Educar en la productividad

A veces asociamos la productividad al mundo empresarial, a los grandes ejecutivos.

Pero ya hemos visto que la productividad puede ayudar en cualquier ámbito; al fin y al cabo, todos tenemos objetivos y metas fuera del ámbito laboral. A mí, por ejemplo, la técnica Pomodoro, ya explicada en este blog, me ayuda a realizar las tareas domésticas sin perder el foco; o el valor del momento presente, también tratado en este blog, me ayuda con mis hijos a escucharles más y mejor (¡excepto cuando me hablan los tres a la vez!).

Pero ¿se puede empezar a transmitir «valores productivos» a los niños y a los jóvenes? ¿Se puede educar en la productividad?

Yo creo que sí. Por supuesto, el ejemplo ayuda. Para ello, puede ser bueno compartir con la familia objetivos personales que uno pueda tener: perder peso, aprobar un examen, participar en una carrera popular, etc… Y luego no hace falta hablar mucho, basta aplicarse; y los niños, que son como esponjas, absorberán que con esfuerzo las metas se pueden conseguir (consejo: mejor compartir objetivos realistas).

Pero hay un aspecto que me parece revelador: aprender a mejorar la atención.

La atención tiene un valor incalculable. Según Pablo D’Ors, «la atención que prestamos a algo es el termómetro más exacto de nuestro amor».

Recuerdo a Víctor, un compañero de la universidad. Víctor tomaba pocos apuntes en clase, los justos y necesarios, pero era encomiable la atención con que escuchaba cada palabra del profesor. Se nutría de cada nuevo concepto y al terminar la clase comentaba sus dudas con el profesor. Para Víctor estudiar era simplemente repasar sus notas. Fue de los mejores de su promoción. ¿La clave de su éxito? Sencillo: estar atento en clase. Con esto diría que el 80% está hecho.

Yo no era tan así; me distraía más, y reconozco que Víctor me daba envidia. Pero con esfuerzo y técnicas la atención también se puede mejorar. De hecho, por este motivo herramientas como el mindfulness o la meditación se están poniendo tan de moda.

Por último, y especialmente pensando en niños, quiero hablar sobre las nuevas tecnologías y la productividad.

Muchos padres podríamos pensar que si nuestro hijo de 2 años ya es capaz de manejar una tableta, podrá llegar lejos. Pensamos que los niños, cuanto más temprano y más tecnología tengan en sus manos, mejor preparados estarán para su futuro.

Sin embargo, no es así. Ya hay estudios, muchos de ellos comentados por la investigadora canadiense Catherine L’Ecuyer en su libro Educar en la realidad, en los que indica que el uso de pantallas en niños no tiene un efecto en su rendimiento; es más, suele ser peor que el de los niños que no tienen contacto con las nuevas tecnologías.

Significativo me pareció el experimento en el que dividían en 3 grupos a niños de 4 años: uno vieron Bob Esponja (dibujos animados con un ritmo frenético), otros Caillou (dibujos más tranquilos) y otros estuvieron pintando. Los que vieron Bob Esponja sacaron 12 puntos menos que los otros dos grupos. Además, los que estuvieron pintando demostraron un mayor autocontrol para esperar a la merienda.

El bombardeo de pantallas a las que están sometidos los niños no solo no les hace más inteligentes, sino que los estudios empiezan a demostrar que estos niños tienen más problemas de aprendizaje, pues dificultan su atención y autocontrol.

 

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El buen humor mejora la productividad

Si hay un vecino que está siempre de buen humor, te hace alguna gracia o comentario positivo cuando te ve, pues, te da gusto encontrarle en el rellano y subir o bajar en el ascensor con él, si por el contrario, es una persona más seria o que suele estar de mal humor, con la bombilla fundida como diría el conferenciante Victor Kuppers, pues, a lo mejor, inconscientemente, hago un poco de tiempo para no coincidir con él en el pasillo o en el ascensor.

Yo creo que en el trabajo sucede igual, si el ambiente es positivo, alegre y hay buen “rollo”, las ganas de trabajar en equipo, de ayudarse, de cumplir las metas, aumentan considerablemente.

