Productividad con mente abierta

Se dice que una persona productiva es aquella que consigue cumplir sus objetivos de manera eficiente y con una utilización óptima de su tiempo. Para conseguirlo los hábitos productivos son un buen camino para ello.
Ejemplos conocemos ya varios:
El hábito de empezar nuestra jornada con la tarea más difícil o que menos nos gusta del día (“Cómete el sapo primero”)
El hábito de no mirar continuamente el correo electrónico.
El hábito de no estar revisando continuamente las redes sociales.
El hábito de poner el foco 100% en lo que estamos haciendo.
El hábito de revisar continuamente nuestras metas y objetivos para ver que no nos desviamos o caemos en hacer tareas que no aportan.
Hay numerosos hábitos que podemos ir adquiriendo para cada día acercarnos más a nuestras metas.

Pero claro, aquí surge un tema muy interesante. ¿Qué ocurre con los imprevistos? ¿Cómo manejarlos? Es conocida la frase:

“Los cambios son la única constante de la vida”

Por tanto, parece que adaptarse a un entorno cambiante se antoja fundamental para no morir en el intento.
Mi propia experiencia me dice que el intentar llevar una filosofía de vida basada en la productividad personal nos hace “seres” eficientes pero se corre el riesgo de convertirnos en “seres” menos sociales, más rígidos, con menos flexibilidad para los imprevistos o simplemente para escuchar las necesidades de los demás.

¿Y cómo se puede hacer para poder tener esa flexibilidad, esa apertura de mente que nos haga ver más allá de nuestros objetivos?
He constatado que realizar meditación por la mañana, nos permite vivir en un estado de calma, de menos stress que nos hace tener una apertura de mente (open mind) hacia las situaciones imprevistas que nos puedan ir surgiendo a lo largo del día.
No llenar nuestra agenda al 100% también veo que es un buen ejercicio. Muchas veces nos frustramos porque no hemos conseguido llevar a cabo todas las tareas que habíamos establecido para la jornada y eso nos hace vivir con más stress y enfado interior. Mi recomendación aquí es dejar huecos en la agenda, de esta manera podremos acoger, abrazar el imprevisto que siempre llega.
Tener empatía con los demás nos hace estar más abiertos a las necesidades de los demás. Sthepen Covey, autor del libro 7 hábitos de la gente altamente eficiente, nos dice:

“Cuando muestras profunda empatía hacia otros, tu energía defensiva baja y es reemplazada por energía positiva. Así es como puedes conseguir mayor creatividad resolviendo problemas.”

¿Qué beneficios nos trae la flexibilidad? Aquí enumero algunos:

  • Nos hacer vivir con más calma y paz.
  • Nos hace estar más receptivos a las necesidades de los demás.
  • Mejora nuestra creatividad.
  • Nos hace más felices.

Conclusión
Tener hábitos productivos es el mejor camino para conseguir nuestras metas, pero tener una mente abierta capaz de afrontar de manera flexible los cambios nos hará vivir más tranquilos, más atentos a los demás, más felices.
¡Suerte!

Sebas Revuelta

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Silencio, meditación y productividad

Recientemente he tenido la oportunidad de realizar un curso sobre Mindfulness.

Mindfulness, cómo hemos comentado en otras ocasiones, se puede traducir como atención plena y de manera consciente en el momento presente sin emitir juicio alguno. Me gustó ver cómo los primeros temas de este curso abordaban la meditación como un elemento base fundamental para poder “vivir bien” el mindfulness.

Pero, ¿Qué es la meditación?

La meditación básicamente es buscar un momento en el día en el que poder silenciar la mente del “ruido” para introducirse en el rico mundo interior que todos tenemos.

Y, esto, cómo se hace, se podrán preguntar. Los pasos que recomiendan son:

  • Buscar una postura cómoda (normalmente sentado con la espalda erguida)
  • Cerrar los ojos
  • Empezar sintiendo nuestra respiración.
  • Dejar marchar todos los pensamientos e ideas que nos vengan para poco a poco entrar en un estado de contemplación y consciencia.

