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Creando un ecosistema tecnológico productivo

Introducción

No cabe duda que las herramientas son una ayuda, un soporte, un instrumento que empuja nuestra productividad. Pero las herramientas sin una metodología detrás pueden llevarnos en la dirección equivocada. Por eso considero que el primer paso es seleccionar bien la metodología de trabajo y en segundo lugar las herramientas que nos acompañen en el camino.

Ecosistema tecnológico

En mi caso intento aplicar la metodología GTD (Getting Things Done) definida por David Allen. Para la fase de captura de información, primera fase propuesta por Allen, utilizo la herramienta Evernote. Cualquier idea, tarea, comentario que me llama la atención lo pongo en la carpeta “Inbox” de Evernote. Luego ya lo procesaré.

Muchas de las ideas o inputs provienen de mi correo electrónico: emails de mi jefe o de clientes, correos de mi mujer, mensajes relacionado con la guardería de los niños, de mis amigos, etc.., son inputs que capturo y que almaceno en la carpeta “Bandeja de entrada” de mi Evernote.

Tras la fase de captura y organización he fijado en mi calendario, en ocasiones con semanas de antelación: tareas específicas para ese día como llamadas o reuniones, gestiones sean del trabajo o personales, cumpleaños, etc…Estas tareas específicas se anotan en la Carpeta “Acciones Semana Actual” de mi Evernote.

Cuando llega la fase de “hacer“, es decir, la de concretar lo que hemos diseñado y planificado en las etapas anteriores me gusta medir el tiempo que tardo en llevarlas a cabo. Es muy interesante luego ver en que se va el tiempo, en que tipo de tareas, en que tipo de gestiones o clientes. Esto lo hago con la realmente online Toggl.

Lo comentado hasta ahora se podría resumir en:

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Automatizando el sistema

Ahora bien, uno de mis preocupaciones habituales es ver en qué tareas puedo ahorrar tiempo, y me percaté que en este flujo de información entre herramientas tenía que ir manualmente copiando y pegando información, del email a Evernote, del calendario a Evernote y de Evernote a Toggl.

Charlando con mi amigo Jaime, me habló de “las recetas IFTTT“. Es una web que “enlaza” herramientas. Si haces tal acción en esta herramienta entonces se dispara tal acción en la otra herramienta.

Apliqué la receta gmail – evernote, esto es, si marco un email (de gmail) con una estrella entonces automáticamente se manda a mi bandeja de entrada de Evernote:

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Con el consiguiente ahorro de tiempo. Además ahora revisar mi correo es muy sencillo, aquello que requiere ser capturado basta marcarlo con estrella y listo. Este sistema me permite mantener mi correo sin emails pendientes y revisarlo cada 4 horas.

Con el google calendar exactamente igual, apliqué la receta:

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De tal modo que la carpeta “Acciones semana actual” se actualiza automáticamente con toda las tareas y eventos de esa semana.

Por último, la versión web de evernote me permite arrancar el “Start Timer” de Toggl para indicar que empiezo una nueva tarea y medir el tiempo que me lleva:

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Al terminar la tarea le doy a “Stop Timer”. Toggl te permite poner etiquetas a las tareas lo cual es muy interesante para luego poder ver cuanto dedicas a una determinada “etiqueta”. En mi caso una etiqueta es si trabajo con clientes o partners o si trabajo para España o para países de Latinoamerica:

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Así pues, conseguí pasar de un conjunto de herramientas a un ecosistema tecnológico productivo.

Conclusión

Más allá de las herramientas lo importante es seguir una metodología,  tener unos objetivos claros y poner foco en ellos. Ahora bien, las herramientas son un vehículo en el que apoyarse y cuanto mejor “se lleven entre ellas” más beneficiada saldrá tu productividad.

Kiply, herramienta para medir y mejorar tu productividad

Hará unos meses se incorporó en la compañía una nueva persona para liderar el área de recursos humanos.