Estudios

Y esto, aunque nos lo dice el sentido común, hay estudios que lo avalan. La Universidad de Queensland en Australia realizó un estudio sobre el humor y la productividad. La conclusión a la que llegaron es que los trabajadores están más motivados y rinden mejor si hay buen humor en el ambiente y sus jefes lo fomentan. Charmine Hartel, profesor de dicha Universidad, insta a los jefes a crear una cultura de humor y constatar los beneficios que éste produce.

Beneficios

Hartel indica, “…cuando el humor es utilizado de manera constructiva crea una atmósfera emocionalmente positiva en el trabajo”. “Los empleados se sienten más cómodos los unos con los otros, y expermientan un sentimiento de inclusión”.

Además, comenta Hartel, el humor es una característica que estimula la creatividad y la innovación y esto tiene efectos inmediatos en la productividad de la compañía.

Físicamente el buen humor produce un incremento en el riego sanguíneo del cerebro,  elimina la tensión corporal lo cual produce que se contrarresten los efectos negativos del stress y ayuda a prevenir el sentimiento de “estoy quemado”. Todo esto contribuye a que nuestra disposición mental sea la adecuada para sacar las tareas adelante.

No caer en la broma continua o falta de respeto

Rod Moynihan, director comercial de la compañia Zendesk, comenta que en su oficina hay un ambiente jovial, distendido que ayuda a disfrutar del trabajo y, por tanto, a rendir mejor. Ahora bien, indica que en su equipo saben bien cuales son las fronteras, las líneas rojas que no se pueden pasar. El respeto y la amabilidad entre los compañeros está por encima de todo. Y también hay momentos en los que la seriedad, especialemente cuando se habla de dinero, debe primar.

Conclusión

Hay compañías punteras como Google, Amazon, Microsoft… que empiezan a utilizar técnicas interesantes para mejorar el ambiente en la oficina y, por tanto, la productividad de sus empleados. Por ejemplo en Google para ir a comer se puede ir por un tobogan de dimensiones y formas considerables, en otras están empezando a poner salas especiales para echarse la siesta o futbolines para pasar un rato agradable, sin embargo, una de las mejores armas para mejorar la átmosfera laboral y rendir mejor está dentro de nosotros mismos: el sentido del humor, eso sí, con sentido común claro.

Sebastián Revuelta

 

Cómo conseguir los objetivos del curso

Cómo como conseguir los objetivos del curso
Septiembre! Atrás quedan los meses de verano en los que con un poco de suerte hemos podido descansar y recargar las pilas para el nuevo curso.
Cuando empieza el curso me viene a la mente el cuaderno en blanco, impoluto, inmaculado que llevaba a clase el día inicial. La primera hoja la trataba como si fuera de porcelana y las primeras letras eran escritas con el esmero y concentración de un monje copiando un manuscrito. No había ningún tachón. Ningún error. Tres semanas después el cuaderno ya era el de toda la vida con manchones y faltas por doquier.
Y creo que así empezamos nuestro curso, con ilusión, con entusiasmo proponiéndonos nuevas metas y objetivos. Y eso esta bien, es sano y lícito, pero ¿Cómo hacer para no caer en la rutina y en el desánimo tres semanas después?
 
