídos se reduce considerablemente y se consigue llegar al tan “relajante” lema de bandeja de entrada a cero. Prueba y verás.

He comprobado que mi nivel de stress se ha reducido y que consigo estar al día de todo lo que me llega.

Hoy en día, en un mundo en el que la conexión de nuestros dispositivos es continua y recibimos información (en exceso en mi opinión) las 24 horas del día, mantener el email a cero es realmente un desafío. Un desafío para ti y tu productividad. Suerte.

Anuncios

Creando un ecosistema tecnológico productivo

Introducción

No cabe duda que las herramientas son una ayuda, un soporte, un instrumento que empuja nuestra productividad. Pero las herramientas sin una metodología detrás pueden llevarnos en la dirección equivocada. Por eso considero que el primer paso es seleccionar bien la metodología de trabajo y en segundo lugar las herramientas que nos acompañen en el camino.

Ecosistema tecnológico

En mi caso intento aplicar la metodología GTD (Getting Things Done) definida por David Allen. Para la fase de captura de información, primera fase propuesta por Allen, utilizo la herramienta Evernote. Cualquier idea, tarea, comentario que me llama la atención lo pongo en la carpeta “Inbox” de Evernote. Luego ya lo procesaré.

Muchas de las ideas o inputs provienen de mi correo electrónico: emails de mi jefe o de clientes, correos de mi mujer, mensajes relacionado con la guardería de los niños, de mis amigos, etc.., son inputs que capturo y que almaceno en la carpeta “Bandeja de entrada” de mi Evernote.

Tras la fase de captura y organización he fijado en mi calendario, en ocasiones con semanas de antelación: tareas específicas para ese día como llamadas o reuniones, gestiones sean del trabajo o personales, cumpleaños, etc…Estas tareas específicas se anotan en la Carpeta “Acciones Semana Actual” de mi Evernote.

Cuando llega la fase de “hacer“, es decir, la de concretar lo que hemos diseñado y planificado en las etapas anteriores me gusta medir el tiempo que tardo en llevarlas a cabo. Es muy interesante luego ver en que se va el tiempo, en que tipo de tareas, en que tipo de gestiones o clientes. Esto lo hago con la realmente online Toggl.

Lo comentado hasta ahora se podría resumir en:

ScreenHunter_1216 Jun. 19 17.10

Automatizando el sistema

Ahora bien, uno de mis preocupaciones habituales es ver en qué tareas puedo ahorrar tiempo, y me percaté que en este flujo de información entre herramientas tenía que ir manualmente copiando y pegando información, del email a Evernote, del calendario a Evernote y de Evernote a Toggl.

Charlando con mi amigo Jaime, me habló de “las recetas IFTTT“. Es una web que “enlaza” herramientas. Si haces tal acción en esta herramienta entonces se dispara tal acción en la otra herramienta.

Apliqué la receta gmail – evernote, esto es, si marco un email (de gmail) con una estrella entonces automáticamente se manda a mi bandeja de entrada de Evernote:

ScreenHunter_1224 Jun. 19 17.54.jpg

Con el consiguiente ahorro de tiempo. Además ahora revisar mi correo es muy sencillo, aquello que requiere ser capturado basta marcarlo con estrella y listo. Este sistema me permite mantener mi correo sin emails pendientes y revisarlo cada 4 horas.

Con el google calendar exactamente igual, apliqué la receta:

ScreenHunter_1211 Jun. 19 16.28

De tal modo que la carpeta “Acciones semana actual” se actualiza automáticamente con toda las tareas y eventos de esa semana.

Por último, la versión web de evernote me permite arrancar el “Start Timer” de Toggl para indicar que empiezo una nueva tarea y medir el tiempo que me lleva:

ScreenHunter_1226 Jun. 19 22.08

 

Al terminar la tarea le doy a “Stop Timer”. Toggl te permite poner etiquetas a las tareas lo cual es muy interesante para luego poder ver cuanto dedicas a una determinada “etiqueta”. En mi caso una etiqueta es si trabajo con clientes o partners o si trabajo para España o para países de Latinoamerica:

ScreenHunter_1225 Jun. 19 21.58

Así pues, conseguí pasar de un conjunto de herramientas a un ecosistema tecnológico productivo.

Conclusión

Más allá de las herramientas lo importante es seguir una metodología,  tener unos objetivos claros y poner foco en ellos. Ahora bien, las herramientas son un vehículo en el que apoyarse y cuanto mejor “se lleven entre ellas” más beneficiada saldrá tu productividad.

