Empieza el curso con foco

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2 técnicas que mejorarán tu productividad

Con el objetivo de ser cada día un poco más eficiente y productivo quiero comentar dos técnicas que me ayudan en mi vida profesional y personal: Blocking Time y Método Kanban. Espero que te sean útiles también.

Blocking Time

Muchas veces nos perdemos en las urgencias del día a día, vamos a salto de mata de una tarea a otra, vamos como diría, el conferenciante Victor Kupers, como pollos sin cabeza. Necesitamos parar, respirar y ver cuales eran y son nuestras metas, nuestros objetivos y en función de ellos planificar nuestra semana. Parece obvio pero luego, en la realidad, nos cuesta hacerlo.

Blocking Time es una técnica que propone bloquear la agenda con momentos para aquellas tareas que sabemos van acordes a nuestros objetivos, de otro modo, no las haremos, procastinaremos y una semana más, tendremos la sensación de haber hecho muchas cosas pero ninguna en sintonía con nuestras metas.

Una vez definidos los bloques de la semana que dedicaremos a nuestros objetivos, podremos reservar huecos para tareas rutinarias pero que llevan tiempo como emails, llamadas, reuniones, etc…así como también para aquellas tareas que nos ayuden a desconectar y descansar: momentos en familia, de ocio, de deporte, de hecho, Gary Keller, escritor y empresario de éxito, propone empezar la planificación estableciendo en el calendario estos momentos, pues, de otro modo saltarán y no podremos llevar una vida equilibrada.

Por último, importante dejar también huecos libres, pues imprevistos, casi seguro, no faltarán.

Método Kanban

El método Kanban fue inventado por la empresa automovilística japonesa Toyota. También es conocido como sistema de tarjetas, dado que, en esencia consiste en anotar en tarjetas las tareas que tenemos que hacer y que abordaremos durante la semana.

Con el método anterior, blocking time, podemos ver todas las tareas de la semana de una manera más global (tareas más de punto gordo) y con el método Kanban podemos poner tareas más concretas, es decir, desglosar los puntos gordos.

Dichas tarjetas se colocan en diferentes columnas en función de su estado: “Por hacer”, “En progreso” y “Terminada”. Ejemplo de Tablero Kanban:

ScreenHunter 545.png

 

Cada tarjeta (tarea) se mueve a “En Progreso” una vez que empezamos a trabajar en ella y a “Terminada” cuando se concluye. Parece obvio pero entonces ¿Por qué este método es tan eficaz y usado por miles y miles de personas?

Pues porqué tiene numerosos beneficios. Enumero los 3 más evidentes:

Permite el trabajo en equipo, bien con post it en la pared de la cocina o bien con aplicaciones informáticas, es sencillo coordinar las tareas con tu equipo, familia, amigos, etc…

Permite la estimación del trabajo. A cada tarea le podemos poner unos puntos en función del esfuerzo que nos va a llevar. De este modo es fácil, saber si nos estamos pasando, por ejemplo, en mi caso realizo unos 50 puntos de media a la semana. Si una semana planifico 70, seguramente me queden tareas por hacer.

Permite la inclusión de tareas futuras, cada vez que nos llega una nueva tarea, podemos crear una nueva tarjeta con el título de la tarea y podremos guardarla en “Backlog” (una nueva columna dónde meteremos tareas que alguna semana pasarán a la columna “Por hacer”).

En casa los utilizamos para las quehaceres familiares y domésticos. Y, aunque podríamos hacerlo mejor, nos ayuda a ir cumpliendo objetivos.

¡Suerte!

Sebas Revuelta

 

 

 

 

 

5 formas de empezar el día (y el año) de una manera productiva

Al empezar el año nos marcamos objetivos con la ilusión de cumplirlos. En la consecución de nuestros logros son fundamentales los hábitos y rutinas que nos impulsen de manera productiva y positiva hacia la meta.