Algunos consejos desde mi humilde opinión.
En primer lugar los objetivos que nos marquemos deberían ser realistas en tiempo y forma.
Si para aprobar una oposición necesito sacar 20 horas a la semana y entre el trabajo, la familia y demás quehaceres sólo me quedan libres 5 horas a la semana, pues, mejor dejarlo, acaba frustrándose uno cuando empieza algo y no puede acabarlo.
Y también en forma, es decir, aunque tenga todo el tiempo del mundo no puedo proponerme ahora a mis años ser campeón olímpico, tal vez haya que empezar por algo más factible a nuestra realidad.
En este sentido también me gustaría recalcar la importancia de una vida equilibrada, si la consecución de mis objetivos implica dejar de la lado las relaciones con los amigos, el deporte o momentos de ocio, el dedicar tiempo a las tareas de casa, etc…pues a lo mejor estaríamos perdiendo mucho más de lo que podamos llegar a conseguir.
Ahora bien, una vez que hemos definido uno (o varios objetivos) es importante definir un itinerario que nos lleve a su consecución. El itinerario durará los meses que establezcamos nosotros, por ejemplo, 3 meses (un trimestre) o 9 meses (todo el curso).
El principio y el fin del itinerario son la situación de la que partimos y a dónde queremos llegar.
El itinerario se divide en etapas. Las etapas suelen ser de un mes de duración y tienen también definido un inicio y un final.
Vamos a poner un ejemplo, imaginemos que mi objetivo es sacarme el título de inglés llamado “First Certificate”. El itinerario será de 9 meses (porque el examen es en Junio). Para ello he determinado apuntarme a una academia. He estimado, y he visto que es realista y equilibrado, dedicar unas 10 horas semanales, 4 de clase y 6 por mi cuenta.
Las etapas serán 9 y durará un mes cada una. La primera por ejemplo tendrá como “mini objetivo” centrarme en la comprensión lectora así que además de las clases tendré que leer un libro por mi cuenta.
Así pues, el primer mes el objetivo es muy claro. Ir a clase y leer el libro.
Las etapas las vamos a dividir nuevamente en metas volantes de una semana. Cada semana (normalmente el domingo) definiré cuando y dónde voy a “gastar” las 10 horas de esa semana al inglés. Además de las 4 horas de clase que tendrán hora, día y lugar, tendré que programar y, por tanto, poner en la agenda las otras 6 horas. Si no se hace así no conseguiremos cumplir nuestras metas. Parece obvio, pero si no se programa e incluso visualiza en nuestra mente el momento de estudio, no lo conseguiremos.
El mismo día que definimos el cuando y el dónde dedicaremos las horas de la semana que viene es el momento de revisar la semana anterior y preguntarnos si hemos cumplido con el plan y si nos hemos desviado preguntarnos el porqué y poner soluciones.
Las revisiones mensuales (las de cada etapa) tendrán que responder a la pregunta clara y concisa de si he conseguido el mini objetivo de esa etapa.
Al final es sentido común y aplicar el dicho de “divide y vencerás” pero la experiencia me ha hecho darme cuenta que muchas veces se nos olvida esta lógica.
Como conclusión, tener objetivos y cumplirlos no es ciencia ficción, es posible, basta trazar el itinerario y cumplirlo, paso a paso, momento a momento.
¡Buen inicio de curso!

Cómo mantener tu bandeja de entrada a cero

8.38 voy a coger el coche para ir al trabajo, antes de arrancar chequeo el email en el móvil.

9.15 Llego a la oficina, enciendo el portátil, chequeo el email.

9.37 Chequeo el email.

9.41 Chequeo el email.

9.45 Notificación de correo nuevo, lo leo.

10.03 Voy a por café, por el camino chequeo el email en mi móvil.

¿Realmente hace falta vivir tan pendiente de la bandeja de entrada? No. Desde luego que no.

Pero el inicio de este post bien podía ser un típico día de mi trabajo, es más, he llegado a tener dos pantallas, una con la tarea principal y otra con la bandeja de entrada abierta, controlando con la vista si “aterrizaba” algún email nuevo.

Ahora ya me estoy acostumbrando a qué se puede vivir sin estar tan pendiente del correo. Aunque suene paradójico me he dado cuenta que soy más productivo sino estoy tan atento a mis emails. Me he percatado que el correo no es mi lista de tareas, no es mi agenda. Es un input más que puede afectar o no a mi lista de tareas. Que los demás me manden un email no significa que enseguida deba atenderlo. Pero entonces, ¿Cómo gestionar correctamente el correo?

Aquí una serie de consejos que humildemente propongo.

1) No hace falta chequear continuamente el correo.

Basta revisarlo 3 o 4 veces al día. No más. Por ejemplo, a las 9.00, a las 12.00, a las 15.00 y a las 18.00.

No hay nada urgente que no pueda esperar unas horas, y si lo hubiera el email no sería el medio adecuado, se debería recurrir al teléfono.

De este modo podremos centrarnos en nuestras tareas importantes, aquellas que realmente generen un mayor impacto en nuestro negocio.

2) Desactivar notificaciones.

Normalmente aplicaciones cómo Outlook notifican la llegada de un correo nuevo. Esto es improductivo. Interrumpe nuestra tarea. La curiosidad nos termina carcomiendo y terminamos consultando el email recién llegado. Retomar la tarea actual, cuesta del orden de 5 a 15 minutos según varios estudios.

