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Cómo mantener tu bandeja de entrada a cero

8.38 voy a coger el coche para ir al trabajo, antes de arrancar chequeo el email en el móvil.

9.15 Llego a la oficina, enciendo el portátil, chequeo el email.

9.37 Chequeo el email.

9.41 Chequeo el email.

9.45 Notificación de correo nuevo, lo leo.

10.03 Voy a por café, por el camino chequeo el email en mi móvil.

¿Realmente hace falta vivir tan pendiente de la bandeja de entrada? No. Desde luego que no.

Pero el inicio de este post bien podía ser un típico día de mi trabajo, es más, he llegado a tener dos pantallas, una con la tarea principal y otra con la bandeja de entrada abierta, controlando con la vista si “aterrizaba” algún email nuevo.

Ahora ya me estoy acostumbrando a qué se puede vivir sin estar tan pendiente del correo. Aunque suene paradójico me he dado cuenta que soy más productivo sino estoy tan atento a mis emails. Me he percatado que el correo no es mi lista de tareas, no es mi agenda. Es un input más que puede afectar o no a mi lista de tareas. Que los demás me manden un email no significa que enseguida deba atenderlo. Pero entonces, ¿Cómo gestionar correctamente el correo?

Aquí una serie de consejos que humildemente propongo.

1) No hace falta chequear continuamente el correo.

Basta revisarlo 3 o 4 veces al día. No más. Por ejemplo, a las 9.00, a las 12.00, a las 15.00 y a las 18.00.

No hay nada urgente que no pueda esperar unas horas, y si lo hubiera el email no sería el medio adecuado, se debería recurrir al teléfono.

De este modo podremos centrarnos en nuestras tareas importantes, aquellas que realmente generen un mayor impacto en nuestro negocio.

2) Desactivar notificaciones.

Normalmente aplicaciones cómo Outlook notifican la llegada de un correo nuevo. Esto es improductivo. Interrumpe nuestra tarea. La curiosidad nos termina carcomiendo y terminamos consultando el email recién llegado. Retomar la tarea actual, cuesta del orden de 5 a 15 minutos según varios estudios.

En la herramienta Outlook estas notificaciones se pueden desactivar. En correo del tipo gmail se puede configurar para que sólo descargue el correo si yo le doy a actualizar. También para gmail existen plugin útiles cómo el de “Pause” que congela tu bandeja de entrada, esto es interesante, por ejemplo si tienes abierto el correo y estas respondiendo un email, puedes activar la “pausa” para que no te interrumpa con la llegada de nuevos correos.

3) Desapuntarte de newsletters o de publicidad.

En su momento te apuntaste o te apuntaron. Estas news hacen “ruido” en tu bandeja de entrada. Hacen que se incrementen el número de correo no leídos y esto, según estudios, hace que se incremente nuestro nivel de stress, nuestra sensación de “no llego a todo”.

Ya hace tiempo me he desapuntado de todas aquellas suscripciones que no me interesaban y aquellas que sí, por ejemplo, blogs de productividad los llevo automáticamente a la carpeta “Productividad” mediante una regla en mi correo, de este modo no “aterrizan” en mi bandeja de entrada y no se incrementa el número de correos no leídos. Una vez a la semana dedico una hora a leer estos emails.

4) Utilizar la técnica “Barred”.

Ya tengo cientos, miles de emails sin leer me podríais decir algunos. Entre las 9.00 de la mañana y las 12.00 ya se me han acumulado un buen número de mensajes me podríais decir otros. ¿Cómo hago para volver a dejar mi bandeja de entrada a cero?

Utilizando la técnica “Barred”.  Básicamente es un barrido por nuestra bandeja de entrada dónde tengo que aplicar una serie de puntos cuyas iniciales se corresponden con la palabra “B.A.R.R.E.D”: Borrar, Archivar, Responder ahora, Responder después, Emplazar, Delegar.

Vamos al detalle.