Me detengo en este último punto. La mente normalmente es un hervidero de pensamientos, ideas, algunas más intensos que otros, algunos nos llevan, incluso, a sentir emociones (tristeza, alegría, preocupación…).

Lo que se propone en la meditación es dejar marchar estos pensamientos de manera amable, “abrazar” el pensamiento cuando llega y dejarlo marchar. Al igual que una nube en el cielo, viene, llega a dónde estamos y luego sigue su rumbo.

Al principio notaremos que tendremos que abrazar muchos pensamientos, pues, es muy difícil, dejar la mente en un estado de no pensamiento durante varios minutos, pero con la práctica se consigue.

Al autor le gusta decir que la meditación trata de sumergir la mente en un mar de calma, serenidad, paz y dejar a un lado el ruido continuo al que está sometida.

  • Cómo último paso, y tras unos minutos, en este estado de contemplación, se sugiere poder leer algún texto, que vaya acorde a nuestros valores.

Esto me pareció muy interesante, pues, me percaté que algunos textos que, en otras ocasiones, ya no me emocionaban, ahora me parecían nuevos, o al menos, descubría en ellos aspectos novedosos.

¿Qué se obtiene con la meditación?

Pablo D’Ors, en su libro “Biografía del silencio”, comenta que algunos de los frutos de la meditación son: paz, calma, serenidad, humildad, mayor consciencia, mayor atención a las necesidades de los demás, amor a la naturaleza, y podría seguir con una amplia lista.

A este respecto me pareció muy interesante un texto de Chiara Lubich que decía:

“…la prisa, la agitación no tienen nada que ver con la generosidad, es más son la muerte de la paz interior, de la caridad y (el gozo) de la justicia…”

Por tanto, parece evidente, que meditar nos prepara para vivir con una actitud de paz interior que se refleja en los actos que voy haciendo. Chiara Lubich prosigue en ese texto:

“…Construida la paz dentro de mi, tengo que llevar la paz a los demás”.

¿Ayuda a la productividad?

Pero ¿El silencio, la meditación ayudan a la productividad, a la eficiencia personal? Desde luego.

Por un lado, si la meditación nos hace estar más consciente, más centrado en el momento presente, haré mejor mis tareas, sean del ámbito que sean.

De hecho, al vivir bien el mindfulness, soy más consciente de qué cuando como, como, cuando camino, camino, cuando trabajo, trabajo. Creo que en cierto modo, se disfruta más de la vida, se saborea más.

Por tanto, si soy más conscientes de las tareas que hago y las hago con mayor atención, las haré de manera más eficiente, seré más productivo.

Y esto lo podemos llevar perfectamente al ámbito de las relaciones personales. En el curso comentaban, cuando hables con una persona, imagínate que tienes un foco que ilumina a la otra persona, es como un truco para estar al 100% en la conversación. Y si nos viene una idea o pensamiento mientras hablamos, lo abrazamos y lo dejamos marchar…para seguir en la conversación.

Esto trae que nuestra capacidad de escucha mejore, nuestro interlocutor se sienta acogido, sin juicios y, por tanto, la colaboración que tengamos con él mejorará, seremos mejores compañeros, más eficientes.

Sebastián Revuelta

Educar en la productividad

A veces asociamos la productividad al mundo empresarial, a los grandes ejecutivos.

Pero ya hemos visto que la productividad puede ayudar en cualquier ámbito; al fin y al cabo, todos tenemos objetivos y metas fuera del ámbito laboral. A mí, por ejemplo, la técnica Pomodoro, ya explicada en este blog, me ayuda a realizar las tareas domésticas sin perder el foco; o el valor del momento presente, también tratado en este blog, me ayuda con mis hijos a escucharles más y mejor (¡excepto cuando me hablan los tres a la vez!).

Pero ¿se puede empezar a transmitir «valores productivos» a los niños y a los jóvenes? ¿Se puede educar en la productividad?