El placer de la desconexión

Suena la alarma del móvil, lo apago, con legañas aún en los ojos quitó el modo avión de mi celular. Empieza a escucharse las notificaciones de whatsapp, redes sociales e emails. Con un ojo cerrado y otro medio abierto hago un primer chequeo.

Mientras desayuno, mi tazón de avena y mi café, leo los emails con un poco más de detenimiento, una gota de café salta a la pantalla de mi móvil, lo que me recuerda que no es bueno hacer dos cosas a la vez.

Voy a la oficina. Si voy en bus empiezo a responder algún mensaje, si voy en coche conecto el bluetooth y escucho mensajes de audio o podcast pendientes de oír.

Empìezo a trabajar, suena el móvil, es un mensaje de un red social, interrumpo mi tarea para consultarlo.

Llego a casa, empiezo a jugar con los niños, notificación de whatsapp, la leo. Mi hijo me reclama, me dice deje el móvil y juegue con él…llega la noche y sigo con el móvil en las manos, me voy a la cama y digo, por fin, por fin, puedo poner el modo avión. Hasta mañana.

¿Estaré obsesionado con el móvil? ¿Con chequear continuamente mis mensajes? Creo que no, pues creo que lo que me pasa a mi, le pasa a mucho más. O entonces la respuesta es sí, somos muchos los obsesionados.

VisitandoAbuela

La visita a la abuela….

Las nuevas tecnologías impulsan nuestra productividad pero también nos llenan de ruido, nos impiden vivir bien el momento presente, nos impide poner el foco al 100% en nuestras tareas diarias, en momentos que tal vez no vuelvan.

A veces deseo volver a mi viejo modelo de móvil. Era un ladrillo. Año 1998. Sólo tenía SMS y llamadas, pero no vivía apegado a él. Vivía con más relax, con más calma.

nokia_5110.jpg

Desde que me percate de este hecho, me propuse “dominar”sobre mi móvil y no él sobre mi.

En el trabajo aplico la regla “Los móviles al cajón” bajo la Técnica Pomodoro.

En casa dejo el móvil en el mueble de la entrada, con el sonido de llamadas activado, por si hay algo urgente. Esto me permite pasar más Tiempo de Calidad con mis hijos.

Durante una conversación intento no interrumpirla por el sonido del dispositivo. He descubierto el placer de una buena conversación, sea con mi suegra que con mis compañeros.

el-cociente-agallas_9788467039504Mario Alonso Puig, en su libro “El cociente agallas” nos dice que mucha de las ideas inspiradoras, creativas nos vienen en los momentos de desconexión. Cuando dejamos de lado el problema. La mente se encarga de buscar soluciones originales.

Lo he experimentado, ahora camino al trabajo prefiero no mirar el móvil, prefiero ir disfrutando del trayecto, desconectando y he comprobado que es el momento en el que se me ocurren más ideas para mi trabajo, para mi vida. Y son ideas que realmente impulsan mi productividad.

Leo Babauta en su libro “Focus” resalta la belleza de estos momentos de desconexión. Nos anima a dejar aparcado el móvil, no va a pasar nada porque no lo consultemos durante una media hora, que disfrutemos del paseo, de la conversación, del momento.

BuscaEnTuInterior.jpgMe pareció curioso el comentario de Chade-Meng Tan, ingeniero de Google, en su libro “Busca en tu interior” relativo al momento de la comida. Chade nos da una serie de pautas para ser más productivos, eficientes, felices en el día a día. Entre sus pautas nos dice “saborear” cada momento, incluido el momento de la comida, en principio, un momento neutro del día, puede convertirse en un momento agradable y positivo, basta ser consciente de ello y “saborearlo”.

Ahora intento vivir mejor el momento presente, he aprendido el placer o el poder de la desconexión. A poner el foco 100% en la tarea que tengo entre manos sea laboral o personal. El trabajo o las labores de casa son de más calidad porque el Tiempo es…de más Calidad.

 

Kiply, herramienta para medir y mejorar tu productividad

Hará unos meses se incorporó en la compañía una nueva persona para liderar el área de recursos humanos.

Las primeras semanas, y como si de entrevistas de trabajo se tratase, nos fue preguntando uno a uno a qué nos dedicamos, que tareas desempañábamos y aproximadamente que porcentaje de tiempo dedicábamos a cada una de ellas. No tuve problemas en responder y en dar datos aproximados pero me hubiera gustado proporcionarle métricas exactas. Esto lo hubiera podido conseguir con Kiply.

