Dime que herramientas usas y te diré tu productividad: RescueTime!

En mi empeño por mejorar mi productividad diaria, le pedí a un experto en estos temas que me recomendara alguna herramienta para registrar mis tiempos en el trabajo. (Gracias Jeroen Sangers)

Me sugirió una: RescueTime.

Introducción

RescueTime es una herramienta muy interesante porque una vez instalada NO TIENES QUE HACER ABSOLUTAMENTE NADA para que empiece a registrar tiempos por ti. Me podéis preguntar ¿Cómo lo hace entonces? Lo hace en base a las herramientas que utilizas. RescueTime es capaz de detectar que herramientas tienes abiertas (navegador, excel, powerpoint, word, etc…) y sacarte estadísticas de cuanto tiempo estás en cada una de ellas.

Pulso de productividad

Uno de los índices que me ha llamado la atención es el llamado “productivity pulse” que viene a ser cómo un score de tu productividad. ¿Cómo lo calcula? Pues en base a la clasificación que tu hagas de las herramientas. Por ejemplo, le puedes decir, que cuando estás con el excel trabajando eres muy productivo, cuando estás con el Outlook eres productivo (un nivel menos que “muy productivo”), con el bloc de notas neutral y con el youtube nada productivo o tiempo de distracción.

Con esa información RescueTime es capaz de calcularte el índice de productividad e incluso decirte cómo estás con respecto al día anterior, mejor o peor.

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A cada herramienta le puedes asignar también un ámbito, por ejemplo, skype o outlook se engloban dentro de “Communication & Scheduling” o el Eclipse dentro de “Software Development”. El consejo es que las aplicación que son puramente de tu negocio las marques como “Business”. Todo esto es configurable:

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En este aspecto es fundamental dar de alta aquellas aplicaciones web que utilizas, por ejemplo, mail.google.com como herramienta de email y productiva, de otro modo, RescueTime engloba todo ese tiempo en “tiempo navegando” y no sabe si estás siendo productivo o no.

¿Soy productivo?

RescueTime te muestra no sólo la foto en un día concreto, sino la foto a lo largo del tiempo, lo cual es muy útil para saber en que semana has sido más productivo, en cual menos, esto te lleva a reflexiones, cómo. ¿Porqué he sido menos productivo esta semana? ¿Estaba enfermo? ¿Estoy más estresado? ¿Ver cuantas horas semanales te lleva por ejemplo el powerpoint? Pensar si puedes reducir esos tiempos ¿Tal vez creando plantillas que me ahorren tiempo en el futuro?

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Uno de los primeros consejos que recibes en el mundo de la productividad personal es empezar a primera hora del día con la tarea más importante del día, por eso, conviene no distraerse con tareas pocos productivas y empezar desde temprano rindiendo al máximo nivel. Esto te permite estar más tranquilo el resto del día ya que te habrás quitado los más “pesado” pronto. RescueTime, al mostrarte también tu trabajo por horas, es capaz de responderte a esta cuestión.

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Cómo se ve en la imagen, tengo momentos muy productivos hacia el mediodía, una posible mejora sería empezar desde primera hora con las herramientas más productivas.

Objetivos

Con el fin de que tu nivel de productividad no decaiga es interesante marcarte metas u objetivos. Por ejemplo, decirle que quieres estar un mínimo de 6 horas al día siendo productivo, menos de media hora en youtube, máximo una hora respondiendo correos, etc…RescueTime se encarga de decirte cada día si ya los has cumplido o si aún no cuanto te falta para ello:

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Tendencias

También interesante poder ver hacia dónde “tiende” tu trabajo en función de las herramientas que utilizas. Hago uso cada vez más del powerpoint, señal de que cada vez te enfocas a un trabajo más de presentaciones, o tal vez más el Eclipse que es una herramienta específica de desarrollo software, señal de que tiendes a la programación, es una manera útil y cómoda (recordemos que no hay que hacer nada) de saber hacia donde va tu rumbo profesional en función de las herramientas utilizadas.

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Conclusiones

RescueTime tiene muchas más funcionalidades que comentaré seguramente en otro post. Pero recomiendo totalmente esta herramienta, ya que, sin esfuerzo registra información que puede serte tremendamente útil, eso sí, si utilizas muchas herramientas en la web (herramientas cloud) entonces te recomiendo la versión premium que te permite registrar como herramientas o aplicaciones las diferentes urls a las que navegas (mail.google.com, youtube, …) sino todo caerá en el saco de “navegando por la red”.

Suerte!

Sebastián Revuelta

@sebasrevuelta

¡Es Tiempo de tomate! Técnica Pomodoro [en productividad personal]

Uno de los primeros hábitos que he intentado adquirir en este mundo interesantísimo de la productividad personal es la técnica Pomodoro. En otros post la he recomendado pero nunca me he parado a definirla. Por tanto, ¿Qué es la técnica Pomodoro?

Es una técnica de concentración ideada por el italiano: Franceso Cirillo y tiene 3 normas muy simples:
1) Dedica a la tarea actual 25 minutos de máxima concentración (25 minutos = 1 pomodoro). Sin interrupciones, poniendo el foco y toda tu energía en esa tarea.
2) Tras un pomodoro, tómate un descanso de 5 minutos.
3) Tras cuatro pomodoros, un descanso de media hora. (La mente lo necesitara, ¡ya veras!)

Simple, sencillo pero una revolución en productividad personal.