Las primeras semanas, y como si de entrevistas de trabajo se tratase, nos fue preguntando uno a uno a qué nos dedicamos, que tareas desempañábamos y aproximadamente que porcentaje de tiempo dedicábamos a cada una de ellas. No tuve problemas en responder y en dar datos aproximados pero me hubiera gustado proporcionarle métricas exactas. Esto lo hubiera podido conseguir con Kiply.

Creando un ecosistema tecnológico productivo

Kiply, software de productividad personal, monitoriza lo que ocurre en tu equipo y te da los tiempos exactos de las herramientas, procesos, archivos, webs con las que has trabajado. Mediante la creación de tarjetas te permite agrupar items comunes, por ejemplo, yo me he creado una tarjeta llamada “Planificación” dónde he puesto herramientas cómo Google Calendar y Evernote. Ahora puedo ver el tiempo exacto que dedico a planificarme.

He creado 4 tarjetas con Kiply con las 4 grandes tareas que desempeño en mi compañía como responsable preventa:

  • Presentaciones y demo a los clientes
  • Redacción de propuestas y ofertas.
  • Trabajo técnico con las herramientas.
  • Comunicación con mis clientes.

Cada una de estas tareas tiene herramientas o webs asociadas:

  • Presentaciones y demo a los clientes (PowerPoint, Webex, app.buguroo.com)
  • Redacción de propuestas y ofertas. (Word, Excel)
  • Trabajo técnico con las herramientas. (Eclipse, Pspad)
  • Comunicación con mis clientes. (mail.google.com)

Os pongo algunas de estas tarjetas:

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Fijando objetivos

Una funcionalidad muy interesante es la de fijar objetivos. Por ejemplo, no quiero estar más de 1 hora a la semana en redes sociales o bien, en versión más positiva, quiero dedicar al menos 5 horas a la semana a labores técnicas y así no “oxidarme”.

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En mi caso puede venir bien para ver que el tiempo que dedico a “relajarme”: ver redes sociales, marca.com, youtube, etc…no excede mis umbrales permitidos.

O en el caso positivo, por ejemplo, quiero ver que sigue habiendo un porcentaje que dedico a labores técnicas, en mi caso a programar, a utilizar el API de los productos para hacer labores de I+D, para integrar las herramientas con sistemas externos, para “aterrizar” propuestas en papel, etc…lamentablemente esta labor aunque me gusta cada vez le dedico menos tiempo. Me he mercado un objetivo de dedicarle 5 horas al mes:

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Tendencias

“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar”.

Esta es una frase que hemos escuchado en numerosas ocasiones y que deberíamos tener muy presente a la hora de tomar decisiones. En ocasiones nos gustaría dar un cambio en nuestro rumbo profesional (o personal) y empezar a hacer tareas, actividades diferentes, pero también es cierto, que con frecuencia lo pensamos pero no hacemos nada especial por cambiar, en definitiva, seguimos igual. Einsten nos decía:

“Locura es hacer lo mismo una vez tras otra y esperar resultados diferentes”. 

Pues bien, si quiero cambiar, tendré que hacer actividades diferentes y necesito datos para ver qué lo estoy haciendo. Con Kiply puedo obtener esta información.

Por ejemplo, quiero sacarme alguna certificación, para ello tendré que entrar con regularidad en el portal de formación para acceder a las lecciones, tutorías, ejercicios, etc…Al final del mes podré ver cuánto tiempo le he dedicado.

También puedes ver a qué estas dedicando tu tiempo en la actualidad y la tendencia, en mi caso es cada vez más a labores comerciales y menos técnicas. Me gusta la relación con el cliente por lo que estoy conforme, pues, también entiendo que no puedo estar toda la vida en el lado técnico, pero cualquiera podría preguntarse ¿Quiero seguir dedicando más de la mitad de mi tiempo a labores de gestión? ¿Es este camino por el que quiero ir? ¿Me lleva la vida profesional (o la edad) por este camino?