Creando un ecosistema tecnológico productivo

Kiply, software de productividad personal, monitoriza lo que ocurre en tu equipo y te da los tiempos exactos de las herramientas, procesos, archivos, webs con las que has trabajado. Mediante la creación de tarjetas te permite agrupar items comunes, por ejemplo, yo me he creado una tarjeta llamada “Planificación” dónde he puesto herramientas cómo Google Calendar y Evernote. Ahora puedo ver el tiempo exacto que dedico a planificarme.

He creado 4 tarjetas con Kiply con las 4 grandes tareas que desempeño en mi compañía como responsable preventa:

  • Presentaciones y demo a los clientes
  • Redacción de propuestas y ofertas.
  • Trabajo técnico con las herramientas.
  • Comunicación con mis clientes.

Cada una de estas tareas tiene herramientas o webs asociadas:

  • Presentaciones y demo a los clientes (PowerPoint, Webex, app.buguroo.com)
  • Redacción de propuestas y ofertas. (Word, Excel)
  • Trabajo técnico con las herramientas. (Eclipse, Pspad)
  • Comunicación con mis clientes. (mail.google.com)

Os pongo algunas de estas tarjetas:

ScreenHunter_1251 Jun. 25 15.25

Fijando objetivos

Una funcionalidad muy interesante es la de fijar objetivos. Por ejemplo, no quiero estar más de 1 hora a la semana en redes sociales o bien, en versión más positiva, quiero dedicar al menos 5 horas a la semana a labores técnicas y así no “oxidarme”.

ScreenHunter_1258 Jul. 01 12.40

En mi caso puede venir bien para ver que el tiempo que dedico a “relajarme”: ver redes sociales, marca.com, youtube, etc…no excede mis umbrales permitidos.

O en el caso positivo, por ejemplo, quiero ver que sigue habiendo un porcentaje que dedico a labores técnicas, en mi caso a programar, a utilizar el API de los productos para hacer labores de I+D, para integrar las herramientas con sistemas externos, para “aterrizar” propuestas en papel, etc…lamentablemente esta labor aunque me gusta cada vez le dedico menos tiempo. Me he mercado un objetivo de dedicarle 5 horas al mes:

ScreenHunter_1253 Jun. 25 15.32

Tendencias

“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar”.

Esta es una frase que hemos escuchado en numerosas ocasiones y que deberíamos tener muy presente a la hora de tomar decisiones. En ocasiones nos gustaría dar un cambio en nuestro rumbo profesional (o personal) y empezar a hacer tareas, actividades diferentes, pero también es cierto, que con frecuencia lo pensamos pero no hacemos nada especial por cambiar, en definitiva, seguimos igual. Einsten nos decía:

“Locura es hacer lo mismo una vez tras otra y esperar resultados diferentes”. 

Pues bien, si quiero cambiar, tendré que hacer actividades diferentes y necesito datos para ver qué lo estoy haciendo. Con Kiply puedo obtener esta información.

Por ejemplo, quiero sacarme alguna certificación, para ello tendré que entrar con regularidad en el portal de formación para acceder a las lecciones, tutorías, ejercicios, etc…Al final del mes podré ver cuánto tiempo le he dedicado.

También puedes ver a qué estas dedicando tu tiempo en la actualidad y la tendencia, en mi caso es cada vez más a labores comerciales y menos técnicas. Me gusta la relación con el cliente por lo que estoy conforme, pues, también entiendo que no puedo estar toda la vida en el lado técnico, pero cualquiera podría preguntarse ¿Quiero seguir dedicando más de la mitad de mi tiempo a labores de gestión? ¿Es este camino por el que quiero ir? ¿Me lleva la vida profesional (o la edad) por este camino?

Automatizar u optimizar tareas

Por último quiero hacer una reflexión en el campo de la automatización de tareas para, en definitiva, ser cada día un poco más productivo. Por ejemplo observo que en el último mes Kipy me dice que he dedicado más de 40 horas a escribir en WORD. En ocasiones mi trabajo es redactar ofertas o responder propuestas formales de clientes (RFP). ¿Podría haber automatizado u optimizado esta tarea? ¿Debería dedicar tiempo a crear una plantilla estándar que agilice las respuestas que doy después? Pues seguramente sí, y el tiempo, nunca mejor dicho, me dará la razón.