En ocasiones me ponía con una tarea y me sucedía lo siguiente (voz en off de mi mismo):
Venga me pongo con el informe para el cliente Z. Bueno, antes 5 minutitos de mirar las noticias….(12 minutos más tarde)…venga a por el informe, la verdad me noto espeso, un café venga, (7 minutos mas tarde), bueno venga al tema, anda un correo quien es, ah lo del tema de la presentación del evento del mes que viene, a ver que dice (6 minutos más tarde), buah le respondo, total no tardo nada (13 minutos más tarde), ostras el café me ha activado pero tengo que ir al servicio (5 minutos más tarde), un whatsapp, mmm los del paddle, a ver…sí el jueves puedo (2 minutos más tarde)…

De repente un compañero te dice: ¿Tienes un minuto? Eh sí dime (22 minutos más tarde)…por donde íbamos….

Bien de esto va la técnica pomodoro. De empezar y finalizar tareas en 25 minutos. Sin autointerrumpirnos. Es increíble lo que aumenta la productividad. ¿Por qué 25 minutos? Porque es el tiempo que propuso Cirillo y la verdad 25 minutos cunden una barbaridad, pero hay gente que adapta la técnica a sus necesidades y biorritmos. Si ves que una vez concentrado eres capaz de estar una hora a tope ¡adelante! Eso sí, descansa un poco mas entre pomodoros. concept-tomato-juice-red-clock-tomato-isolated-white-background-36644447

Esta técnica vale para cualquier trabajo intelectual que vayas a hacer: en la oficina, estudiando en la biblioteca, preparando la tesis, etc…pero a mi me ha ayudado hasta en casa…sí, me digo a mi mismo venga 25 minutos para recoger la cocina, sin interrupciones (por ejemplo con el móvil que soy muy dado a mirarlo con cada sonidito), no siempre lo consigo pero cuando lo consigo me cunde mucho más.

En un día medio suelo hacer 7-8 pomodoros, aunque depende de sí tengo reuniones, viajes, conferencias etc…pero el récord lo sitúo en 13 pomodoros ¡realmente agotador!

Existen infinidad de herramientas que nos ayudan a aplicar esta técnica. Hablé de tres de ellas en el post: 3 herramientas para mejorar tu concentración. Las herramientas son muy útiles para no distraernos y ver nuestro progreso.

Ánimo, es tiempo de tomate o mejor dicho tómate tiempo y a ver cuantos pomodoros consigues hace al día. ¡Tu productividad te lo agadecerá!

Suerte!

@sebasrevuelta

El difícil hábito de adquirir un hábito

Somos lo que hacemos día a día. De modo que la excelencia no es un acto sino un hábito.

Aristóteles.

Adquirir un hábito es algo que realmente nos ayuda a conseguir nuestras metas, esto es aplicable en cualquier campo, no sólo en productividad personal, sino también en el entorno laboral, en el mundo deportivo, en el campo artístico, en fin, en la vida.

jessica vallHace unos días me encantó ver como Jessica Vall, nadadora del club Sant Andreu, conseguía la única medalla española (quitando las de sincronizada) en los ya terminados mundiales de Kazan. Digo que me emocionó por la gesta en sí (partió última en el viraje final y acabo tercera) pero también por su historia.
Jessica adquirió el hábito de levantarse a las 5.00 de la mañana para entrenar, ya que compagina la natación con su trabajo en un laboratorio de investigaciones médicas. Al salir del trabajo otras dos-tres horas de entrenamiento. Tiene mérito. Ya hacerlo un día cuesta pero para hacerlo meses y meses…hay que ser de otra pasta.

Hay hombres que luchan un día y son buenos. Hay otros que luchan un año y son mejores. Hay quienes luchan muchos años, y son muy buenos. Pero hay los que luchan toda la vida, esos son los imprescindibles.
Bertolt Brecht

Sí, adquirir un habito es algo fundamental si queremos llegar a conseguir éxitos, pero me pregunto si una vez que adquirimos el hábito deja de costarnos esfuerzo. Yo NO me imagino a Jessica super feliz cuando su despertador suena a las 5.00 de la mañana una fría mañana de invierno pero de algún modo sí creo que el cuerpo se acostumbra, se “hace callo” y entonces cuesta…pero cuesta menos y ese es el truco, que nos cueste menos, que no duela tanto y si es posible y lo que seria ideal que lo hagamos de manera automática.

Quien no avanza retrocede.

Chiara Lubich.

Y sí, esto es un camino de progreso continuo si queremos ser cada día un poquito mejores. En el campo de la productividad personal es fundamental pensar que hábitos podemos adquirir para ser cada día mejores profesionales.

Se me ocurren varios: No mirar el correo a todas horas, llegar al trabajo y ponernos con la tarea principal sin mirar email/noticias, desconectar el movil en horas puntuales, salir a tu hora, hacer ejercicio, hacer meditación, formarnos continuamente en nuestro campo, escuchar o ver pelis e ingles, llamar/contactar con antiguos compañeros,  asistir a charlas conferencias…

Mi humilde consejo es no intentar adquirir doscientos hábitos a la vez. Sólo uno por vez. Sino correremos el riesgo de colapsar por exigirnos demasiado. Y ¿cuántas veces tendré que repetir un acto hasta que se convierta en habito? 5, 10, 50 veces…no hay un número, supongo que hasta que nos hagamos “callo”.
Lo que sí recomiendo es ponerse objetivos, y que éstos sean realistas tirando a benevolentes con nosotros mismos para ir paulatinamente exigiéndonos un poco mas. Por ejemplo si queremos empezar a hacer deporte, no nos propongamos salir a correr todos los días a las 6.00 de la mañana. Es un choque muy duro si veníamos de no hacer nada. Algo más modesto sería dos días por semana salir a caminar rápido. Al mes siguiente tres días y uno de ellos ya corriendo, el sexto mes…apuntarme a una carrera popular.

Ahora empieza el año que mejor manera que proponernos una plan de adquisición de nuevos hábitos y al final del mismo echar la vista atrás y poder decir, bien, soy un poquito mejor.