Automatizar u optimizar tareas

Por último quiero hacer una reflexión en el campo de la automatización de tareas para, en definitiva, ser cada día un poco más productivo. Por ejemplo observo que en el último mes Kipy me dice que he dedicado más de 40 horas a escribir en WORD. En ocasiones mi trabajo es redactar ofertas o responder propuestas formales de clientes (RFP). ¿Podría haber automatizado u optimizado esta tarea? ¿Debería dedicar tiempo a crear una plantilla estándar que agilice las respuestas que doy después? Pues seguramente sí, y el tiempo, nunca mejor dicho, me dará la razón.

Conclusión

Mide el tiempo de tus actividades y toma decisiones. Persigue tus objetivos. Kiply puede ser la herramienta amiga que te acompañe en tu camino, en tus retos. Suerte.

Ahora le diría a la persona de recursos humanos. Mira dedico un 46% de mi tiempo a hacer presentaciones, un 33% a comunicación con los clientes, un 11% a redactar ofertas, un 5% a labores técnicas, y un 3% a redes sociales. Bueno, a lo mejor esto último, no se lo diría.

 

Pues acceder a la web de Kiply desde aquí.

 

Sebas Revuelta.

Si quieres saber a qué dedicas tu tiempo…Toggl!

Introducción

La frase que se puede leer en la home de esta web: “No tengo tiempo para saber a qué dedico mi tiempo”, me la dijo un compañero hará ya un par de años. Pues bien, me puse a investigar y sí que hay herramientas qué “con un mínimo esfuerzo por nuestra parte” pueden ayudarnos a llevar la “cuenta” de a qué dedicamos nuestro tiempo. Una pequeña inversión de tiempo que puede redundar en grandes beneficios. Hoy hablaré de una de estas herramientas: Toggl.

Reportando

Toggl es una herramienta que cuenta tanto con versión online como con versión para dispositivos móviles lo cual permite agregar información desde la ubicación que nos resulte más cómoda.

Para empezar a reportar basta poner un breve texto de la tarea con la que vamos a empezar, elegir el proyecto en cuestión y darle a Start:

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Cuando se termina se da a Stop y queda registrado ese trabajo:

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Los proyectos pueden ser gestionados desde la pestaña proyectos e indicarle el ciente correspondiente a ese proyecto. Esto veremos será útil a la hora de generar informes, pues, podremos ver los proyectos y/o clientes a los que dedicamos más tiempos.ScreenHunter_567 Nov. 30 18.18

Tiene opciones de configuración que nos permite entre otras cosas, configurar el uso de la técnica Pomodoro para que te avise a los 25 minutos. Útil para los que amamos está técnica.

Es muy interesante utilizar el plugin del navegador correspondiente, por ejemplo, yo uso Chrome, ya que permite darle a Start a la hora de trabajar con mails como los de gmail:

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InformesScreenHunter_572 Nov. 30 18.26

Uno de los puntos fuertes de Toggl es el reporting que nos permite conocer detalles cómo proyectos a los que he dedicado más tiempo, clientes con mayor horas dedicadas, distribución del trabajo por días de la semana o del mes, etc…

Se puede visualizar informes detallados o ejecutivos en el rango de fechas deseado:

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Interesante ver tendencias, es decir, si el tiempo dedicado al trabajo está aumentando en general o si está creciendo para algún cliente en particular:

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Conclusiones

Toggl es una potente herramienta que te permite reportar el tiempo qué dedicas a tus tareas diarias. Bien porque eres autónomo, y por tanto, está información es fundamental para ti, bien porque te exigen en el trabajo reportes de horas o bien porque te apasiona la productividad personal y ver a qué dedicas cada minuto de tu tiempo para poder ir mejorando día a día (este es más mi caso), Toggl es tu herramienta.

Tiene una versión free con todas las funcionalidades qué he ido comentando y te permite actualizarte a la versión de pago dónde tienes muchas más funcionalidades cómo: reporte grupal, indicar facturación a cada proyecto o informes con valores decimales.

“Un hombre que se permite malgastar una hora de su tiempo no ha descubierto el valor de la vida.”
Charles Darwin (1809-1882)

 

Dime que herramientas usas y te diré tu productividad: RescueTime!