Yo creo que sí. Por supuesto, el ejemplo ayuda. Para ello, puede ser bueno compartir con la familia objetivos personales que uno pueda tener: perder peso, aprobar un examen, participar en una carrera popular, etc… Y luego no hace falta hablar mucho, basta aplicarse; y los niños, que son como esponjas, absorberán que con esfuerzo las metas se pueden conseguir (consejo: mejor compartir objetivos realistas).

Pero hay un aspecto que me parece revelador: aprender a mejorar la atención.

La atención tiene un valor incalculable. Según Pablo D’Ors, «la atención que prestamos a algo es el termómetro más exacto de nuestro amor».

Recuerdo a Víctor, un compañero de la universidad. Víctor tomaba pocos apuntes en clase, los justos y necesarios, pero era encomiable la atención con que escuchaba cada palabra del profesor. Se nutría de cada nuevo concepto y al terminar la clase comentaba sus dudas con el profesor. Para Víctor estudiar era simplemente repasar sus notas. Fue de los mejores de su promoción. ¿La clave de su éxito? Sencillo: estar atento en clase. Con esto diría que el 80% está hecho.

Yo no era tan así; me distraía más, y reconozco que Víctor me daba envidia. Pero con esfuerzo y técnicas la atención también se puede mejorar. De hecho, por este motivo herramientas como el mindfulness o la meditación se están poniendo tan de moda.

Por último, y especialmente pensando en niños, quiero hablar sobre las nuevas tecnologías y la productividad.

Muchos padres podríamos pensar que si nuestro hijo de 2 años ya es capaz de manejar una tableta, podrá llegar lejos. Pensamos que los niños, cuanto más temprano y más tecnología tengan en sus manos, mejor preparados estarán para su futuro.

Sin embargo, no es así. Ya hay estudios, muchos de ellos comentados por la investigadora canadiense Catherine L’Ecuyer en su libro Educar en la realidad, en los que indica que el uso de pantallas en niños no tiene un efecto en su rendimiento; es más, suele ser peor que el de los niños que no tienen contacto con las nuevas tecnologías.

Significativo me pareció el experimento en el que dividían en 3 grupos a niños de 4 años: uno vieron Bob Esponja (dibujos animados con un ritmo frenético), otros Caillou (dibujos más tranquilos) y otros estuvieron pintando. Los que vieron Bob Esponja sacaron 12 puntos menos que los otros dos grupos. Además, los que estuvieron pintando demostraron un mayor autocontrol para esperar a la merienda.

El bombardeo de pantallas a las que están sometidos los niños no solo no les hace más inteligentes, sino que los estudios empiezan a demostrar que estos niños tienen más problemas de aprendizaje, pues dificultan su atención y autocontrol.

 

El buen humor mejora la productividad

Si hay un vecino que está siempre de buen humor, te hace alguna gracia o comentario positivo cuando te ve, pues, te da gusto encontrarle en el rellano y subir o bajar en el ascensor con él, si por el contrario, es una persona más seria o que suele estar de mal humor, con la bombilla fundida como diría el conferenciante Victor Kuppers, pues, a lo mejor, inconscientemente, hago un poco de tiempo para no coincidir con él en el pasillo o en el ascensor.

Yo creo que en el trabajo sucede igual, si el ambiente es positivo, alegre y hay buen “rollo”, las ganas de trabajar en equipo, de ayudarse, de cumplir las metas, aumentan considerablemente.

Estudios

Y esto, aunque nos lo dice el sentido común, hay estudios que lo avalan. La Universidad de Queensland en Australia realizó un estudio sobre el humor y la productividad. La conclusión a la que llegaron es que los trabajadores están más motivados y rinden mejor si hay buen humor en el ambiente y sus jefes lo fomentan. Charmine Hartel, profesor de dicha Universidad, insta a los jefes a crear una cultura de humor y constatar los beneficios que éste produce.

Beneficios

Hartel indica, “…cuando el humor es utilizado de manera constructiva crea una atmósfera emocionalmente positiva en el trabajo”. “Los empleados se sienten más cómodos los unos con los otros, y expermientan un sentimiento de inclusión”.