Suerte!

Sebas Revuelta

@sebasrevuelta

¿Cómo transformar un día normal en un día productivo?

Hace unos meses me invitaron a dar una charla sobre productividad y calidad del software a un equipo de desarrolladores informáticos. En cierto modo, hacer las cosas con calidad, es decir, hacer las cosas bien a la primera, hacer las cosas legibles y mantenibles (una de las principales deficiencias de un código fuente informático es que solo lo suele entender la persona que lo ha hecho y en ocasiones pasado un tiempo ni el mismo autor lo entiende, de ahí la importancia de realizar un código mantenible ya que redundará en una buena productividad cuando tengamos que modificarlo). En fin que en aquella charla quise crear un vídeo que explicara como suele ser un día normal en una oficina. Y este fue el resultado:
 
Es decir en un día normal sufrimos muchas interrupciones por nuestra “culpa” o por la idiosincrasia de trabajar en una oficina. Así pues podría terminar el post diciendo: ¿Quieres que tu día sea productivo? Quédate en casa, desconecta internet y el móvil y saca adelante tu trabajo. Fin.
Pero no, esta no es la idea.
Podemos convertir un día normal en un día mas productivo teniendo en cuenta algunas ideas:
  • Localiza las horas muertas. Es decir, donde menos interrupciones haya. Primera hora de la mañana. A la hora de comer. Después de la comida.
  • Si tienes reunión fuera de la oficina ponla a partir de las 10:30. Hasta entonces trabajas en casa y te ahorras el atasco.
  • Mira el email dos o tres veces al día. No mas. Por ejemplo, 10:00, a las 12:30 y a las 16:00. Mas que suficiente.
  • Desconecta el móvil cuando necesites máxima concentración.
  • Mira las noticias solo una vez o ninguna. Si hay algo realmente importante te enteraras.
  • Quítate la tarea mas importante del día a primera hora.
 Con estas pequeñas ideas y seguro que tu tienes alguna mas, podemos transformar un día normal,en el que a lo mejor (o la peor) salgamos tarde porque alguna tarea quedo pendiente, en un día productivo, en el que ademas salgamos a nuestra hora.
¡Suerte!
Sebastián Revuelta
@sebasrevuelta

15 cuestiones para medir nuestra productividad personal

Hace unos días me vino a la mente la idea de definir un test para ver si soy productivo o no en mi trabajo. Así que me puse manos a la obra para establecer una serie de criterios que me ayudaran a ver en que punto estoy. Evidentemente no es algo tan sencillo como decir estoy en un 8/10 en productividad personal. No. 201212182314570.n7Hay infinitos matices, pero mi idea es conocer a grandes rasgos en que situación me encuentro y cómo hacer para ir mejorando día a día. Así que definí unos apartados y una serie de cuestiones en cada uno de ellos.  Comparto con vosotros el test que creé:

TAREAS
En un puesto laboral hay objetivos que conseguir y, por tanto, tareas que nos lleven a conseguir esos hitos:
1. ¿Cuando llego a la oficina me pongo con la tarea principal del día o por el contrario miro el email, noticias, redes sociales, etc..?
2. ¿Dejo preparado el día anterior el plan de tareas de la jornada siguiente?
3. ¿Tengo una hora a la semana para revisar lo que ha sido mi trabajo esa semana y organizar la siguiente?
4. A la hora de elegir las tareas que tengo que realizar, realmente ¿Todas se acercan a conseguir esos hitos o por el contrario algunas son más “porque me gustan”?

REUNIONES
Cuando voy u organizo una reunión:
5. ¿Llevo agenda de puntos a tratar?
6. ¿Llego (llegamos) puntual?
7. ¿Existe un moderador que coordine los puntos y el tiempo?

INTERRUPCIONES y CONCENTRACIÓN
8. Cuando me interrumpen un compañero o jefe con la típica: “¿Tienes un minuto?”
¿Siempre digo que si? o ¿escucho la pregunta y evalúo si es urgente y puede esperar a mi siguiente pausa?
9. ¿Consulto el correo cada vez que me llega un email?
10. ¿Consulto el movil cada vez que me suena o vibra por un mensaje?
11. ¿Aprovecho las horas de tranquilidad de mi oficina. (Primera hora de la mañana, hora de comer, después de comer, última hora de la tarde)?
12. ¿Aplico técnicas de concentración (como por ejemplo la técnica Pomodoro)?

FORMACIÓN
Con el fin de mejorar de manera continua mi competitividad:
13. ¿Tengo planes de formación a medio, largo plazo?
14. ¿He realizado cursos en el ultimo año?

COLABORACIÓN
15. ¿Suelo compartir con compañeros, ideas, enlaces, artículos de interes, dudas, etc…?

Bueno, este es mi test propuesta. Si fuéramos muy “matemáticos” y quisiéramos obtener una nota o valoración numérica de nuestra productividad, podríamos darle un peso a cada apartado y una puntuación a cada pregunta del tipo (SI=1/NO=0/PARCIAL=0,5). Con esto obtendríamos una métrica de productividad, pero yo me conformo con revisarlo con frecuencia para comprobar si día a día voy mejorando mi productividad. y tú ¿en que punto estás?

Sebastián Revuelta

Sácale el jugo a Pomello e ¡incrementa tu productividad!

pomeloHace unos días mi buen amigo Jaime me habló de Trello como herramienta para llevar una adecuada gestión de las tareas diarias. Realmente ya la conocía pero gracias a su comentario la retomé y encontré una jugosa combinación Trello + Pomello. La idea de Pomello es aplicar la técnica pomodoro a las tareas definidas en Trello. De hecho doy por hecho (valga la redundancia) que Pomello viene de Pomodoro + Trello.