Hoy quiero sugerir algunas rutinas para empezar el día de manera más productiva y que en mi experiencia he constatado que son realmente de ayuda. Aunque siendo honestos he de decir que no consigo cumplir con todos los puntos. Estoy en camino.

1. No mirar el móvil nada más levantarse

En el mundo hiperconectado en el que vivimos, estamos recibiendo de manera continua información, notificaciones, mensajes, emails, llamadas, es un bombardeo digital en toda regla.

Por esto es casi instintivo levantarse y mirar el móvil, pues, han pasado unas horas y ¡cuanta información por leer! Mi experiencia me dice que empezar el día leyendo todos los mensajes condiciona nuestro día, ya nos ponemos en estado de ocupación mental y ¡el día no ha hecho más que empezar!

2. Ejercicio

Con hacer ejercicio no me refiero a salir y correr 10 kilómetros todos los días (que sí se puede, genial), me refiero a hacer unos pequeños estiramientos o ejercicios de fortalecimiento. Unos 5-10 minutos podrían ser suficientes.

El ejercicio nos activa muscularmente y nos hace empezar el día con más vitalidad.

3. Meditación

En artículos anteriores comentamos que la meditación es el primer paso que recomiendan los expertos para vivir más centrado en el presente.

Con dos minutos es suficiente, doy fe de ello, quien pueda hacer más tiempo, adelante. Los beneficios son claros: mayor paz y calma para afrontar el día y mayor foco en el momento presente.

4. Desayunar bien

“Desayunar como un rey, comer como un príncipe y cenar como un mendigo”. Es un dicho sobre cómo deben ser nuestras comidas a lo largo del día y con el que estoy de acuerdo.

Empezar el día desayunando bien es una manera fundamental para empezar con energía. Por desayunar bien me refiero a tomar un desayuno equilibrado en el que podamos incluir algo de carbohidratos (avena, quinoa, tostadas…), algo de fruta y algo de proteínas (huevo, pollo, pavo…)

Tengo amigos a los que no les “entra” nada de comida al levantarse, en estos casos yo diría que no hace falta forzar, pero es sí a media mañana o cuando entre el hambre recomiendo algo sano que nos de energía para ser productivos como frutos secos (nueces, almendras, cacahuetes…) o fruta (tal vez más práctico frutas que sean fáciles de pelar sin mancharse, pues estaremos seguramente, en el trabajo: plátanos, manzanas, higos secos…)

5. Planificar el día y empezar con lo más importante

Hacer un planning del día ayuda a no ir improvisando. Este planning debe ser los más realista posible (y lo menos optimista posible, pues, la experiencia me dice que se cumple la mitad de lo programado de manera optimista).

Una vez planificado el día, mi humilde recomendación es empezar con la tarea más importante, no la que más nos gusta o la que más rápido nos podemos quitar, sino aquella que realmente aporte más valor para nosotros y para los que nos rodean. Tener el punto importante del día ya cumplido a medio día, nos hace afrontar el resto de la jornada con más calma.

Espero estos puntos puedan serte útiles. ¡Te deseo un feliz y producto 2019!

Sebas Revuelta

¿Pasamos demasiado tiempo en el móvil?

El otro día me sorprendió leer (desde mi móvil) que pasamos más de 2 horas al día mirando el móvil. Me dije a mi mismo no puede ser, la vida no transcurre en las pantallas, transcurre fuera de ellas, con los amigos, con la familia, con la naturaleza.

También me pareció interesante un vídeo (también visto desde mi móvil) sobre ¿Cómo usamos el móvil delante de nuestros hijos?

En este estudio personal sobre el uso del móvil leí un artículo de un ingeniero español (con el que me vi identificado) que comentaba que varias noches se sorprendía no hablando con su mujer, sino que cada uno se concentraba en sus respectivos celulares y, cansado de esta situación, fue por lo que decidió desarrollar una aplicación para controlar cuanto tiempo al día pasaba delante del móvil.
Investigando descubrí una más sencilla llamada Checky que te dice cuantas veces
al día consultamos nuestro dispositivo, la media, es de ¡150 veces al día!
Existen alternativas interesantes, se pueden ver algunas en este artículo.