Además, comenta Hartel, el humor es una característica que estimula la creatividad y la innovación y esto tiene efectos inmediatos en la productividad de la compañía.

Físicamente el buen humor produce un incremento en el riego sanguíneo del cerebro,  elimina la tensión corporal lo cual produce que se contrarresten los efectos negativos del stress y ayuda a prevenir el sentimiento de “estoy quemado”. Todo esto contribuye a que nuestra disposición mental sea la adecuada para sacar las tareas adelante.

No caer en la broma continua o falta de respeto

Rod Moynihan, director comercial de la compañia Zendesk, comenta que en su oficina hay un ambiente jovial, distendido que ayuda a disfrutar del trabajo y, por tanto, a rendir mejor. Ahora bien, indica que en su equipo saben bien cuales son las fronteras, las líneas rojas que no se pueden pasar. El respeto y la amabilidad entre los compañeros está por encima de todo. Y también hay momentos en los que la seriedad, especialemente cuando se habla de dinero, debe primar.

Conclusión

Hay compañías punteras como Google, Amazon, Microsoft… que empiezan a utilizar técnicas interesantes para mejorar el ambiente en la oficina y, por tanto, la productividad de sus empleados. Por ejemplo en Google para ir a comer se puede ir por un tobogan de dimensiones y formas considerables, en otras están empezando a poner salas especiales para echarse la siesta o futbolines para pasar un rato agradable, sin embargo, una de las mejores armas para mejorar la átmosfera laboral y rendir mejor está dentro de nosotros mismos: el sentido del humor, eso sí, con sentido común claro.

Sebastián Revuelta

 

Cómo conseguir los objetivos del curso

Cómo como conseguir los objetivos del curso
Septiembre! Atrás quedan los meses de verano en los que con un poco de suerte hemos podido descansar y recargar las pilas para el nuevo curso.
Cuando empieza el curso me viene a la mente el cuaderno en blanco, impoluto, inmaculado que llevaba a clase el día inicial. La primera hoja la trataba como si fuera de porcelana y las primeras letras eran escritas con el esmero y concentración de un monje copiando un manuscrito. No había ningún tachón. Ningún error. Tres semanas después el cuaderno ya era el de toda la vida con manchones y faltas por doquier.
Y creo que así empezamos nuestro curso, con ilusión, con entusiasmo proponiéndonos nuevas metas y objetivos. Y eso esta bien, es sano y lícito, pero ¿Cómo hacer para no caer en la rutina y en el desánimo tres semanas después?
 