En la herramienta Outlook estas notificaciones se pueden desactivar. En correo del tipo gmail se puede configurar para que sólo descargue el correo si yo le doy a actualizar. También para gmail existen plugin útiles cómo el de “Pause” que congela tu bandeja de entrada, esto es interesante, por ejemplo si tienes abierto el correo y estas respondiendo un email, puedes activar la “pausa” para que no te interrumpa con la llegada de nuevos correos.

3) Desapuntarte de newsletters o de publicidad.

En su momento te apuntaste o te apuntaron. Estas news hacen “ruido” en tu bandeja de entrada. Hacen que se incrementen el número de correo no leídos y esto, según estudios, hace que se incremente nuestro nivel de stress, nuestra sensación de “no llego a todo”.

Ya hace tiempo me he desapuntado de todas aquellas suscripciones que no me interesaban y aquellas que sí, por ejemplo, blogs de productividad los llevo automáticamente a la carpeta “Productividad” mediante una regla en mi correo, de este modo no “aterrizan” en mi bandeja de entrada y no se incrementa el número de correos no leídos. Una vez a la semana dedico una hora a leer estos emails.

4) Utilizar la técnica “Barred”.

Ya tengo cientos, miles de emails sin leer me podríais decir algunos. Entre las 9.00 de la mañana y las 12.00 ya se me han acumulado un buen número de mensajes me podríais decir otros. ¿Cómo hago para volver a dejar mi bandeja de entrada a cero?

Utilizando la técnica “Barred”.  Básicamente es un barrido por nuestra bandeja de entrada dónde tengo que aplicar una serie de puntos cuyas iniciales se corresponden con la palabra “B.A.R.R.E.D”: Borrar, Archivar, Responder ahora, Responder después, Emplazar, Delegar.

Vamos al detalle.

  • Borrar. Borraremos todos aquellos correos que no nos aporten nada. No te cortes. O si te sientes más tranquilos llévalos a una carpeta “Borrar” y verás que en semanas no los has echado en falta. Vacíala con la periodicidad que estimes oportuno.
  • Archivar. Si contienen información valiosa o consultable en un futuro, archiva el correo. Existen herramientas como Evernote, OneNote, o el propio Outlook que te permiten almacenar la información y localizarla rápidamente.
  • Responder ahora. Sigue la ley de los 2 minutos. Si la respuesta te lleva menos de dos minutos, responde ahora, es el momento, no procastines.
  • Responder más tarde. Si el correo requiere una respuesta más elaborada o una acción por tu parte más concienzuda, planifícala si consideras que va de acorde a los objetivos de tu negocio. Ponle día y hora. Utiliza tu agenda o calendario. El Outlook tiene ya un calendario. Gmail tiene Google Calendar.
  • Emplazar. Si no requiere ninguna acción por tu parte a día de hoy pero crees será relevante para tu negocio en un futuro, posponla, llévala adelante. Para ello, ponte un recordatorio o para los que usan gmail existe un plugin muy interesante llamado “Boomerang” que te permite reenviarte un correo a la fecha que tu le digas, dicho de una manera “cool” te lo manda al futuro, dicho de una manera “informal”, le pegas una patada para adelante.
  • Delegar. Por último, existen correos que aunque la responsabilidad sea tuya, no implican una acción directa por tu parte sino que puede ser afrontado por un compañero o empleado. Deriva el correo a la(s) persona(s) correspondientes. Para este tipo de emails conviene, además de reenviarlos, ponerlos en una carpeta “En espera” y revisarla con frecuencia para comprobar que sigue la evolución esperada.

Conclusión

Mediante estas pautas aplicadas con cierta agilidad y frecuencia el número de correo no leídos se reduce considerablemente y se consigue llegar al tan “relajante” lema de bandeja de entrada a cero. Prueba y verás.

He comprobado que mi nivel de stress se ha reducido y que consigo estar al día de todo lo que me llega.

Hoy en día, en un mundo en el que la conexión de nuestros dispositivos es continua y recibimos información (en exceso en mi opinión) las 24 horas del día, mantener el email a cero es realmente un desafío. Un desafío para ti y tu productividad. Suerte.

Creando un ecosistema tecnológico productivo

Introducción

No cabe duda que las herramientas son una ayuda, un soporte, un instrumento que empuja nuestra productividad. Pero las herramientas sin una metodología detrás pueden llevarnos en la dirección equivocada. Por eso considero que el primer paso es seleccionar bien la metodología de trabajo y en segundo lugar las herramientas que nos acompañen en el camino.