Conclusión

Mide el tiempo de tus actividades y toma decisiones. Persigue tus objetivos. Kiply puede ser la herramienta amiga que te acompañe en tu camino, en tus retos. Suerte.

Ahora le diría a la persona de recursos humanos. Mira dedico un 46% de mi tiempo a hacer presentaciones, un 33% a comunicación con los clientes, un 11% a redactar ofertas, un 5% a labores técnicas, y un 3% a redes sociales. Bueno, a lo mejor esto último, no se lo diría.

 

Pues acceder a la web de Kiply desde aquí.

 

Sebas Revuelta.

Mi pirámide de productividad personal

Hace ya tiempo que no publico en el blog. El nuevo trabajo, los hijos, los quehaceres cotidianos, en fin, que os voy a contar. Hoy sin embargo, he sacado un hueco y quiero compartir con vosotros mi pirámide de productividad personal. Al igual que existe (por poner un ejemplo) una pirámide alimenticia dónde se define cual debe ser la base de nuestra alimentación he pensado definir una pirámide con la esencia de lo que es la productividad personal para mi.

Nivel base: el día a día

En la base he puesto las técnicas, trucos, herramientas que utilizo en mi día a día. Todo gira en torno a la metodología GTD (si quieres saber más sobre esta metodología puedes consultar mi entrada al respecto: ¿Qué es GTD en productividad personal?). Tanto en la fase de capturar, como en la de procesar utilizo la herramienta Evernote, por su facilidad para anotar de manera rápida cualquier petición, idea, sugerencia, etc…que llega a mi “bandeja de entrada” y luego por su capacidad de procesar la información y ordenarla en proyectos o libretas según aplique.

ScreenHunter_1132 May. 22 13.34.jpg

Para la fase de organizar, utilizo muchísimo el google calendar, pues, tengo sincronizadas mis cuenta laboral y mi cuenta personal y así de un simple vistazo puedo ver todas mis ocupaciones. Un consejo, a la hora de llenar el calendario de tareas, recomiendo no llenarlo al 100%, pues, siempre hay imprevistos. Dejar huecos te permite vivir con menos stress y ser más realista.

La fase de revisar es fundamental para ver cómo voy, aquí más que la herramienta en sí (tengo todo en Evernote) destacó el hábito que hay que tener para revisar continuamente los proyectos en los que estamos involucrados. El día a día nos mata, pero es importante levantar la vista y ver como vamos. Si tienes curiosidad he escrito un post en relación a los hábitos: El difícil hábito de adquirir un hábito.

Por último llega la fase de hacer. La metodología no serviría de nada si finalmente no termino concretando lo que capturo, proceso y organizo. Aquí quiero resaltar la importancia de la atención plena en el momento presente, es decir, volcar toda mi energía, creatividad en lo que estoy haciendo. No hacer 20 cosas a la vez, sino una, y hacerla bien, perfecta. La calidad de nuestro trabajo será sensiblemente mejor, verás. Es tiempo de calidad. A este respecto te recomiendo el post: El valor del momento presente en productividad personal. Sobre mantener la atención hay muchos trucos y técnicas. La clásica Técnica Pomodoro me encanta, me ayuda a organizar mis tareas en fragmentos de 25′. Insuperable. Pero evitar, en algunos momentos del día, las interrupciones, sean propias o ajenas, es primordial. Te acuerdas del post: Organiza tu trabajo según tu energía.

Desde que leí el libro de Graham Alcott sobre Las 8 características de un Ninja de la productividad intentó aplicar la característica de “Sigilo y Camuflaje”, esto es, buscar rincones de tranquilidad: bibliotecas, cafeterías, salas de reuniones, dónde puedas concentrarte y dar lo mejor de ti. ¡Funciona!.

Por último quiero destacar la importancia del deporte o actividad física, no necesariamente tenemos que ser atletas profesionales, pero está comprobado que el deporte o hacer un ejercicio relativamente activo mejora nuestra capacidad de atención, reduce los niveles de stress, y en definitiva, mejora nuestra productividad. Desde Enero hasta Abril he estado entrenando para mi sexta maratón. Para no quitar tiempo a mi familia, lo que he hecho es volver corriendo a casa desde el trabajo. 3 días por semana. Es poco para una maratón, pero conseguí acabarla en poco más de 3h30, pero más allá de este reto, la actividad física me sirve para resetear la mente y volver a cargar las pilas.

Nivel intermedio: Objetivos

En el nivel intermedio he puesto lo que considero tienen que ser nuestros objetivos.