  • Borrar. Borraremos todos aquellos correos que no nos aporten nada. No te cortes. O si te sientes más tranquilos llévalos a una carpeta “Borrar” y verás que en semanas no los has echado en falta. Vacíala con la periodicidad que estimes oportuno.
  • Archivar. Si contienen información valiosa o consultable en un futuro, archiva el correo. Existen herramientas como Evernote, OneNote, o el propio Outlook que te permiten almacenar la información y localizarla rápidamente.
  • Responder ahora. Sigue la ley de los 2 minutos. Si la respuesta te lleva menos de dos minutos, responde ahora, es el momento, no procastines.
  • Responder más tarde. Si el correo requiere una respuesta más elaborada o una acción por tu parte más concienzuda, planifícala si consideras que va de acorde a los objetivos de tu negocio. Ponle día y hora. Utiliza tu agenda o calendario. El Outlook tiene ya un calendario. Gmail tiene Google Calendar.
  • Emplazar. Si no requiere ninguna acción por tu parte a día de hoy pero crees será relevante para tu negocio en un futuro, posponla, llévala adelante. Para ello, ponte un recordatorio o para los que usan gmail existe un plugin muy interesante llamado “Boomerang” que te permite reenviarte un correo a la fecha que tu le digas, dicho de una manera “cool” te lo manda al futuro, dicho de una manera “informal”, le pegas una patada para adelante.
  • Delegar. Por último, existen correos que aunque la responsabilidad sea tuya, no implican una acción directa por tu parte sino que puede ser afrontado por un compañero o empleado. Deriva el correo a la(s) persona(s) correspondientes. Para este tipo de emails conviene, además de reenviarlos, ponerlos en una carpeta “En espera” y revisarla con frecuencia para comprobar que sigue la evolución esperada.

Conclusión

Mediante estas pautas aplicadas con cierta agilidad y frecuencia el número de correo no leídos se reduce considerablemente y se consigue llegar al tan “relajante” lema de bandeja de entrada a cero. Prueba y verás.

He comprobado que mi nivel de stress se ha reducido y que consigo estar al día de todo lo que me llega.

Hoy en día, en un mundo en el que la conexión de nuestros dispositivos es continua y recibimos información (en exceso en mi opinión) las 24 horas del día, mantener el email a cero es realmente un desafío. Un desafío para ti y tu productividad. Suerte.

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El placer de la desconexión

Suena la alarma del móvil, lo apago, con legañas aún en los ojos quitó el modo avión de mi celular. Empieza a escucharse las notificaciones de whatsapp, redes sociales e emails. Con un ojo cerrado y otro medio abierto hago un primer chequeo.

Mientras desayuno, mi tazón de avena y mi café, leo los emails con un poco más de detenimiento, una gota de café salta a la pantalla de mi móvil, lo que me recuerda que no es bueno hacer dos cosas a la vez.

Voy a la oficina. Si voy en bus empiezo a responder algún mensaje, si voy en coche conecto el bluetooth y escucho mensajes de audio o podcast pendientes de oír.

Empìezo a trabajar, suena el móvil, es un mensaje de un red social, interrumpo mi tarea para consultarlo.

Llego a casa, empiezo a jugar con los niños, notificación de whatsapp, la leo. Mi hijo me reclama, me dice deje el móvil y juegue con él…llega la noche y sigo con el móvil en las manos, me voy a la cama y digo, por fin, por fin, puedo poner el modo avión. Hasta mañana.

¿Estaré obsesionado con el móvil? ¿Con chequear continuamente mis mensajes? Creo que no, pues creo que lo que me pasa a mi, le pasa a mucho más. O entonces la respuesta es sí, somos muchos los obsesionados.

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La visita a la abuela….

Las nuevas tecnologías impulsan nuestra productividad pero también nos llenan de ruido, nos impiden vivir bien el momento presente, nos impide poner el foco al 100% en nuestras tareas diarias, en momentos que tal vez no vuelvan.

A veces deseo volver a mi viejo modelo de móvil. Era un ladrillo. Año 1998. Sólo tenía SMS y llamadas, pero no vivía apegado a él. Vivía con más relax, con más calma.

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Desde que me percate de este hecho, me propuse “dominar”sobre mi móvil y no él sobre mi.