Pelando el Pomello

Con Pomello puedes elegir la tarea con la que te vas a poner y darle a Play. ScreenHunter_146 Aug. 02 22.49En ese momento empieza la típica cuenta atrás de 25 minutos en los que no podemos perder el foco .

ScreenHunter_114 Jul. 27 11.12Al finalizar te permite decidir si quieres mover la tarea a otra columna de tu tablero Trello (por ejemplo a la columna finalizado).
Te muestra la evolución de tus pomodoros a lo largo del tiempo, así como el número de interrupciones y de tareas terminadas.

Conclusión

Podríamos enmancar a Pomello como una herramienta más de productividad personal que nos ayude a mejorar nuestra concentración (ver post 3 herramientas para mejorar tu concentración) pero con la potencia de Trello detrás. ¿A qué esperas? Sácale el jugo a Pomello y saborea tu nueva forma de ver la productividad personal.

Sebas Revuelta.

sebastianrevuelta@gmail.com.

@sebasrevuelta

El valor del momento presente en productividad personal

“Si miras lejos, no ves el paso inmediato y tropiezas. Hay que ir despacio, que no lento…”.

Diego Pablo Simeone

Hoy en día es normal que en nuestros trabajo diario afrontemos varias tareas a la vez o que cuando estemos con una tarea entre manos venga el jefe o un compañero y nos pida ayuda con otro tema. Y hay que colaborar (especialmente si es el jefe). Es decir, cada vez nos encontramos en entornos laborales en los que cada empleado afronta N batallas a la vez y no una especifica como podía ser hace algunos años. stress22Si no sabemos manejarlo el agobio, el stress empieza ahí y se incrementa si observo la avalancha de trabajo que se me viene encima. Hay estudios que nos indican que cuanto mas temas maneje a la vez una misma persona menos productiva es.
“Partido a partido”, predica el Cholo, consciente de que no vale la pena agobiarse por el partido de dentro de tres domingos (aunque sí tenerlo en el radar), mejor centrarse en el de este domingo y ganar la batalla en el presente. Ya incluso en el Evangelio se dice: “No os agobiéis por el mañana, a cada día le basta su afán”.

Pues sí vivir el momento presente puede ser un arma que nos ayude en nuestro trabajo cotidiano. No somos máquinas afrontemos una tarea a la vez. Dice Chiara Lubich hablando del momento presente “hagamos acciones limpias, puras, una a la vez”.

El valor del presente, es una valor enorme, tiene un potencial increíble que muchas veces desperdiciamos. La multitarea (que es diferente a ser polivalentes) disminuye nuestra productividad, el agobio por el futuro (que no quita el ser previsor e ir levantando la cabeza de vez en cuando para ver si vamos en la dirección correcta) no nos ayudan a vivir el momento presente.

Pero en la practica ¿cómo podemos vivir mejor el momento presente? Aquí algunos trucos o sugerencias.

auriculares_3Si eres de los que te interrumpen constantemente, prueba utilizar cascos (aunque no escuches nada, de hecho mejor si no escuchas nada, ya que no toda la música ayuda a nuestra productividad). Veras como la gente te irrumpe mucho menos, realmente solo se atreverán a interrumpirte si es algo importante.

O si tu oficina es un constante hervidero y siempre hay bullicio alrededor, busca los remansos de tranquilidad. Que los hay. Prueba localizarlos. Suelen ser horas valles en los que la gente esta mas tranquila, primeras horas de la mañana, hora de comer y después de comer, últimas de la tarde. Adecua tu horario para disponer de remansos de tranquilidad e incrementar tu productividad.

Si eres de los que te autointerrumpes (móvil, redes sociales, correo…, ver al respecto el post móviles al cajón). Utiliza la técnica pomodoro y/o herramientas gratuitas para aplicarlas. Ver al respecto el post anterior: 3 herramientas para mejorar tu concentración.

El momento presente, un futuro para nuestra productividad personal.

simeoneMe despido con otra frase del Cholo, que me gusta porque nos dice que no hay que quedarse anclado en el pasado, hay que mirar adelante, pensar en el pasado no ayuda a vivir el momento presente:

“Disfruto ganando un título. Pero lo que ya se hizo se quedó atrás. El fútbol siempre es el mañana”.

y es que todo esto, a veces me recuerda que el deporte es un espejo para la vida ….;-)

Suerte.

Sebastián Revuelta.

3 herramientas para mejorar tu concentración

Hoy en día vivimos en un mundo en el que la tendencia parece (auto)interrumpirnos cada vez más. Móviles, redes sociales, reuniones (realmente necesarias?) parece que no nos ayudan a guardar la concentración y dedicar el 100% de nuestra energía a la tarea que tenemos entre manos.

En este post propongo 3 herramientas que ayudan a concentrarse basándose en la técnica Pomodoro. Mención especial a la última 😉

focus booster

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Esta aplicación web (https://hq.focusboosterapp.com) permite indicar el proyecto/cliente y la tarea actual e iniciar una cuenta atrás (con sonido) de 25 minutos (tiempo por defecto de un pomodoro). En ese tiempo tenemos que intentar no abandonar la tarea.

ScreenHunter_09 Jun. 26 23.57Para cada cliente/proyecto te permite indicar cuanto se factura la hora de trabajo con lo que al final te da gráficas de cuanto has ganado por cliente y cuanto tiempo has invertido en cada uno de ellos.

La versión gratuita te muestra información de los últimos 3 días.

Keep focused

Sencilla herramienta que inicia la cuenta atrás de 25 minutos para no distraerse.  ScreenHunter_21 Jul. 07 08.56

La ventaja principal que le veo es que la ventana que indica el tiempo que te queda para completar la tarea actual sin distracciones, es muy pequeña y se puede seguir viendo en segundo plano mientras realiza la tarea principal.