Ecosistema tecnológico

En mi caso intento aplicar la metodología GTD (Getting Things Done) definida por David Allen. Para la fase de captura de información, primera fase propuesta por Allen, utilizo la herramienta Evernote. Cualquier idea, tarea, comentario que me llama la atención lo pongo en la carpeta “Inbox” de Evernote. Luego ya lo procesaré.

Muchas de las ideas o inputs provienen de mi correo electrónico: emails de mi jefe o de clientes, correos de mi mujer, mensajes relacionado con la guardería de los niños, de mis amigos, etc.., son inputs que capturo y que almaceno en la carpeta “Bandeja de entrada” de mi Evernote.

Tras la fase de captura y organización he fijado en mi calendario, en ocasiones con semanas de antelación: tareas específicas para ese día como llamadas o reuniones, gestiones sean del trabajo o personales, cumpleaños, etc…Estas tareas específicas se anotan en la Carpeta “Acciones Semana Actual” de mi Evernote.

Cuando llega la fase de “hacer“, es decir, la de concretar lo que hemos diseñado y planificado en las etapas anteriores me gusta medir el tiempo que tardo en llevarlas a cabo. Es muy interesante luego ver en que se va el tiempo, en que tipo de tareas, en que tipo de gestiones o clientes. Esto lo hago con la realmente online Toggl.

Lo comentado hasta ahora se podría resumir en:

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Automatizando el sistema

Ahora bien, uno de mis preocupaciones habituales es ver en qué tareas puedo ahorrar tiempo, y me percaté que en este flujo de información entre herramientas tenía que ir manualmente copiando y pegando información, del email a Evernote, del calendario a Evernote y de Evernote a Toggl.

Charlando con mi amigo Jaime, me habló de “las recetas IFTTT“. Es una web que “enlaza” herramientas. Si haces tal acción en esta herramienta entonces se dispara tal acción en la otra herramienta.

Apliqué la receta gmail – evernote, esto es, si marco un email (de gmail) con una estrella entonces automáticamente se manda a mi bandeja de entrada de Evernote:

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Con el consiguiente ahorro de tiempo. Además ahora revisar mi correo es muy sencillo, aquello que requiere ser capturado basta marcarlo con estrella y listo. Este sistema me permite mantener mi correo sin emails pendientes y revisarlo cada 4 horas.

Con el google calendar exactamente igual, apliqué la receta:

ScreenHunter_1211 Jun. 19 16.28

De tal modo que la carpeta “Acciones semana actual” se actualiza automáticamente con toda las tareas y eventos de esa semana.

Por último, la versión web de evernote me permite arrancar el “Start Timer” de Toggl para indicar que empiezo una nueva tarea y medir el tiempo que me lleva:

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Al terminar la tarea le doy a “Stop Timer”. Toggl te permite poner etiquetas a las tareas lo cual es muy interesante para luego poder ver cuanto dedicas a una determinada “etiqueta”. En mi caso una etiqueta es si trabajo con clientes o partners o si trabajo para España o para países de Latinoamerica:

ScreenHunter_1225 Jun. 19 21.58

Así pues, conseguí pasar de un conjunto de herramientas a un ecosistema tecnológico productivo.

Conclusión

Más allá de las herramientas lo importante es seguir una metodología,  tener unos objetivos claros y poner foco en ellos. Ahora bien, las herramientas son un vehículo en el que apoyarse y cuanto mejor “se lleven entre ellas” más beneficiada saldrá tu productividad.

El placer de la desconexión

Suena la alarma del móvil, lo apago, con legañas aún en los ojos quitó el modo avión de mi celular. Empieza a escucharse las notificaciones de whatsapp, redes sociales e emails. Con un ojo cerrado y otro medio abierto hago un primer chequeo.

Mientras desayuno, mi tazón de avena y mi café, leo los emails con un poco más de detenimiento, una gota de café salta a la pantalla de mi móvil, lo que me recuerda que no es bueno hacer dos cosas a la vez.

Voy a la oficina. Si voy en bus empiezo a responder algún mensaje, si voy en coche conecto el bluetooth y escucho mensajes de audio o podcast pendientes de oír.