En el trabajo aplico la regla “Los móviles al cajón” bajo la Técnica Pomodoro.

En casa dejo el móvil en el mueble de la entrada, con el sonido de llamadas activado, por si hay algo urgente. Esto me permite pasar más Tiempo de Calidad con mis hijos.

Durante una conversación intento no interrumpirla por el sonido del dispositivo. He descubierto el placer de una buena conversación, sea con mi suegra que con mis compañeros.

el-cociente-agallas_9788467039504Mario Alonso Puig, en su libro “El cociente agallas” nos dice que mucha de las ideas inspiradoras, creativas nos vienen en los momentos de desconexión. Cuando dejamos de lado el problema. La mente se encarga de buscar soluciones originales.

Lo he experimentado, ahora camino al trabajo prefiero no mirar el móvil, prefiero ir disfrutando del trayecto, desconectando y he comprobado que es el momento en el que se me ocurren más ideas para mi trabajo, para mi vida. Y son ideas que realmente impulsan mi productividad.

Leo Babauta en su libro “Focus” resalta la belleza de estos momentos de desconexión. Nos anima a dejar aparcado el móvil, no va a pasar nada porque no lo consultemos durante una media hora, que disfrutemos del paseo, de la conversación, del momento.

BuscaEnTuInterior.jpgMe pareció curioso el comentario de Chade-Meng Tan, ingeniero de Google, en su libro “Busca en tu interior” relativo al momento de la comida. Chade nos da una serie de pautas para ser más productivos, eficientes, felices en el día a día. Entre sus pautas nos dice “saborear” cada momento, incluido el momento de la comida, en principio, un momento neutro del día, puede convertirse en un momento agradable y positivo, basta ser consciente de ello y “saborearlo”.

Ahora intento vivir mejor el momento presente, he aprendido el placer o el poder de la desconexión. A poner el foco 100% en la tarea que tengo entre manos sea laboral o personal. El trabajo o las labores de casa son de más calidad porque el Tiempo es…de más Calidad.

 

Mi pirámide de productividad personal

Hace ya tiempo que no publico en el blog. El nuevo trabajo, los hijos, los quehaceres cotidianos, en fin, que os voy a contar. Hoy sin embargo, he sacado un hueco y quiero compartir con vosotros mi pirámide de productividad personal. Al igual que existe (por poner un ejemplo) una pirámide alimenticia dónde se define cual debe ser la base de nuestra alimentación he pensado definir una pirámide con la esencia de lo que es la productividad personal para mi.

Nivel base: el día a día

En la base he puesto las técnicas, trucos, herramientas que utilizo en mi día a día. Todo gira en torno a la metodología GTD (si quieres saber más sobre esta metodología puedes consultar mi entrada al respecto: ¿Qué es GTD en productividad personal?). Tanto en la fase de capturar, como en la de procesar utilizo la herramienta Evernote, por su facilidad para anotar de manera rápida cualquier petición, idea, sugerencia, etc…que llega a mi “bandeja de entrada” y luego por su capacidad de procesar la información y ordenarla en proyectos o libretas según aplique.

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Para la fase de organizar, utilizo muchísimo el google calendar, pues, tengo sincronizadas mis cuenta laboral y mi cuenta personal y así de un simple vistazo puedo ver todas mis ocupaciones. Un consejo, a la hora de llenar el calendario de tareas, recomiendo no llenarlo al 100%, pues, siempre hay imprevistos. Dejar huecos te permite vivir con menos stress y ser más realista.

La fase de revisar es fundamental para ver cómo voy, aquí más que la herramienta en sí (tengo todo en Evernote) destacó el hábito que hay que tener para revisar continuamente los proyectos en los que estamos involucrados. El día a día nos mata, pero es importante levantar la vista y ver como vamos. Si tienes curiosidad he escrito un post en relación a los hábitos: El difícil hábito de adquirir un hábito.