En mi empeño por mejorar mi productividad diaria, le pedí a un experto en estos temas que me recomendara alguna herramienta para registrar mis tiempos en el trabajo. (Gracias Jeroen Sangers)

Me sugirió una: RescueTime.

Introducción

RescueTime es una herramienta muy interesante porque una vez instalada NO TIENES QUE HACER ABSOLUTAMENTE NADA para que empiece a registrar tiempos por ti. Me podéis preguntar ¿Cómo lo hace entonces? Lo hace en base a las herramientas que utilizas. RescueTime es capaz de detectar que herramientas tienes abiertas (navegador, excel, powerpoint, word, etc…) y sacarte estadísticas de cuanto tiempo estás en cada una de ellas.

Pulso de productividad

Uno de los índices que me ha llamado la atención es el llamado “productivity pulse” que viene a ser cómo un score de tu productividad. ¿Cómo lo calcula? Pues en base a la clasificación que tu hagas de las herramientas. Por ejemplo, le puedes decir, que cuando estás con el excel trabajando eres muy productivo, cuando estás con el Outlook eres productivo (un nivel menos que “muy productivo”), con el bloc de notas neutral y con el youtube nada productivo o tiempo de distracción.

Con esa información RescueTime es capaz de calcularte el índice de productividad e incluso decirte cómo estás con respecto al día anterior, mejor o peor.

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A cada herramienta le puedes asignar también un ámbito, por ejemplo, skype o outlook se engloban dentro de “Communication & Scheduling” o el Eclipse dentro de “Software Development”. El consejo es que las aplicación que son puramente de tu negocio las marques como “Business”. Todo esto es configurable:

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En este aspecto es fundamental dar de alta aquellas aplicaciones web que utilizas, por ejemplo, mail.google.com como herramienta de email y productiva, de otro modo, RescueTime engloba todo ese tiempo en “tiempo navegando” y no sabe si estás siendo productivo o no.

¿Soy productivo?

RescueTime te muestra no sólo la foto en un día concreto, sino la foto a lo largo del tiempo, lo cual es muy útil para saber en que semana has sido más productivo, en cual menos, esto te lleva a reflexiones, cómo. ¿Porqué he sido menos productivo esta semana? ¿Estaba enfermo? ¿Estoy más estresado? ¿Ver cuantas horas semanales te lleva por ejemplo el powerpoint? Pensar si puedes reducir esos tiempos ¿Tal vez creando plantillas que me ahorren tiempo en el futuro?

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Uno de los primeros consejos que recibes en el mundo de la productividad personal es empezar a primera hora del día con la tarea más importante del día, por eso, conviene no distraerse con tareas pocos productivas y empezar desde temprano rindiendo al máximo nivel. Esto te permite estar más tranquilo el resto del día ya que te habrás quitado los más “pesado” pronto. RescueTime, al mostrarte también tu trabajo por horas, es capaz de responderte a esta cuestión.

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Cómo se ve en la imagen, tengo momentos muy productivos hacia el mediodía, una posible mejora sería empezar desde primera hora con las herramientas más productivas.

Objetivos

Con el fin de que tu nivel de productividad no decaiga es interesante marcarte metas u objetivos. Por ejemplo, decirle que quieres estar un mínimo de 6 horas al día siendo productivo, menos de media hora en youtube, máximo una hora respondiendo correos, etc…RescueTime se encarga de decirte cada día si ya los has cumplido o si aún no cuanto te falta para ello:

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Tendencias

También interesante poder ver hacia dónde “tiende” tu trabajo en función de las herramientas que utilizas. Hago uso cada vez más del powerpoint, señal de que cada vez te enfocas a un trabajo más de presentaciones, o tal vez más el Eclipse que es una herramienta específica de desarrollo software, señal de que tiendes a la programación, es una manera útil y cómoda (recordemos que no hay que hacer nada) de saber hacia donde va tu rumbo profesional en función de las herramientas utilizadas.