Empìezo a trabajar, suena el móvil, es un mensaje de un red social, interrumpo mi tarea para consultarlo.

Llego a casa, empiezo a jugar con los niños, notificación de whatsapp, la leo. Mi hijo me reclama, me dice deje el móvil y juegue con él…llega la noche y sigo con el móvil en las manos, me voy a la cama y digo, por fin, por fin, puedo poner el modo avión. Hasta mañana.

¿Estaré obsesionado con el móvil? ¿Con chequear continuamente mis mensajes? Creo que no, pues creo que lo que me pasa a mi, le pasa a mucho más. O entonces la respuesta es sí, somos muchos los obsesionados.

VisitandoAbuela

La visita a la abuela….

Las nuevas tecnologías impulsan nuestra productividad pero también nos llenan de ruido, nos impiden vivir bien el momento presente, nos impide poner el foco al 100% en nuestras tareas diarias, en momentos que tal vez no vuelvan.

A veces deseo volver a mi viejo modelo de móvil. Era un ladrillo. Año 1998. Sólo tenía SMS y llamadas, pero no vivía apegado a él. Vivía con más relax, con más calma.

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Desde que me percate de este hecho, me propuse “dominar”sobre mi móvil y no él sobre mi.

En el trabajo aplico la regla “Los móviles al cajón” bajo la Técnica Pomodoro.

En casa dejo el móvil en el mueble de la entrada, con el sonido de llamadas activado, por si hay algo urgente. Esto me permite pasar más Tiempo de Calidad con mis hijos.

Durante una conversación intento no interrumpirla por el sonido del dispositivo. He descubierto el placer de una buena conversación, sea con mi suegra que con mis compañeros.

el-cociente-agallas_9788467039504Mario Alonso Puig, en su libro “El cociente agallas” nos dice que mucha de las ideas inspiradoras, creativas nos vienen en los momentos de desconexión. Cuando dejamos de lado el problema. La mente se encarga de buscar soluciones originales.

Lo he experimentado, ahora camino al trabajo prefiero no mirar el móvil, prefiero ir disfrutando del trayecto, desconectando y he comprobado que es el momento en el que se me ocurren más ideas para mi trabajo, para mi vida. Y son ideas que realmente impulsan mi productividad.

Leo Babauta en su libro “Focus” resalta la belleza de estos momentos de desconexión. Nos anima a dejar aparcado el móvil, no va a pasar nada porque no lo consultemos durante una media hora, que disfrutemos del paseo, de la conversación, del momento.

BuscaEnTuInterior.jpgMe pareció curioso el comentario de Chade-Meng Tan, ingeniero de Google, en su libro “Busca en tu interior” relativo al momento de la comida. Chade nos da una serie de pautas para ser más productivos, eficientes, felices en el día a día. Entre sus pautas nos dice “saborear” cada momento, incluido el momento de la comida, en principio, un momento neutro del día, puede convertirse en un momento agradable y positivo, basta ser consciente de ello y “saborearlo”.

Ahora intento vivir mejor el momento presente, he aprendido el placer o el poder de la desconexión. A poner el foco 100% en la tarea que tengo entre manos sea laboral o personal. El trabajo o las labores de casa son de más calidad porque el Tiempo es…de más Calidad.

 

Kiply, herramienta para medir y mejorar tu productividad

Hará unos meses se incorporó en la compañía una nueva persona para liderar el área de recursos humanos.

Las primeras semanas, y como si de entrevistas de trabajo se tratase, nos fue preguntando uno a uno a qué nos dedicamos, que tareas desempañábamos y aproximadamente que porcentaje de tiempo dedicábamos a cada una de ellas. No tuve problemas en responder y en dar datos aproximados pero me hubiera gustado proporcionarle métricas exactas. Esto lo hubiera podido conseguir con Kiply.

Creando un ecosistema tecnológico productivo

Kiply, software de productividad personal, monitoriza lo que ocurre en tu equipo y te da los tiempos exactos de las herramientas, procesos, archivos, webs con las que has trabajado. Mediante la creación de tarjetas te permite agrupar items comunes, por ejemplo, yo me he creado una tarjeta llamada “Planificación” dónde he puesto herramientas cómo Google Calendar y Evernote. Ahora puedo ver el tiempo exacto que dedico a planificarme.