Por último llega la fase de hacer. La metodología no serviría de nada si finalmente no termino concretando lo que capturo, proceso y organizo. Aquí quiero resaltar la importancia de la atención plena en el momento presente, es decir, volcar toda mi energía, creatividad en lo que estoy haciendo. No hacer 20 cosas a la vez, sino una, y hacerla bien, perfecta. La calidad de nuestro trabajo será sensiblemente mejor, verás. Es tiempo de calidad. A este respecto te recomiendo el post: El valor del momento presente en productividad personal. Sobre mantener la atención hay muchos trucos y técnicas. La clásica Técnica Pomodoro me encanta, me ayuda a organizar mis tareas en fragmentos de 25′. Insuperable. Pero evitar, en algunos momentos del día, las interrupciones, sean propias o ajenas, es primordial. Te acuerdas del post: Organiza tu trabajo según tu energía.

Desde que leí el libro de Graham Alcott sobre Las 8 características de un Ninja de la productividad intentó aplicar la característica de “Sigilo y Camuflaje”, esto es, buscar rincones de tranquilidad: bibliotecas, cafeterías, salas de reuniones, dónde puedas concentrarte y dar lo mejor de ti. ¡Funciona!.

Por último quiero destacar la importancia del deporte o actividad física, no necesariamente tenemos que ser atletas profesionales, pero está comprobado que el deporte o hacer un ejercicio relativamente activo mejora nuestra capacidad de atención, reduce los niveles de stress, y en definitiva, mejora nuestra productividad. Desde Enero hasta Abril he estado entrenando para mi sexta maratón. Para no quitar tiempo a mi familia, lo que he hecho es volver corriendo a casa desde el trabajo. 3 días por semana. Es poco para una maratón, pero conseguí acabarla en poco más de 3h30, pero más allá de este reto, la actividad física me sirve para resetear la mente y volver a cargar las pilas.

Nivel intermedio: Objetivos

En el nivel intermedio he puesto lo que considero tienen que ser nuestros objetivos.

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Por ejemplo, “Publicar 20 posts este año”, “Conseguir aumentar el número de clientes en un 15%”, “Correr una maratón”, los objetivos que sean. Y en base a esos objetivos ir haciendo las acciones que planifico con las técnicas y recursos del nivel base. De nada me sirve escribir objetivos increíbles si luego no hago nada en el día a día para conseguirlos.

“Locura es hacer la misma cosa una y otra vez esperando obtener diferentes resultados”. Albert Einstein

 

A un lado y otro del icono de Objetivos he puesto “Personas” y “Regla 80/20”. Los considero fundamentales.

Personas

El primero porque, aunque le pongamos el adjetivo de personal a la productividad, no deja de ser un juego en equipo, especialmente en ámbitos laborales. Pero incluso el perseguir objetivos individuales (algo muy lícito) no debe chocar con los que nos rodean. El fin no justifica los medios. Las personas son lo primero. Haz feliz a los demás y serás feliz. “El éxito no es la clave de la felicidad. La felicidad es la clave del éxito”, dice Herman Cain y nos lo recuerda Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente eficiente”. ¿De que nos sirve llegar a la cima….y no tener nadie con quien celebrarlo?

Regla 80/20

Ya lo dijo Pareto, con el 20% del esfuerzo se pueden conseguir el 80% de los resultados. Pues, bien, he querido poner el icono 80/20 porque considero vital el trabajar de manera inteligente. Poniendo foco en aquello que va a tener más impacto en lo que hacemos. Dice Tim Ferris en su libro: “La semana laboral de 4 horas” que decidió dejar de trabajar con el 80% de los clientes, pues le daban un 20% de beneficios y (muchos problemas) y se centró en el 20% de clientes más “relevantes” y los que le daban un beneficio del 80%. Perdió un 20% de ganancias pero ganó en tranquilidad, en calma y en tiempo que pronto rentabilizó.

Me viene a la mente en ocasiones la imagen que utilizó Covey en su libro. Aquella en la que un hombre con un machete en la selva va cortando maleza sin parar para intentar volver a la civilización, sin darse cuenta que cada vez se está alejando más. Hay veces que hay que parar, analizar la situación, verla con objetividad y volver a la carga. No por muchas cosas que hagamos, llegaremos antes a la meta. Hiperactividad vs Productividad

Nivel superior o cima

Por último, la cima o nivel superior. Aquí he puesto la palabra “Misión” y un corazón.ScreenHunter_1135 May. 22 14.16.jpg

Es lo esencial, para lo que estamos aquí, en el mundo. Por lo que queremos ser recordados y dejar huella. Nuestros objetivos deben ir acordes a nuestra misión.