Descargable desde: http://keepfocused.codeplex.com/.

Focus-timer

Herramienta desarrollada por el autor de este blog ;-). Permite también visualizar la cuenta atrás del tiempo del Pomodoro actual. ScreenHunter_27 Jul. 11 17.13Al igual que en la primera herramienta se puede seleccionar la tarea y el proyecto en el que estás trabajando.

Una de las grandes ventajas de esta herramienta es el tema de reporting. Al acabar la tarea actual se puede dar a Stop y se almacena en base de datos la información, lo que permite llevar un registro del tiempo que has dedicado a cada tarea y cada proyecto. 

La herramienta es descargable desde aquíScreenHunter_28 Jul. 11 17.19

¿Qué es GTD en productividad personal?

Recientemente pude leer el libro: “Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD” de José Miguel Bolívar. He de decir que me gustó mucho porque explica de una manera llana y clara la metodología GTD (Getting Things Done) ideada por David Allen. No sé si habrá más literatura en castellano explicando el método GTD pero desde luego con este libro sería suficiente porque Bolívar comenta, con años de experiencia detrás y de una manera cristalina, cómo se puede utilizar este metodología y así ser más eficiente en tu día a día.

Voy a intentar resumir en un post lo que me quedó del libro, no es fácil, porque en un artículo no se puede exponer toda una metodología pero sí al menos sus principales elementos.

Pasos en GTD

La metodología que propone Allen se basa en 5 pasos. Cada paso da para varios capítulos pero ahí van:

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1. Recopilar/Capturar

Se trata de recopilar y capturar cada input que suponga una nueva tarea o proyecto. Esos inputs, que se depositan en nuestra “bandeja de entrada” pueden provenir de diversas fuentes: el jefe que nos pide una determinada acción, un email, una llamada, una idea que nos viene a la cabeza, un compañero que nos pide un favor. Basta anotarla, no hace falta ser tan estricto en su “almacenaje”.

En este paso se trata de anotar/capturar la idea, que no caiga en el olvido, nada más, nada menos.

2. Procesar/Aclarar

En esta fase se pretende “procesar” toda la información capturada o lo que viene a ser lo mismo “aclarar” la bandeja de entrada, transformando inputs en tareas claras y concretas. Procesar es poner nombre y apellido a los items del punto 1.

3. Organizar

Esta paso, en la práctica, va unido con el anterior y consiste en organizar las tareas en contenedores específicos. Tiene sentido que el paso anterior y éste vayan de la mano, ya que, una vez que procesas la información la puedes clasificar en el contenedor que le corresponde.

4. Revisar

En este paso se trata de revisar de manera diaria la bandeja de entrada y con cierta periodicidad, tal vez semanal, todos los contenedores para comprobar que no se me escapa nada y que tengo todo bajo control. Esta revisión semanal tal vez sea un proceso que me lleve 30 minutos o una hora, pero es fundamental para velar por el éxito del sistema.

5. Hacer

Obviamente, si las tareas no se hacen, no podemos hablar de productividad por mucha metodología que haya detrás. Aquí 2 ideas esenciales. Primera, al tener todo anotado y “bajo control” puedo dejar la mente vacía y dedicar toda la atención y toda mi energía en la tarea actual. Segunda, aprovechar técnicas como la técnica Pomodoro para mejorar la concentración y ser más productivo.

Contextos

Este concepto es interesante, se trata de aprovechar los contextos, esto es, el entorno,  el conjunto de herramientas, el momento del día para ser más productivo, etc… por ejemplo, si tengo que hacer llamadas,  conviene hacerlas todas en la misma franja horaria para luego pasar a otro contexto en el que incluso puedo apagar el móvil para ser más eficiente.

Herramientas

Bolívar prefiere no hablar de herramientas, y se entiende perfectamente. Comenta que es mejor entender bien la metodología y en segundo término pensar en una herramienta. Que no sea el software el que condicione a la metodología. No obstante, y aquí algo de cosecha personal, creo el Evernote puede ser una herramienta interesante. Yo ya he empezado. Lo que más me gusta es que está disponible tanto para PC como para móvil y se sincronizan continuamente.

Conclusión

Siguiendo estos 5 pasos se consigue que nada caiga en saco roto, planificar de manera inteligente y de acorde a los objetivos y ejecutar las acciones poniendo todo el foco en ellas. Así ganamos en productividad y llegaremos antes a casa 😉

Sebastián Revuelta

@sebasrevuelta

Hiperactividad vs Productividad

“No importa el número de cosas que hagamos, sino la intensidad de amor que pongamos en cada una”

Madre Teresa de Calcuta

A veces por productividad se entiende el hacer cada vez más cosas en menos tiempo. Es decir, cuanto más trabajo realizo en menos tiempo mejor, cuanto más (hiper)activo estoy mejor. Sin embargo, hay que matizar este concepto. Está bien ser proactivo, inquieto y
no parar, desde luego, son buenas cualidades que debemos ir mejorando, pero el detalle importante está en llevar a cabo las acciones que debemos ejecutar de manera ordenada, secuencial y con criterio. Una por vez.

“Quien mucho abarca poco aprieta”, reza un refrán popular, y es cierto, si intentamos abordar N-tareas a la vez es probable que con suerte las realicemos todas, pero la calidad (o intensidad de amor cómo dice Madre Teresa) no será la misma que, si por el contrario, las ejecutamos una por vez, poniendo el máximo foco en cada una de ellas por separado.

Dicen que las mujeres sí pueden realizar dos o más cosas a la vez, y sin embargo, los hombres somos más limitados en este sentido, bien, habrá que ver estudios al respecto, pero estoy convencido que incluso las mujeres llevarán a cabo peor sus tareas si las realizan todas a la vez.