Desde hace un tiempo he decidido predicar con el ejemplo y para no mirar tanto el móvil, he tomado algunas decisiones cómo:

  • Instalar la aplicación Checky para controlar el número de veces que miro el móvil (no quiero superar las 50).
  • Silenciar y desactivar notificaciones de ¡todos los grupos de Whatsapp! (Si algo urgente, un grupo no es el medio más idóneo).
  • Dejar el móvil en la entrada de casa con el volumen a tope, eso sí, por si me llaman o mandan un mensaje privado.
  • Recuperar la técnica pomodoro, por ejemplo, con webs cómo tomato-timer.com

Desde entonces he constatado que mi productividad es mejor y el tiempo que paso en casa es de más calidad. Tiempo de calidad 😉

Sebas Revuelta

Productividad con mente abierta

Se dice que una persona productiva es aquella que consigue cumplir sus objetivos de manera eficiente y con una utilización óptima de su tiempo. Para conseguirlo los hábitos productivos son un buen camino para ello.
Ejemplos conocemos ya varios:
El hábito de empezar nuestra jornada con la tarea más difícil o que menos nos gusta del día (“Cómete el sapo primero”)
El hábito de no mirar continuamente el correo electrónico.
El hábito de no estar revisando continuamente las redes sociales.
El hábito de poner el foco 100% en lo que estamos haciendo.
El hábito de revisar continuamente nuestras metas y objetivos para ver que no nos desviamos o caemos en hacer tareas que no aportan.
Hay numerosos hábitos que podemos ir adquiriendo para cada día acercarnos más a nuestras metas.

Pero claro, aquí surge un tema muy interesante. ¿Qué ocurre con los imprevistos? ¿Cómo manejarlos? Es conocida la frase:

“Los cambios son la única constante de la vida”

Por tanto, parece que adaptarse a un entorno cambiante se antoja fundamental para no morir en el intento.
Mi propia experiencia me dice que el intentar llevar una filosofía de vida basada en la productividad personal nos hace “seres” eficientes pero se corre el riesgo de convertirnos en “seres” menos sociales, más rígidos, con menos flexibilidad para los imprevistos o simplemente para escuchar las necesidades de los demás.

¿Y cómo se puede hacer para poder tener esa flexibilidad, esa apertura de mente que nos haga ver más allá de nuestros objetivos?
He constatado que realizar meditación por la mañana, nos permite vivir en un estado de calma, de menos stress que nos hace tener una apertura de mente (open mind) hacia las situaciones imprevistas que nos puedan ir surgiendo a lo largo del día.
No llenar nuestra agenda al 100% también veo que es un buen ejercicio. Muchas veces nos frustramos porque no hemos conseguido llevar a cabo todas las tareas que habíamos establecido para la jornada y eso nos hace vivir con más stress y enfado interior. Mi recomendación aquí es dejar huecos en la agenda, de esta manera podremos acoger, abrazar el imprevisto que siempre llega.
Tener empatía con los demás nos hace estar más abiertos a las necesidades de los demás. Sthepen Covey, autor del libro 7 hábitos de la gente altamente eficiente, nos dice:

“Cuando muestras profunda empatía hacia otros, tu energía defensiva baja y es reemplazada por energía positiva. Así es como puedes conseguir mayor creatividad resolviendo problemas.”

¿Qué beneficios nos trae la flexibilidad? Aquí enumero algunos:

  • Nos hacer vivir con más calma y paz.
  • Nos hace estar más receptivos a las necesidades de los demás.
  • Mejora nuestra creatividad.
  • Nos hace más felices.