Chade-Meng Tan en su libro “Busca en tu interior”, nos habla de un ejercicio un tanto macabro pero que puede sernos de utilidad: escribir nuestra esquela. Y ver si estamos contentos de ser recordados así o si, por el contrario, queremos cambiar y empezar a hacer nuevas cosas, perseguir nuevos sueños, conquistar nuevas metas. Ayer en el metro vi un cartel que me gustó, aún no he investigado de qué es, pero el mensaje me encantó:

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Suerte!

Sebas Revuelta. @sebasrevuelta

 

Las 8 características de un Ninja de la productividad

WP_20151206_21_27_03_RichHace ya unas semana el experto en productividad personal, Jeroen Sangers, me sugirió un libro muy interesante sobre este apasionante mundo de la productividad.

El libro está escrito por Graham Allcott, fundador de la compañia Think Productive, es un gurú en temas de productividad personal y en el libro cuenta de manera amena cómo debe ser hoy en día una persona productiva o cómo él dice “un ninja de la productividad“.

En este post quiero comentaros las 8 características que el autor propone sobre cómo debe ser un ninja de la productividad o al menos lo que más me ha inspirado y gustado.

  1. Calma Zen (Zen-Like Calm)

Mantener la calma ante todo. Evidentemente no es sencillo cuando las situaciones de stress son continuas pero me quedo con los siguientes consejos:

  • No utilizar la mente para recordar todo, sino utilizar herramientas (yo utilizo Evernote) como “segundo cerebro”.
  • Bajar las expectativas. Si nuestras expectativas profesionales o personales están por las nubes, tal vez, nunca las alcancemos.
  • Hacer ejercicio ayuda: “Mens sana in corpore sano”.

2. Implacable (Ruthlessness)

Según comenta Graham, no va en contradicción con el punto anterior. Sino que lo que pretende decir es que nos centremos en aquellos asuntos que tienen un mayor impacto. Y para ello sugiere:

  • Saber decir ‘NO’ a nosotros mismos. Es frecuente que tengamos varios asuntos entre manos, pero algunos de ellos no irán enfocados a darnos el mayor beneficio.
  • Saber decir ‘NO’ a los demás. No es fácil, pero hay que plantearse si lo que nos piden es realmente urgente y si no lo es, saber decir que no.
  • Manejar las interrupciones. Va relacionado con los otros dos puntos, pero básicamente saber “apagar” las redes sociales, el móvil, el email, etc…

3. Herramientas (Weapon-Savvy)

Como quien utiliza una navaja suiza multiuso, un ninja de la productividad debe tener su set de herramientas que le ayuden a mejorar sus procesos y organización, de hecho él las divide en 2 grupos:

Thinking Tools: herramientas de análisis de nuestros procesos, de nuestras estrategias, las que nos ayudan a detectar nuestras fortalezas y debilidades (DAFO), etc…

Organizing Tools: Aplicaciones en las que el retorno de inversión sea el adecuado, es decir, que el tiempo que dedicamos a organizarnos sea equilibrado en comparación al tiempo que dedicamos a nuestras tareas en sí. En este sentido recomienda no obsesionarse con herramientas, grupos, webs que, aunque hablen de productividad, nos hagan “perder” tiempo. Quien mucho abarca poco aprieta.

4. Sigilo y camuflaje (Stealth & Camouflage)

Al igual que el ninja aparece y desaparece, Graham recomienda realizar lo mismo en nuestro día a día, buscar momentos en los que nadie nos moleste para poder concentrarnos mejor y sacar adelante nuestras tareas, y aquí varias ideas interesantes:

  • Trabajar desde casa, cafés, “aislarse” en sala de reuniones, etc..
  • Selecciona tus llamadas, si la tarea que tienes entre manos, es más importante que la llamada entrante: ¡no lo cojas! Llámale después.
  • Reserva tiempo en tu agenda para revisiones semanales, desarrollar ideas creativas u otras iniciativas importantes.