ScreenHunter_1134 May. 22 14.01.jpg

 

Por ejemplo, “Publicar 20 posts este año”, “Conseguir aumentar el número de clientes en un 15%”, “Correr una maratón”, los objetivos que sean. Y en base a esos objetivos ir haciendo las acciones que planifico con las técnicas y recursos del nivel base. De nada me sirve escribir objetivos increíbles si luego no hago nada en el día a día para conseguirlos.

“Locura es hacer la misma cosa una y otra vez esperando obtener diferentes resultados”. Albert Einstein

 

A un lado y otro del icono de Objetivos he puesto “Personas” y “Regla 80/20”. Los considero fundamentales.

Personas

El primero porque, aunque le pongamos el adjetivo de personal a la productividad, no deja de ser un juego en equipo, especialmente en ámbitos laborales. Pero incluso el perseguir objetivos individuales (algo muy lícito) no debe chocar con los que nos rodean. El fin no justifica los medios. Las personas son lo primero. Haz feliz a los demás y serás feliz. “El éxito no es la clave de la felicidad. La felicidad es la clave del éxito”, dice Herman Cain y nos lo recuerda Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente eficiente”. ¿De que nos sirve llegar a la cima….y no tener nadie con quien celebrarlo?

Regla 80/20

Ya lo dijo Pareto, con el 20% del esfuerzo se pueden conseguir el 80% de los resultados. Pues, bien, he querido poner el icono 80/20 porque considero vital el trabajar de manera inteligente. Poniendo foco en aquello que va a tener más impacto en lo que hacemos. Dice Tim Ferris en su libro: “La semana laboral de 4 horas” que decidió dejar de trabajar con el 80% de los clientes, pues le daban un 20% de beneficios y (muchos problemas) y se centró en el 20% de clientes más “relevantes” y los que le daban un beneficio del 80%. Perdió un 20% de ganancias pero ganó en tranquilidad, en calma y en tiempo que pronto rentabilizó.

Me viene a la mente en ocasiones la imagen que utilizó Covey en su libro. Aquella en la que un hombre con un machete en la selva va cortando maleza sin parar para intentar volver a la civilización, sin darse cuenta que cada vez se está alejando más. Hay veces que hay que parar, analizar la situación, verla con objetividad y volver a la carga. No por muchas cosas que hagamos, llegaremos antes a la meta. Hiperactividad vs Productividad

Nivel superior o cima

Por último, la cima o nivel superior. Aquí he puesto la palabra “Misión” y un corazón.ScreenHunter_1135 May. 22 14.16.jpg

Es lo esencial, para lo que estamos aquí, en el mundo. Por lo que queremos ser recordados y dejar huella. Nuestros objetivos deben ir acordes a nuestra misión.

Chade-Meng Tan en su libro “Busca en tu interior”, nos habla de un ejercicio un tanto macabro pero que puede sernos de utilidad: escribir nuestra esquela. Y ver si estamos contentos de ser recordados así o si, por el contrario, queremos cambiar y empezar a hacer nuevas cosas, perseguir nuevos sueños, conquistar nuevas metas. Ayer en el metro vi un cartel que me gustó, aún no he investigado de qué es, pero el mensaje me encantó:

uno.png

Suerte!

Sebas Revuelta. @sebasrevuelta

 

Las 8 características de un Ninja de la productividad

WP_20151206_21_27_03_RichHace ya unas semana el experto en productividad personal, Jeroen Sangers, me sugirió un libro muy interesante sobre este apasionante mundo de la productividad.

El libro está escrito por Graham Allcott, fundador de la compañia Think Productive, es un gurú en temas de productividad personal y en el libro cuenta de manera amena cómo debe ser hoy en día una persona productiva o cómo él dice “un ninja de la productividad“.

En este post quiero comentaros las 8 características que el autor propone sobre cómo debe ser un ninja de la productividad o al menos lo que más me ha inspirado y gustado.

  1. Calma Zen (Zen-Like Calm)

Mantener la calma ante todo. Evidentemente no es sencillo cuando las situaciones de stress son continuas pero me quedo con los siguientes consejos:

  • No utilizar la mente para recordar todo, sino utilizar herramientas (yo utilizo Evernote) como “segundo cerebro”.
  • Bajar las expectativas. Si nuestras expectativas profesionales o personales están por las nubes, tal vez, nunca las alcancemos.
  • Hacer ejercicio ayuda: “Mens sana in corpore sano”.