Algunos consejos desde mi humilde opinión.
En primer lugar los objetivos que nos marquemos deberían ser realistas en tiempo y forma.
Si para aprobar una oposición necesito sacar 20 horas a la semana y entre el trabajo, la familia y demás quehaceres sólo me quedan libres 5 horas a la semana, pues, mejor dejarlo, acaba frustrándose uno cuando empieza algo y no puede acabarlo.
Y también en forma, es decir, aunque tenga todo el tiempo del mundo no puedo proponerme ahora a mis años ser campeón olímpico, tal vez haya que empezar por algo más factible a nuestra realidad.
En este sentido también me gustaría recalcar la importancia de una vida equilibrada, si la consecución de mis objetivos implica dejar de la lado las relaciones con los amigos, el deporte o momentos de ocio, el dedicar tiempo a las tareas de casa, etc…pues a lo mejor estaríamos perdiendo mucho más de lo que podamos llegar a conseguir.
Ahora bien, una vez que hemos definido uno (o varios objetivos) es importante definir un itinerario que nos lleve a su consecución. El itinerario durará los meses que establezcamos nosotros, por ejemplo, 3 meses (un trimestre) o 9 meses (todo el curso).
El principio y el fin del itinerario son la situación de la que partimos y a dónde queremos llegar.
El itinerario se divide en etapas. Las etapas suelen ser de un mes de duración y tienen también definido un inicio y un final.
Vamos a poner un ejemplo, imaginemos que mi objetivo es sacarme el título de inglés llamado “First Certificate”. El itinerario será de 9 meses (porque el examen es en Junio). Para ello he determinado apuntarme a una academia. He estimado, y he visto que es realista y equilibrado, dedicar unas 10 horas semanales, 4 de clase y 6 por mi cuenta.
Las etapas serán 9 y durará un mes cada una. La primera por ejemplo tendrá como “mini objetivo” centrarme en la comprensión lectora así que además de las clases tendré que leer un libro por mi cuenta.
Así pues, el primer mes el objetivo es muy claro. Ir a clase y leer el libro.
Las etapas las vamos a dividir nuevamente en metas volantes de una semana. Cada semana (normalmente el domingo) definiré cuando y dónde voy a “gastar” las 10 horas de esa semana al inglés. Además de las 4 horas de clase que tendrán hora, día y lugar, tendré que programar y, por tanto, poner en la agenda las otras 6 horas. Si no se hace así no conseguiremos cumplir nuestras metas. Parece obvio, pero si no se programa e incluso visualiza en nuestra mente el momento de estudio, no lo conseguiremos.
El mismo día que definimos el cuando y el dónde dedicaremos las horas de la semana que viene es el momento de revisar la semana anterior y preguntarnos si hemos cumplido con el plan y si nos hemos desviado preguntarnos el porqué y poner soluciones.
Las revisiones mensuales (las de cada etapa) tendrán que responder a la pregunta clara y concisa de si he conseguido el mini objetivo de esa etapa.
Al final es sentido común y aplicar el dicho de “divide y vencerás” pero la experiencia me ha hecho darme cuenta que muchas veces se nos olvida esta lógica.
Como conclusión, tener objetivos y cumplirlos no es ciencia ficción, es posible, basta trazar el itinerario y cumplirlo, paso a paso, momento a momento.
¡Buen inicio de curso!

Cómo mantener tu bandeja de entrada a cero

8.38 voy a coger el coche para ir al trabajo, antes de arrancar chequeo el email en el móvil.

9.15 Llego a la oficina, enciendo el portátil, chequeo el email.

9.37 Chequeo el email.

9.41 Chequeo el email.

9.45 Notificación de correo nuevo, lo leo.

10.03 Voy a por café, por el camino chequeo el email en mi móvil.

¿Realmente hace falta vivir tan pendiente de la bandeja de entrada? No. Desde luego que no.

Pero el inicio de este post bien podía ser un típico día de mi trabajo, es más, he llegado a tener dos pantallas, una con la tarea principal y otra con la bandeja de entrada abierta, controlando con la vista si “aterrizaba” algún email nuevo.

Ahora ya me estoy acostumbrando a qué se puede vivir sin estar tan pendiente del correo. Aunque suene paradójico me he dado cuenta que soy más productivo sino estoy tan atento a mis emails. Me he percatado que el correo no es mi lista de tareas, no es mi agenda. Es un input más que puede afectar o no a mi lista de tareas. Que los demás me manden un email no significa que enseguida deba atenderlo. Pero entonces, ¿Cómo gestionar correctamente el correo?

Aquí una serie de consejos que humildemente propongo.

1) No hace falta chequear continuamente el correo.

Basta revisarlo 3 o 4 veces al día. No más. Por ejemplo, a las 9.00, a las 12.00, a las 15.00 y a las 18.00.

No hay nada urgente que no pueda esperar unas horas, y si lo hubiera el email no sería el medio adecuado, se debería recurrir al teléfono.

De este modo podremos centrarnos en nuestras tareas importantes, aquellas que realmente generen un mayor impacto en nuestro negocio.

2) Desactivar notificaciones.

Normalmente aplicaciones cómo Outlook notifican la llegada de un correo nuevo. Esto es improductivo. Interrumpe nuestra tarea. La curiosidad nos termina carcomiendo y terminamos consultando el email recién llegado. Retomar la tarea actual, cuesta del orden de 5 a 15 minutos según varios estudios.