5. Heterodoxia (Unorthodoxy)

“Lo que importa es el resultado final”, en este sentido lo que el autor recomienda es “no ser tan cuadriculado”, de vez en cuando romper las reglas establecidas, arriesgar si es necesario (quien no arriesga no gana),  dejar entrar aire fresco, por ejemplo, inspirándose en otras áreas o disciplinas para buscar soluciones creativas u originales a determinados problemas o nunca tener miedo o ser demasiado orgulloso para pedir consejo.

6. Agilidad (Agility)

Un ninja necesita tener la habilidad de reaccionar con agilidad ante imprevistos o peticiones. Para ello recomienda:

  • Mantenerse organizado para que “nada salte por los aires” ante cualquier petición.
  • No llenar la agenda, reservarse huecos para imprevistos.
  • Ve un paso por delante y utiliza sistemas o herramientas que escalen, para que estés preparado cuando el sistema crece.
  • Detecta una oportunidad u amenaza venga de dónde venga. A veces las dejamos escapar (las oportunidades) porque vienen disfrazadas de trabajo…

7. Mindfulness

Este término se está poniendo cada vez más de moda, y por lo que he leído, es castellano preferimos decirlo tal cual “Mindfulness”, aunque lo podríamos traducir como atención plena. Ser lo suficientemente inteligente emocionalmente para poner todo nuestro foco en la tarea actual, silenciar nuestros pensamientos secundarios o laterales para centrarnos únicamente en nuestra tarea.

Me llama la atención que este término se esté poniendo tan de moda, cuando ya ha habido grandes maestros espirituales que han recomendado centrarse con todas las fuerzas y energía en el momento presente.

8. Preparación (Preparedness)

Finalmente, estar preparado, tanto práctica (invertir tiempo en elegir las herramientas y sistemas adecuados para tu día a día), física (alimentarse correctamente, descansar) cómo mentalmente (“despejarse” haciendo lo que a uno le gusta para poder “reempreender” la marcha y no quemarse por el camino).

Suerte,

Sebastián Revuelta

 

Feliz año nuevo!

Desde Tiempo de Calidad  deseamos un próspero y productivo 2016! Feliz año nuevo!cropped-wp_20150823_21_00_09_pro9.jpg

Organiza tu trabajo según tu energía

“Yo soy más de mañana” decimos algunos, “a mi me cunde más por la noche” dicen otros, y es que no hay nada cómo conocer nuestros biorritmos para aprovechar mejor nuestros momentos de productividad máxima.

Pero a no ser que seamos autónomos deberemos adaptarnos a los horarios de una oficina, de ahí la importancia de conocer los “biorritmos” de nuestro centro de trabajo, es decir, ser conscientes de qué momentos de la jornada son más propensos a trabajar con una mayor concentración.

¿Cómo conocer los biorritmos de la oficina? Yo durante un tiempo me dediqué a medir las interrupciones que he ido teniendo en mi día a día, esto lo realicé con mi herramienta focus-timer.

Obtuve la siguiente gráfica:

Qué mide el número de interrupciones a lo largo del día.

Qué mide la duración de las mismas.

Lo que se observa es que a primera hora de la mañana y a primera hora de la tarde las interrupciones eran pocas lo que es más propenso a concentrarse mejor.

Parece obvio que un día típico en la oficina sea así pero recomiendo realizar este ejercicio durante al menos dos semanas para conocer mejor el entorno laboral en el que nos movemos.

Pues bien, cruzando estos biorritmos, el propio y del nuestra oficina, podríamos llegar a organizar nuestras tareas para poner en las franjas de máxima productividad aquellas labores que requieren una mayor concentración por nuestra parte, cómo por ejemplo, emails críticos, escritura de documentos de negocio, desarrollo de software, etc…podríamos dejar para momentos de intensidad media, asuntos como reuniones, chequeo del email, testing, documentación, planificación, etc…y para momentos de intensidad baja, tareas cómo ordenar papeles, llamadas, café con los compañeros, etc…

Desde entonces intento organizar mi agenda de acorde a estos principios y, por ejemplo, nada más llegar intento ponerme con la principal y más complicada tarea del día. Durante aproximadamente unos 45 minutos consigo avanzar de manera considerable con el objetivo del día. Esto me permite “vivir más tranquilo” el resto del día y estar más “receptivo” a interrupciones.