Vaciar la mente

David Allen, autor de la metodología de productividad personal GTD “Getting Things Done”, propone vaciar la mente del resto de tareas, pensamientos, recuerdos, cuando estemos afrontando la acción actual, de este, modo toda nuestra energía, nuestra creatividad, nuestra inspiración, va enfocada a esta acción.

En su libro “Focus” Daniel Goleman basa su teoría precisamente en este punto, en poner el foco, la atención, nuestra máxima concentración en la tarea que tenemos entre manos.

No sin dirección

En su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente eficiente” Stephen Covey propone una
metáfora que me pareció altamente ilustrativa. Un hombre en una selva intenta escapar de la maleza con una machete, cortando y cortando sin parar para encontrar el camino a
la civilización. Su esfuerzo es encomiable, sin embargo, sugiere Covey, es fundamental, pararse y tener una visión “desde arriba”, ver si realmente estamos avanzando en el sentido correcto. Tal vez al tener una perspectiva nueva el hombre viera que a base de machetazos se adentró selva adentro cuando tenía la civilización a escasos metros pero en sentido contrario.

Por tanto, y concluyendo, está bien realizar numerosas tareas y acciones, pero de manera ordenada, una por una, poniendo el máximo de energía en cada una de ellas, y revisando continuamente que sean tareas que vayan de acorde a nuestros objetivos. De este modo, nuestra productividad mejorará considerablemente.

Sebastián Revuelta – sebastianrevuelta@gmail.com

5 consejos para mejorar tu productividad personal

Desde mi humilde opinión y experiencia, os comparto 5 puntos que pueden ayudarnos a ser más productivos en nuestro día a día.

1) Primero lo primero

Nada más llegar a la oficina, ponte con la tarea más importante de ese día, con aquella que vaya en sintonía con tus objetivos, no la que más te guste o la que te resulte más fácil. Evita nada más sentarte chequear el email, ver las noticias, ir al café, etc…vete directo al objetivo. A primera hora de la mañana estamos más despejados, lo que favorece nuestra concentación. De este modo, nos ahorraremos agobios innecesarios, ya que, es probable que a media mañana ya tengamos encarrilados los objetivos del día y podamos “aceptar” interrupciones e imprevistos de una manera más amigable. Nuestro stress nos lo agradecerá.

2) Concentración

Utilicemos la técnica que más nos convenga. La técnica Pomodoro a mi me resulta realmente efectiva. 25 minutos de concentración y luego 5 minutos de descanso. Tras 4 pomodoros, un descanso de media hora. Merecido. Otras teorías recomiendas 52 minutos de concentración y 17 minutos de descanso. Cojamos la que mejor se adapte a nosotros y a la tarea que tenemos entre manos. Eso sí, independientemente del tiempo elegido para concentrarnos, en esos minutos no perdamos el foco, no nos autointerrumpamos, no caigamos en ir a mirar el correo, o el móvil porque ha vibrado. A este respecto te recomiendo el post Los móviles al cajón.

3) Café y socializar

Intenta que tu descanso más prolongado, por ejemplo, el que viene tras 4 pomodoros, coincida con el café de los compañeros. Más allá de que el café, con moderación, ayuda a activar las neuronas y a mantenernos más despiertos, quiero destacar la importancia del momento del café. Momento para compartir con los compañeros experiencias, preguntas o dudas, laborales o no, o simplemente, y no es poco, crear relaciones verdaderas con ellos. En este sentido no dudemos en tender la mano a un compañero que necesita nuestra ayuda laboral para un determinado tema, lo que hoy hago por él, mañana lo pueden hacer por mi, y de un momento de atasco o bloqueo, momento en el que no avanzo, en el que no soy productivo, una mano de un compañero nos puede ayudar a volver a recuperar el ritmo perdido. Un equipo feliz es un equipo productivo. Ahora bien, no por estos “beneficios” del café voy a salir a tomar café cada vez que un compañero se levante. 😉

4) Despejar la mente

Estudios recientes indican que el hacer deporte a mediodía incrementa la productividad, ya que, despeja la mente y permite afrontar de una manera “renovada” los objetivos de la tarde. Si no eres de hacer deporte, con un pequeño paseo tras la comida, puede servir.

5) Fin del día

20 minutos antes de terminar la jornada paremos. Hagamos resumen de cómo ha ido la jornada y especialmente escribamos los objetivos del día siguiente. De manera realista y clara. De este modo, al llegar el día siguiente a la oficina, nos podremos poner, sin dilación, con nuestra meta diaria. Suerte!

Sebastián Revuelta. sebastianrevuelta@gmail.com

Moviles al cajón

Hoy en día gracias a los smartphones podemos disfrutar de los beneficios de las millones de aplicaciones que hay en el mercado. Desde aplicaciones de redes sociales (facebook, twitter, linkedin, …) hasta aplicaciones para llevar las finanzas personales, las compras, la actividad deportiva y de ocio, …pasando por, las tal vez más utilizadas, aplicaciones de comunicación cómo: Whatsapp, Telegram, Line, … Según el estudio del organismo “The App Date” los españoles contamos con una media de 24 aplicaciones instaladas en nuestros dispositivos. Ahora bien, disfrutamos de las múltiples funcionalidades que estas aplicaciones nos ofrecen. ¿Pero las utilizamos correctamente? ¿En el momento adecuado?