En la herramienta Outlook estas notificaciones se pueden desactivar. En correo del tipo gmail se puede configurar para que sólo descargue el correo si yo le doy a actualizar. También para gmail existen plugin útiles cómo el de “Pause” que congela tu bandeja de entrada, esto es interesante, por ejemplo si tienes abierto el correo y estas respondiendo un email, puedes activar la “pausa” para que no te interrumpa con la llegada de nuevos correos.

3) Desapuntarte de newsletters o de publicidad.

En su momento te apuntaste o te apuntaron. Estas news hacen “ruido” en tu bandeja de entrada. Hacen que se incrementen el número de correo no leídos y esto, según estudios, hace que se incremente nuestro nivel de stress, nuestra sensación de “no llego a todo”.

Ya hace tiempo me he desapuntado de todas aquellas suscripciones que no me interesaban y aquellas que sí, por ejemplo, blogs de productividad los llevo automáticamente a la carpeta “Productividad” mediante una regla en mi correo, de este modo no “aterrizan” en mi bandeja de entrada y no se incrementa el número de correos no leídos. Una vez a la semana dedico una hora a leer estos emails.

4) Utilizar la técnica “Barred”.

Ya tengo cientos, miles de emails sin leer me podríais decir algunos. Entre las 9.00 de la mañana y las 12.00 ya se me han acumulado un buen número de mensajes me podríais decir otros. ¿Cómo hago para volver a dejar mi bandeja de entrada a cero?

Utilizando la técnica “Barred”.  Básicamente es un barrido por nuestra bandeja de entrada dónde tengo que aplicar una serie de puntos cuyas iniciales se corresponden con la palabra “B.A.R.R.E.D”: Borrar, Archivar, Responder ahora, Responder después, Emplazar, Delegar.

Vamos al detalle.

  • Borrar. Borraremos todos aquellos correos que no nos aporten nada. No te cortes. O si te sientes más tranquilos llévalos a una carpeta “Borrar” y verás que en semanas no los has echado en falta. Vacíala con la periodicidad que estimes oportuno.
  • Archivar. Si contienen información valiosa o consultable en un futuro, archiva el correo. Existen herramientas como Evernote, OneNote, o el propio Outlook que te permiten almacenar la información y localizarla rápidamente.
  • Responder ahora. Sigue la ley de los 2 minutos. Si la respuesta te lleva menos de dos minutos, responde ahora, es el momento, no procastines.
  • Responder más tarde. Si el correo requiere una respuesta más elaborada o una acción por tu parte más concienzuda, planifícala si consideras que va de acorde a los objetivos de tu negocio. Ponle día y hora. Utiliza tu agenda o calendario. El Outlook tiene ya un calendario. Gmail tiene Google Calendar.
  • Emplazar. Si no requiere ninguna acción por tu parte a día de hoy pero crees será relevante para tu negocio en un futuro, posponla, llévala adelante. Para ello, ponte un recordatorio o para los que usan gmail existe un plugin muy interesante llamado “Boomerang” que te permite reenviarte un correo a la fecha que tu le digas, dicho de una manera “cool” te lo manda al futuro, dicho de una manera “informal”, le pegas una patada para adelante.
  • Delegar. Por último, existen correos que aunque la responsabilidad sea tuya, no implican una acción directa por tu parte sino que puede ser afrontado por un compañero o empleado. Deriva el correo a la(s) persona(s) correspondientes. Para este tipo de emails conviene, además de reenviarlos, ponerlos en una carpeta “En espera” y revisarla con frecuencia para comprobar que sigue la evolución esperada.

Conclusión

Mediante estas pautas aplicadas con cierta agilidad y frecuencia el número de correo no leídos se reduce considerablemente y se consigue llegar al tan “relajante” lema de bandeja de entrada a cero. Prueba y verás.

He comprobado que mi nivel de stress se ha reducido y que consigo estar al día de todo lo que me llega.

Hoy en día, en un mundo en el que la conexión de nuestros dispositivos es continua y recibimos información (en exceso en mi opinión) las 24 horas del día, mantener el email a cero es realmente un desafío. Un desafío para ti y tu productividad. Suerte.