Otra herramienta interesante para ver si estamos aplicando estos principios es Rescue Time, esta herramienta detecta la herramienta que tenemos abierta en nuestro ordenador y según la clasificación que hayamos hecho determina el grado de productividad que tenemos en ese momento.

Mi gráfica del último mes es la siguiente:

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Cómo se observa alrededor de las 11.00 de la mañana es el momento del día en el qué utilizo las herramientas que he clasificado como más productivas. Seguramente tenga que ir desplazando poco a poco este pico hacia las primeras horas de la mañana para aprovechar de la manera más óptima la simbiosis entre mi biorritmo y el de la oficina.

Y tú. ¿Qué biorritmos tienes?

Sebastián Revuelta

 

 

Si quieres saber a qué dedicas tu tiempo…Toggl!

Introducción

La frase que se puede leer en la home de esta web: “No tengo tiempo para saber a qué dedico mi tiempo”, me la dijo un compañero hará ya un par de años. Pues bien, me puse a investigar y sí que hay herramientas qué “con un mínimo esfuerzo por nuestra parte” pueden ayudarnos a llevar la “cuenta” de a qué dedicamos nuestro tiempo. Una pequeña inversión de tiempo que puede redundar en grandes beneficios. Hoy hablaré de una de estas herramientas: Toggl.

Reportando

Toggl es una herramienta que cuenta tanto con versión online como con versión para dispositivos móviles lo cual permite agregar información desde la ubicación que nos resulte más cómoda.

Para empezar a reportar basta poner un breve texto de la tarea con la que vamos a empezar, elegir el proyecto en cuestión y darle a Start:

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Cuando se termina se da a Stop y queda registrado ese trabajo:

ScreenHunter_568 Nov. 30 18.20

Los proyectos pueden ser gestionados desde la pestaña proyectos e indicarle el ciente correspondiente a ese proyecto. Esto veremos será útil a la hora de generar informes, pues, podremos ver los proyectos y/o clientes a los que dedicamos más tiempos.ScreenHunter_567 Nov. 30 18.18

Tiene opciones de configuración que nos permite entre otras cosas, configurar el uso de la técnica Pomodoro para que te avise a los 25 minutos. Útil para los que amamos está técnica.

Es muy interesante utilizar el plugin del navegador correspondiente, por ejemplo, yo uso Chrome, ya que permite darle a Start a la hora de trabajar con mails como los de gmail:

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InformesScreenHunter_572 Nov. 30 18.26

Uno de los puntos fuertes de Toggl es el reporting que nos permite conocer detalles cómo proyectos a los que he dedicado más tiempo, clientes con mayor horas dedicadas, distribución del trabajo por días de la semana o del mes, etc…

Se puede visualizar informes detallados o ejecutivos en el rango de fechas deseado:

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Interesante ver tendencias, es decir, si el tiempo dedicado al trabajo está aumentando en general o si está creciendo para algún cliente en particular:

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Conclusiones

Toggl es una potente herramienta que te permite reportar el tiempo qué dedicas a tus tareas diarias. Bien porque eres autónomo, y por tanto, está información es fundamental para ti, bien porque te exigen en el trabajo reportes de horas o bien porque te apasiona la productividad personal y ver a qué dedicas cada minuto de tu tiempo para poder ir mejorando día a día (este es más mi caso), Toggl es tu herramienta.

Tiene una versión free con todas las funcionalidades qué he ido comentando y te permite actualizarte a la versión de pago dónde tienes muchas más funcionalidades cómo: reporte grupal, indicar facturación a cada proyecto o informes con valores decimales.

“Un hombre que se permite malgastar una hora de su tiempo no ha descubierto el valor de la vida.”
Charles Darwin (1809-1882)