Distracciones

Son múltiples las interrupciones que tenemos en el día a día en nuestro entorno laboral. Buena parte de ellas son debidas a nuestros dispositivos móviles. Un whatsapp del grupo que comparto con mi familia, otro mensaje de mis compañeros del instituto, un aviso de nuevo correo electrónico notificándome del siguiente partido de paddle que tengo que jugar, etc… ¿Son todos mensajes urgentes? Creo que no, incluso si fueran mensajes de trabajo tampoco creo que sean lo suficientemente urgentes cómo para dejar de atender la tarea en la que me encuentro actualmente. Tal vez incluso este post te ha llegado por un aviso de una red social y ha interrumpido tu tarea actual.

Poner el foco

Una de las claves que determinan el éxito en nuestro trabajo es poner el foco en lo que estamos realizando, y sólo en ello. La mente humana no está preparada para hacer varias cosas a la vez, aunque nos empeñemos en ello. Según el experto Daniel Goleman, ‘La atención es un músculo que se debe entrenar’, y así es, de este modo conseguiremos que nuestro producto sea superior a lo que hubiéramos entregado con distracciones.

Técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro, desarrollado por el italiano Francesco Cirillo, propone sesiones de 25 minutos de concentración sin interrupciones (un pomodoro) en cada tarea que tengo que realizar. Después 5 minutos de descanso. Tras cuatro pomodoros la mente necesita un descanso más largo, tal vez de media hora. Para evitar distracciones debidas a mi móvil, utilizo la técnica Pomodoro combinada con guardar el móvil en el cajón. Sí lo escondo, de tal modo que si vibra por una alerta o me llega un mensaje de una red social evito la tentación de ir a consultarlo. La consulta la hago al terminar el pomodoro. No hay nada urgente que no pueda esperar unos minutos. Para quedarme más tranquilo, lo dejo con el volumen de llamadas alto por si realmente hay una emergencia de la que me tengan que avisar.

¿Para cualquier trabajo?

Esta técnica de “castigar” a los móviles en un cajón parece más apropiada si trabajo 8 horas delante de un ordenador en una oficina, pero creo que podría servir para cualquier profesión, imaginemos un comercial que tenga que estar mucho tiempo fuera de la oficina visitando clientes, bien, pues cuando llegue a su lugar de trabajo necesitará un tiempo de actualizar y consolidar la información en su CRM, o bien estudiar nuevas estrategias de ventas, nuevas tarifas de sus productos que replantear, todo ello requiere concentración. Incluso para gerentes que estén continuamente recibiendo llamadas podrían avisar a sus colaboradores que de tal hora del día a tal otra no le pasen llamadas, de ese modo podrá centrarse 100% en su tarea actual. Termine el post, un pomodoro. Voy a sacar el móvil del cajón…

Sebastián Revuelta. sebastianrevuelta@gmail.com

Mis 5 pilares de la productividad personal

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Todo empezó hace más de 10 años cuando inicié mi andadura profesional en una gran compañía española de telecomunicaciones, uno de mis jefes, además de buen jefe, me dio un libro llamado Personal Software Process (PSP) de Watts Humphrey. En aquel libro se explica una metodología de trabajo a nivel personal que ayuda a gestionar eficazmente el tiempo. El libro me gustó. Mi jefe era un seguidor, no sólo teórico sino también práctico, de las técnicas que Humphrey proponía. Estas técnicas PSP, que básicamente consisten en llevar un registro de todas tus actividades con el fin de ver a qué tareas dedicamos nuestro tiempo y cómo poder organizarlo mejor, me apasionaron y a día de hoy me siguen acompañando. Actualmente, compaginar vida profesional con vida familiar e incluso con aficiones como el deporte, se vuelve más complicado si no se consigue un equilibrio que permita disfrutar de todos los ámbitos de tu vida sin perder “ritmo profesional”. De ahí, que me sigan interesando todas estas técnicas que me ayuden a hacer del día, un día más productivo.Con el tiempo me he ido gestionando mis excels con todos los datos sobre mis tareas y los tiempos respectivos, incluso fabriqué una herramienta que permite hacerlo de manera prácticamente automática (www.Tiempo de Calidad.com), pero en esencia los cinco pilares en los que se basa (o en los que intento basar) mi jornada para convertirla en más productiva son los siguientes.

Listado de tareas

Al llegar al trabajo (o incluso si se puede haber dejado preparado del día anterior mucho mejor) elaboro la lista de tareas que tengo que afrontar durante el día. Cuando pongo una tarea escribo tres cosas más:

  • Prioridad (de 1 a 3)
  • Estimación de tiempo (en horas o minutos)
  • ¿Va orientada a mis objetivos?

Esta última pregunta parece trivial, pero muchas veces caigo en la trampa de poner tareas que humanamente me gustan (por ejemplo, leer posts de la competencia o entrar en Linkedin para ver que “se cuece”) pero, que aunque interesantes, no me acercan a mis objetivos actuales (como por ejemplo, terminar un proyecto con éxito).

Orden de las tareas

Cuando tengo el listado de las tareas y veo que la suma de los tiempos estimados es realista (es decir “caben” dentro de mi jornada laboral) las pongo en orden. Aquí los criterios que intento seguir son dos:

  • Empezar con la más urgente a primera hora del día. Esto ayuda a afrontar el resto del día con una relativa calma.
  • Y el resto de tareas no necesariamente por orden de importancia o prioridad, sino por el grado de concentración que me requieren y el nivel de interrupciones que tengo.