He creado 4 tarjetas con Kiply con las 4 grandes tareas que desempeño en mi compañía como responsable preventa:

  • Presentaciones y demo a los clientes
  • Redacción de propuestas y ofertas.
  • Trabajo técnico con las herramientas.
  • Comunicación con mis clientes.

Cada una de estas tareas tiene herramientas o webs asociadas:

  • Presentaciones y demo a los clientes (PowerPoint, Webex, app.buguroo.com)
  • Redacción de propuestas y ofertas. (Word, Excel)
  • Trabajo técnico con las herramientas. (Eclipse, Pspad)
  • Comunicación con mis clientes. (mail.google.com)

Os pongo algunas de estas tarjetas:

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Fijando objetivos

Una funcionalidad muy interesante es la de fijar objetivos. Por ejemplo, no quiero estar más de 1 hora a la semana en redes sociales o bien, en versión más positiva, quiero dedicar al menos 5 horas a la semana a labores técnicas y así no “oxidarme”.

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En mi caso puede venir bien para ver que el tiempo que dedico a “relajarme”: ver redes sociales, marca.com, youtube, etc…no excede mis umbrales permitidos.

O en el caso positivo, por ejemplo, quiero ver que sigue habiendo un porcentaje que dedico a labores técnicas, en mi caso a programar, a utilizar el API de los productos para hacer labores de I+D, para integrar las herramientas con sistemas externos, para “aterrizar” propuestas en papel, etc…lamentablemente esta labor aunque me gusta cada vez le dedico menos tiempo. Me he mercado un objetivo de dedicarle 5 horas al mes:

ScreenHunter_1253 Jun. 25 15.32

Tendencias

“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar”.

Esta es una frase que hemos escuchado en numerosas ocasiones y que deberíamos tener muy presente a la hora de tomar decisiones. En ocasiones nos gustaría dar un cambio en nuestro rumbo profesional (o personal) y empezar a hacer tareas, actividades diferentes, pero también es cierto, que con frecuencia lo pensamos pero no hacemos nada especial por cambiar, en definitiva, seguimos igual. Einsten nos decía:

“Locura es hacer lo mismo una vez tras otra y esperar resultados diferentes”. 

Pues bien, si quiero cambiar, tendré que hacer actividades diferentes y necesito datos para ver qué lo estoy haciendo. Con Kiply puedo obtener esta información.

Por ejemplo, quiero sacarme alguna certificación, para ello tendré que entrar con regularidad en el portal de formación para acceder a las lecciones, tutorías, ejercicios, etc…Al final del mes podré ver cuánto tiempo le he dedicado.

También puedes ver a qué estas dedicando tu tiempo en la actualidad y la tendencia, en mi caso es cada vez más a labores comerciales y menos técnicas. Me gusta la relación con el cliente por lo que estoy conforme, pues, también entiendo que no puedo estar toda la vida en el lado técnico, pero cualquiera podría preguntarse ¿Quiero seguir dedicando más de la mitad de mi tiempo a labores de gestión? ¿Es este camino por el que quiero ir? ¿Me lleva la vida profesional (o la edad) por este camino?

Automatizar u optimizar tareas

Por último quiero hacer una reflexión en el campo de la automatización de tareas para, en definitiva, ser cada día un poco más productivo. Por ejemplo observo que en el último mes Kipy me dice que he dedicado más de 40 horas a escribir en WORD. En ocasiones mi trabajo es redactar ofertas o responder propuestas formales de clientes (RFP). ¿Podría haber automatizado u optimizado esta tarea? ¿Debería dedicar tiempo a crear una plantilla estándar que agilice las respuestas que doy después? Pues seguramente sí, y el tiempo, nunca mejor dicho, me dará la razón.

Conclusión

Mide el tiempo de tus actividades y toma decisiones. Persigue tus objetivos. Kiply puede ser la herramienta amiga que te acompañe en tu camino, en tus retos. Suerte.

Ahora le diría a la persona de recursos humanos. Mira dedico un 46% de mi tiempo a hacer presentaciones, un 33% a comunicación con los clientes, un 11% a redactar ofertas, un 5% a labores técnicas, y un 3% a redes sociales. Bueno, a lo mejor esto último, no se lo diría.

 

Pues acceder a la web de Kiply desde aquí.

 

Sebas Revuelta.