2. Implacable (Ruthlessness)

Según comenta Graham, no va en contradicción con el punto anterior. Sino que lo que pretende decir es que nos centremos en aquellos asuntos que tienen un mayor impacto. Y para ello sugiere:

  • Saber decir ‘NO’ a nosotros mismos. Es frecuente que tengamos varios asuntos entre manos, pero algunos de ellos no irán enfocados a darnos el mayor beneficio.
  • Saber decir ‘NO’ a los demás. No es fácil, pero hay que plantearse si lo que nos piden es realmente urgente y si no lo es, saber decir que no.
  • Manejar las interrupciones. Va relacionado con los otros dos puntos, pero básicamente saber “apagar” las redes sociales, el móvil, el email, etc…

3. Herramientas (Weapon-Savvy)

Como quien utiliza una navaja suiza multiuso, un ninja de la productividad debe tener su set de herramientas que le ayuden a mejorar sus procesos y organización, de hecho él las divide en 2 grupos:

Thinking Tools: herramientas de análisis de nuestros procesos, de nuestras estrategias, las que nos ayudan a detectar nuestras fortalezas y debilidades (DAFO), etc…

Organizing Tools: Aplicaciones en las que el retorno de inversión sea el adecuado, es decir, que el tiempo que dedicamos a organizarnos sea equilibrado en comparación al tiempo que dedicamos a nuestras tareas en sí. En este sentido recomienda no obsesionarse con herramientas, grupos, webs que, aunque hablen de productividad, nos hagan “perder” tiempo. Quien mucho abarca poco aprieta.

4. Sigilo y camuflaje (Stealth & Camouflage)

Al igual que el ninja aparece y desaparece, Graham recomienda realizar lo mismo en nuestro día a día, buscar momentos en los que nadie nos moleste para poder concentrarnos mejor y sacar adelante nuestras tareas, y aquí varias ideas interesantes:

  • Trabajar desde casa, cafés, “aislarse” en sala de reuniones, etc..
  • Selecciona tus llamadas, si la tarea que tienes entre manos, es más importante que la llamada entrante: ¡no lo cojas! Llámale después.
  • Reserva tiempo en tu agenda para revisiones semanales, desarrollar ideas creativas u otras iniciativas importantes.

5. Heterodoxia (Unorthodoxy)

“Lo que importa es el resultado final”, en este sentido lo que el autor recomienda es “no ser tan cuadriculado”, de vez en cuando romper las reglas establecidas, arriesgar si es necesario (quien no arriesga no gana),  dejar entrar aire fresco, por ejemplo, inspirándose en otras áreas o disciplinas para buscar soluciones creativas u originales a determinados problemas o nunca tener miedo o ser demasiado orgulloso para pedir consejo.

6. Agilidad (Agility)

Un ninja necesita tener la habilidad de reaccionar con agilidad ante imprevistos o peticiones. Para ello recomienda:

  • Mantenerse organizado para que “nada salte por los aires” ante cualquier petición.
  • No llenar la agenda, reservarse huecos para imprevistos.
  • Ve un paso por delante y utiliza sistemas o herramientas que escalen, para que estés preparado cuando el sistema crece.
  • Detecta una oportunidad u amenaza venga de dónde venga. A veces las dejamos escapar (las oportunidades) porque vienen disfrazadas de trabajo…

7. Mindfulness

Este término se está poniendo cada vez más de moda, y por lo que he leído, es castellano preferimos decirlo tal cual “Mindfulness”, aunque lo podríamos traducir como atención plena. Ser lo suficientemente inteligente emocionalmente para poner todo nuestro foco en la tarea actual, silenciar nuestros pensamientos secundarios o laterales para centrarnos únicamente en nuestra tarea.

Me llama la atención que este término se esté poniendo tan de moda, cuando ya ha habido grandes maestros espirituales que han recomendado centrarse con todas las fuerzas y energía en el momento presente.

8. Preparación (Preparedness)

Finalmente, estar preparado, tanto práctica (invertir tiempo en elegir las herramientas y sistemas adecuados para tu día a día), física (alimentarse correctamente, descansar) cómo mentalmente (“despejarse” haciendo lo que a uno le gusta para poder “reempreender” la marcha y no quemarse por el camino).

Suerte,

Sebastián Revuelta

 

Feliz año nuevo!

Desde Tiempo de Calidad  deseamos un próspero y productivo 2016! Feliz año nuevo!cropped-wp_20150823_21_00_09_pro9.jpg