Medir mis interrupciones

“Me interrumpen constantemente”, “pierdo el hilo en cada interrupción”, son frases que suelo escuchar. Y es que, aunque existen interrupciones voluntarias (whatsapp, email, facebook, chats, etc..) que son las que se llaman procastinación, existen otras que son involuntarias (peticiones de compañeros o jefes, llamadas, reuniones imprevistas, etc…) y aunque no puedo preveerlas, sí puedo llevar un registro de a qué hora son más frecuentes mis interrupciones. Existen herramientas interesantes en el mercado para ayudarme a registrar las interrupciones. Yo propongo la mía (https://tiempodecalidad.com/), pero ir apuntándolas en un Excel podría valer. ¿Qué consigo? Consigo tener un histórico de interrupciones, y, por tanto, planificar el día en consecuencia. En mi caso los bloques que van de 10:30 a 12:30 tienen muchas interrupciones, con lo que intento poner tareas “más ligeras” o que requieran menos grado de concentración (por ejemplo escribir o contestar emails), el bloque de después de comer suele estar menos cargado de interrupciones, por lo que vuelvo a la carga con alguna tarea compleja.

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Grado de concentración

Aunque he comentado que existen interrupciones involuntarias, sí podemos evitar las voluntarias. Para ello me ayudan técnicas, como la técnica pomodoro (www.pomodorotechnique.com), que en esencia lo que propone son 25 minutos de máxima concentración (un pomodoro = 25 minutos). En esos 25 minutos hay que intentar no mirar el móvil (aunque vibre por un mensaje de whatsapp), no mirar la blackberry aunque se ilumine con una lucecita roja diciéndonos que hay un nuevo correo, no distraernos aunque veamos el mensaje de “correo nuevo” en nuestra ventanita de Outlook, incluso aunque el correo ponga “urgente…”. No hay nada urgente, nada, nada que no pueda esperar unos minutos (al menos los que faltan para acabar el pomodoro actual). La excepción es si el correo pone algo así como: …”estás despedido”, en ese caso mejor parar. Bromas aparte, de este modo consigo realizar acciones con el 100% de mi energía, estoy poniendo el foco dónde realmente es necesario.

Análisis de los resultados

Al llevar de manera automática un registro de los tiempos, gracias a la herramienta Focus-Timer (ojo, no intento hacer publicidad porque además no gano nada, ya que es gratuita), puedo realizar un estudio del tiempo que he invertido en mi día, en mi semana, en mi mes, trimestre o incluso año. A mí me sorprendió ver algunos datos, cómo que “se me iba” demasiado tiempo en reuniones, de ahí que intenté llevarme deberes hechos previamente para que las reuniones sean lo más productivas (y breves) posibles. Otra idea interesante, es la estimación. Al tener datos históricos, puedo saber cuánto tiempo me llevó la implementación o el desarrollo de una determinada tarea en un cliente.ScreenHunter_475 Mar. 26 15.19

Si esa tarea tengo que repetirla en otros clientes, podría estimar el mismo tiempo. Cuanto más muestras tenga mejor, pues, podré tener un caso mejor, un caos medio y un caso peor. Con lo que las estimaciones son mucho más realistas. Un ejemplo de gráfica para una de mis tareas.

Este artículo me ha llevado 2 pomodoros. 😉

Sebastián Revuelta. sebastianrevuelta@gmail.com

Es(timando) el tiempo de mis tareas

“¿Cuánto tiempo me va a llevar?”, esta es la típica pregunta que uno de nuestros jefes nos formule al acometer una determinada tarea. Aquí, dependiendo de cómo seamos, podremos dar una respuesta u otra. Si somos muy pesimistas, diremos más tiempo del normal, lo cual podría generar una sensación de desánimo en el jefe al ver que no podrá tenerlo en el tiempo que a él le hubiera gustado, si, por el contrario, somos optimistas, diremos menos tiempo, pero el júbilo inicial podría dar lugar a una tensión final al ver que no estamos cubriendo los plazos.

Medirnos

Desde hace tiempo vengo apuntando los tiempos que dedico a cada una de mis tareas (utilizo mi herramienta Focus-Timer, pero un Excel y disciplina también podrían valer). La idea es poder dar medidas más realistas de nuestro trabajo. De este modo, no nos timaremos ni a nosotros, ni timaremos a nuestro jefe, ni timaremos a nuestras tareas, sino que las es-timaremos lo mejor posible. “No se puede gestionar, lo que no se puede medir”, por tanto, si podemos medirnos, pues, ·midámonos! De hecho, cuanto más medidas tengamos mejor. Cuando arranco una tarea indico la hora de inicio y la hora final para deducir así el tiempo total. Cuando tengo que estimar una nueva tarea de características similares, aprendiendo de la experiencia, podría decir ese mismo tiempo y sumarle un plus por imprevistos o novedades que pueda haber en el nuevo cometido. Cuanto más muestras, más precisas serán nuestras estimaciones.

Ejemplo: tests

Por poner un ejemplo. En mis proyectos es frecuente que tenga que realizar pruebas, también llamadas, tests unitarios. Mi base de datos de tareas, me dice que de media vengo realizando unos 7 tests a la hora. Si quiero probar la funcionalidad de 5 clases con 5 métodos cada una de ellas, es decir, unos 25 métodos y, por tanto, otros tantos tests unitarios, pues, estaría tardando del orden de 3h30minutos. Tal vez podría poner un poco más, por si hubiera algún caso especial, es decir, unas 4 horas.ScreenHunter_476 Mar. 26 15.30

Con esta estimación podría planificar mejor mi jornada de trabajo, y ya sabría que toda una mañana o bien toda la tarde tendría que dedicarla a escribir estos tests. Con el tiempo iremos obteniendo una gráfica en la que puedo reflejar el tiempo de estimación y el tiempo real, para que el “gap” entre ellos sea cada vez menor.

Sebastián Revuelta. sebastianrevuelta@gmail.com

Tiempo de Calidad!

¡Bienvenido al Blog de Tiempo de Calidad!

En este blog iremos explicando técnicas y herramientas para mejorar tu productividad personal. Ejemplos y consejos para el día a día. Espero te resulten útiles.

Sebastián Revuelta – sebastianrevuelta@gmail.com