Creando un ecosistema tecnológico productivo

Introducción

No cabe duda que las herramientas son una ayuda, un soporte, un instrumento que empuja nuestra productividad. Pero las herramientas sin una metodología detrás pueden llevarnos en la dirección equivocada. Por eso considero que el primer paso es seleccionar bien la metodología de trabajo y en segundo lugar las herramientas que nos acompañen en el camino.

Ecosistema tecnológico

En mi caso intento aplicar la metodología GTD (Getting Things Done) definida por David Allen. Para la fase de captura de información, primera fase propuesta por Allen, utilizo la herramienta Evernote. Cualquier idea, tarea, comentario que me llama la atención lo pongo en la carpeta “Inbox” de Evernote. Luego ya lo procesaré.

Muchas de las ideas o inputs provienen de mi correo electrónico: emails de mi jefe o de clientes, correos de mi mujer, mensajes relacionado con la guardería de los niños, de mis amigos, etc.., son inputs que capturo y que almaceno en la carpeta “Bandeja de entrada” de mi Evernote.

Tras la fase de captura y organización he fijado en mi calendario, en ocasiones con semanas de antelación: tareas específicas para ese día como llamadas o reuniones, gestiones sean del trabajo o personales, cumpleaños, etc…Estas tareas específicas se anotan en la Carpeta “Acciones Semana Actual” de mi Evernote.

Cuando llega la fase de “hacer“, es decir, la de concretar lo que hemos diseñado y planificado en las etapas anteriores me gusta medir el tiempo que tardo en llevarlas a cabo. Es muy interesante luego ver en que se va el tiempo, en que tipo de tareas, en que tipo de gestiones o clientes. Esto lo hago con la realmente online Toggl.

Lo comentado hasta ahora se podría resumir en:

ScreenHunter_1216 Jun. 19 17.10

Automatizando el sistema

Ahora bien, uno de mis preocupaciones habituales es ver en qué tareas puedo ahorrar tiempo, y me percaté que en este flujo de información entre herramientas tenía que ir manualmente copiando y pegando información, del email a Evernote, del calendario a Evernote y de Evernote a Toggl.

Charlando con mi amigo Jaime, me habló de “las recetas IFTTT“. Es una web que “enlaza” herramientas. Si haces tal acción en esta herramienta entonces se dispara tal acción en la otra herramienta.

Apliqué la receta gmail – evernote, esto es, si marco un email (de gmail) con una estrella entonces automáticamente se manda a mi bandeja de entrada de Evernote:

ScreenHunter_1224 Jun. 19 17.54.jpg

Con el consiguiente ahorro de tiempo. Además ahora revisar mi correo es muy sencillo, aquello que requiere ser capturado basta marcarlo con estrella y listo. Este sistema me permite mantener mi correo sin emails pendientes y revisarlo cada 4 horas.

Con el google calendar exactamente igual, apliqué la receta:

ScreenHunter_1211 Jun. 19 16.28

De tal modo que la carpeta “Acciones semana actual” se actualiza automáticamente con toda las tareas y eventos de esa semana.

Por último, la versión web de evernote me permite arrancar el “Start Timer” de Toggl para indicar que empiezo una nueva tarea y medir el tiempo que me lleva:

ScreenHunter_1226 Jun. 19 22.08

 

Al terminar la tarea le doy a “Stop Timer”. Toggl te permite poner etiquetas a las tareas lo cual es muy interesante para luego poder ver cuanto dedicas a una determinada “etiqueta”. En mi caso una etiqueta es si trabajo con clientes o partners o si trabajo para España o para países de Latinoamerica:

ScreenHunter_1225 Jun. 19 21.58

Así pues, conseguí pasar de un conjunto de herramientas a un ecosistema tecnológico productivo.

Conclusión

Más allá de las herramientas lo importante es seguir una metodología,  tener unos objetivos claros y poner foco en ellos. Ahora bien, las herramientas son un vehículo en el que apoyarse y cuanto mejor “se lleven entre ellas” más beneficiada saldrá tu productividad.