Conclusión
Tener hábitos productivos es el mejor camino para conseguir nuestras metas, pero tener una mente abierta capaz de afrontar de manera flexible los cambios nos hará vivir más tranquilos, más atentos a los demás, más felices.
¡Suerte!

Sebas Revuelta

Silencio, meditación y productividad

Recientemente he tenido la oportunidad de realizar un curso sobre Mindfulness.

Mindfulness, cómo hemos comentado en otras ocasiones, se puede traducir como atención plena y de manera consciente en el momento presente sin emitir juicio alguno. Me gustó ver cómo los primeros temas de este curso abordaban la meditación como un elemento base fundamental para poder “vivir bien” el mindfulness.

Pero, ¿Qué es la meditación?

La meditación básicamente es buscar un momento en el día en el que poder silenciar la mente del “ruido” para introducirse en el rico mundo interior que todos tenemos.

Y, esto, cómo se hace, se podrán preguntar. Los pasos que recomiendan son:

  • Buscar una postura cómoda (normalmente sentado con la espalda erguida)
  • Cerrar los ojos
  • Empezar sintiendo nuestra respiración.
  • Dejar marchar todos los pensamientos e ideas que nos vengan para poco a poco entrar en un estado de contemplación y consciencia.

Me detengo en este último punto. La mente normalmente es un hervidero de pensamientos, ideas, algunas más intensos que otros, algunos nos llevan, incluso, a sentir emociones (tristeza, alegría, preocupación…).

Lo que se propone en la meditación es dejar marchar estos pensamientos de manera amable, “abrazar” el pensamiento cuando llega y dejarlo marchar. Al igual que una nube en el cielo, viene, llega a dónde estamos y luego sigue su rumbo.

Al principio notaremos que tendremos que abrazar muchos pensamientos, pues, es muy difícil, dejar la mente en un estado de no pensamiento durante varios minutos, pero con la práctica se consigue.

Al autor le gusta decir que la meditación trata de sumergir la mente en un mar de calma, serenidad, paz y dejar a un lado el ruido continuo al que está sometida.

  • Cómo último paso, y tras unos minutos, en este estado de contemplación, se sugiere poder leer algún texto, que vaya acorde a nuestros valores.

Esto me pareció muy interesante, pues, me percaté que algunos textos que, en otras ocasiones, ya no me emocionaban, ahora me parecían nuevos, o al menos, descubría en ellos aspectos novedosos.

¿Qué se obtiene con la meditación?

Pablo D’Ors, en su libro “Biografía del silencio”, comenta que algunos de los frutos de la meditación son: paz, calma, serenidad, humildad, mayor consciencia, mayor atención a las necesidades de los demás, amor a la naturaleza, y podría seguir con una amplia lista.

A este respecto me pareció muy interesante un texto de Chiara Lubich que decía:

“…la prisa, la agitación no tienen nada que ver con la generosidad, es más son la muerte de la paz interior, de la caridad y (el gozo) de la justicia…”

Por tanto, parece evidente, que meditar nos prepara para vivir con una actitud de paz interior que se refleja en los actos que voy haciendo. Chiara Lubich prosigue en ese texto:

“…Construida la paz dentro de mi, tengo que llevar la paz a los demás”.

¿Ayuda a la productividad?

Pero ¿El silencio, la meditación ayudan a la productividad, a la eficiencia personal? Desde luego.

Por un lado, si la meditación nos hace estar más consciente, más centrado en el momento presente, haré mejor mis tareas, sean del ámbito que sean.

De hecho, al vivir bien el mindfulness, soy más consciente de qué cuando como, como, cuando camino, camino, cuando trabajo, trabajo. Creo que en cierto modo, se disfruta más de la vida, se saborea más.

Por tanto, si soy más conscientes de las tareas que hago y las hago con mayor atención, las haré de manera más eficiente, seré más productivo.