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Conclusiones

RescueTime tiene muchas más funcionalidades que comentaré seguramente en otro post. Pero recomiendo totalmente esta herramienta, ya que, sin esfuerzo registra información que puede serte tremendamente útil, eso sí, si utilizas muchas herramientas en la web (herramientas cloud) entonces te recomiendo la versión premium que te permite registrar como herramientas o aplicaciones las diferentes urls a las que navegas (mail.google.com, youtube, …) sino todo caerá en el saco de “navegando por la red”.

Suerte!

Sebastián Revuelta

@sebasrevuelta

Sácale el jugo a Pomello e ¡incrementa tu productividad!

pomeloHace unos días mi buen amigo Jaime me habló de Trello como herramienta para llevar una adecuada gestión de las tareas diarias. Realmente ya la conocía pero gracias a su comentario la retomé y encontré una jugosa combinación Trello + Pomello. La idea de Pomello es aplicar la técnica pomodoro a las tareas definidas en Trello. De hecho doy por hecho (valga la redundancia) que Pomello viene de Pomodoro + Trello.

Pelando el Pomello

Con Pomello puedes elegir la tarea con la que te vas a poner y darle a Play. ScreenHunter_146 Aug. 02 22.49En ese momento empieza la típica cuenta atrás de 25 minutos en los que no podemos perder el foco .

ScreenHunter_114 Jul. 27 11.12Al finalizar te permite decidir si quieres mover la tarea a otra columna de tu tablero Trello (por ejemplo a la columna finalizado).
Te muestra la evolución de tus pomodoros a lo largo del tiempo, así como el número de interrupciones y de tareas terminadas.

Conclusión

Podríamos enmancar a Pomello como una herramienta más de productividad personal que nos ayude a mejorar nuestra concentración (ver post 3 herramientas para mejorar tu concentración) pero con la potencia de Trello detrás. ¿A qué esperas? Sácale el jugo a Pomello y saborea tu nueva forma de ver la productividad personal.

Sebas Revuelta.

sebastianrevuelta@gmail.com.

@sebasrevuelta

3 herramientas para mejorar tu concentración

Hoy en día vivimos en un mundo en el que la tendencia parece (auto)interrumpirnos cada vez más. Móviles, redes sociales, reuniones (realmente necesarias?) parece que no nos ayudan a guardar la concentración y dedicar el 100% de nuestra energía a la tarea que tenemos entre manos.

En este post propongo 3 herramientas que ayudan a concentrarse basándose en la técnica Pomodoro. Mención especial a la última 😉

focus booster

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Esta aplicación web (https://hq.focusboosterapp.com) permite indicar el proyecto/cliente y la tarea actual e iniciar una cuenta atrás (con sonido) de 25 minutos (tiempo por defecto de un pomodoro). En ese tiempo tenemos que intentar no abandonar la tarea.

ScreenHunter_09 Jun. 26 23.57Para cada cliente/proyecto te permite indicar cuanto se factura la hora de trabajo con lo que al final te da gráficas de cuanto has ganado por cliente y cuanto tiempo has invertido en cada uno de ellos.

La versión gratuita te muestra información de los últimos 3 días.

Keep focused

Sencilla herramienta que inicia la cuenta atrás de 25 minutos para no distraerse.  ScreenHunter_21 Jul. 07 08.56

La ventaja principal que le veo es que la ventana que indica el tiempo que te queda para completar la tarea actual sin distracciones, es muy pequeña y se puede seguir viendo en segundo plano mientras realiza la tarea principal.

Descargable desde: http://keepfocused.codeplex.com/.

Focus-timer

Herramienta desarrollada por el autor de este blog ;-). Permite también visualizar la cuenta atrás del tiempo del Pomodoro actual. ScreenHunter_27 Jul. 11 17.13Al igual que en la primera herramienta se puede seleccionar la tarea y el proyecto en el que estás trabajando.

Una de las grandes ventajas de esta herramienta es el tema de reporting. Al acabar la tarea actual se puede dar a Stop y se almacena en base de datos la información, lo que permite llevar un registro del tiempo que has dedicado a cada tarea y cada proyecto. 

La herramienta es descargable desde aquíScreenHunter_28 Jul. 11 17.19