Y esto lo podemos llevar perfectamente al ámbito de las relaciones personales. En el curso comentaban, cuando hables con una persona, imagínate que tienes un foco que ilumina a la otra persona, es como un truco para estar al 100% en la conversación. Y si nos viene una idea o pensamiento mientras hablamos, lo abrazamos y lo dejamos marchar…para seguir en la conversación.

Esto trae que nuestra capacidad de escucha mejore, nuestro interlocutor se sienta acogido, sin juicios y, por tanto, la colaboración que tengamos con él mejorará, seremos mejores compañeros, más eficientes.

Sebastián Revuelta

Educar en la productividad

A veces asociamos la productividad al mundo empresarial, a los grandes ejecutivos.

Pero ya hemos visto que la productividad puede ayudar en cualquier ámbito; al fin y al cabo, todos tenemos objetivos y metas fuera del ámbito laboral. A mí, por ejemplo, la técnica Pomodoro, ya explicada en este blog, me ayuda a realizar las tareas domésticas sin perder el foco; o el valor del momento presente, también tratado en este blog, me ayuda con mis hijos a escucharles más y mejor (¡excepto cuando me hablan los tres a la vez!).

Pero ¿se puede empezar a transmitir «valores productivos» a los niños y a los jóvenes? ¿Se puede educar en la productividad?

Yo creo que sí. Por supuesto, el ejemplo ayuda. Para ello, puede ser bueno compartir con la familia objetivos personales que uno pueda tener: perder peso, aprobar un examen, participar en una carrera popular, etc… Y luego no hace falta hablar mucho, basta aplicarse; y los niños, que son como esponjas, absorberán que con esfuerzo las metas se pueden conseguir (consejo: mejor compartir objetivos realistas).

Pero hay un aspecto que me parece revelador: aprender a mejorar la atención.

La atención tiene un valor incalculable. Según Pablo D’Ors, «la atención que prestamos a algo es el termómetro más exacto de nuestro amor».

Recuerdo a Víctor, un compañero de la universidad. Víctor tomaba pocos apuntes en clase, los justos y necesarios, pero era encomiable la atención con que escuchaba cada palabra del profesor. Se nutría de cada nuevo concepto y al terminar la clase comentaba sus dudas con el profesor. Para Víctor estudiar era simplemente repasar sus notas. Fue de los mejores de su promoción. ¿La clave de su éxito? Sencillo: estar atento en clase. Con esto diría que el 80% está hecho.

Yo no era tan así; me distraía más, y reconozco que Víctor me daba envidia. Pero con esfuerzo y técnicas la atención también se puede mejorar. De hecho, por este motivo herramientas como el mindfulness o la meditación se están poniendo tan de moda.

Por último, y especialmente pensando en niños, quiero hablar sobre las nuevas tecnologías y la productividad.

Muchos padres podríamos pensar que si nuestro hijo de 2 años ya es capaz de manejar una tableta, podrá llegar lejos. Pensamos que los niños, cuanto más temprano y más tecnología tengan en sus manos, mejor preparados estarán para su futuro.

Sin embargo, no es así. Ya hay estudios, muchos de ellos comentados por la investigadora canadiense Catherine L’Ecuyer en su libro Educar en la realidad, en los que indica que el uso de pantallas en niños no tiene un efecto en su rendimiento; es más, suele ser peor que el de los niños que no tienen contacto con las nuevas tecnologías.

Significativo me pareció el experimento en el que dividían en 3 grupos a niños de 4 años: uno vieron Bob Esponja (dibujos animados con un ritmo frenético), otros Caillou (dibujos más tranquilos) y otros estuvieron pintando. Los que vieron Bob Esponja sacaron 12 puntos menos que los otros dos grupos. Además, los que estuvieron pintando demostraron un mayor autocontrol para esperar a la merienda.

El bombardeo de pantallas a las que están sometidos los niños no solo no les hace más inteligentes, sino que los estudios empiezan a demostrar que estos niños tienen más problemas de aprendizaje, pues dificultan su atención y autocontrol.