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Dime que herramientas usas y te diré tu productividad: RescueTime!

En mi empeño por mejorar mi productividad diaria, le pedí a un experto en estos temas que me recomendara alguna herramienta para registrar mis tiempos en el trabajo. (Gracias Jeroen Sangers)

Me sugirió una: RescueTime.

Introducción

RescueTime es una herramienta muy interesante porque una vez instalada NO TIENES QUE HACER ABSOLUTAMENTE NADA para que empiece a registrar tiempos por ti. Me podéis preguntar ¿Cómo lo hace entonces? Lo hace en base a las herramientas que utilizas. RescueTime es capaz de detectar que herramientas tienes abiertas (navegador, excel, powerpoint, word, etc…) y sacarte estadísticas de cuanto tiempo estás en cada una de ellas.

Pulso de productividad

Uno de los índices que me ha llamado la atención es el llamado “productivity pulse” que viene a ser cómo un score de tu productividad. ¿Cómo lo calcula? Pues en base a la clasificación que tu hagas de las herramientas. Por ejemplo, le puedes decir, que cuando estás con el excel trabajando eres muy productivo, cuando estás con el Outlook eres productivo (un nivel menos que “muy productivo”), con el bloc de notas neutral y con el youtube nada productivo o tiempo de distracción.

Con esa información RescueTime es capaz de calcularte el índice de productividad e incluso decirte cómo estás con respecto al día anterior, mejor o peor.

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A cada herramienta le puedes asignar también un ámbito, por ejemplo, skype o outlook se engloban dentro de “Communication & Scheduling” o el Eclipse dentro de “Software Development”. El consejo es que las aplicación que son puramente de tu negocio las marques como “Business”. Todo esto es configurable:

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En este aspecto es fundamental dar de alta aquellas aplicaciones web que utilizas, por ejemplo, mail.google.com como herramienta de email y productiva, de otro modo, RescueTime engloba todo ese tiempo en “tiempo navegando” y no sabe si estás siendo productivo o no.

¿Soy productivo?

RescueTime te muestra no sólo la foto en un día concreto, sino la foto a lo largo del tiempo, lo cual es muy útil para saber en que semana has sido más productivo, en cual menos, esto te lleva a reflexiones, cómo. ¿Porqué he sido menos productivo esta semana? ¿Estaba enfermo? ¿Estoy más estresado? ¿Ver cuantas horas semanales te lleva por ejemplo el powerpoint? Pensar si puedes reducir esos tiempos ¿Tal vez creando plantillas que me ahorren tiempo en el futuro?

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Uno de los primeros consejos que recibes en el mundo de la productividad personal es empezar a primera hora del día con la tarea más importante del día, por eso, conviene no distraerse con tareas pocos productivas y empezar desde temprano rindiendo al máximo nivel. Esto te permite estar más tranquilo el resto del día ya que te habrás quitado los más “pesado” pronto. RescueTime, al mostrarte también tu trabajo por horas, es capaz de responderte a esta cuestión.

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Cómo se ve en la imagen, tengo momentos muy productivos hacia el mediodía, una posible mejora sería empezar desde primera hora con las herramientas más productivas.

Objetivos

Con el fin de que tu nivel de productividad no decaiga es interesante marcarte metas u objetivos. Por ejemplo, decirle que quieres estar un mínimo de 6 horas al día siendo productivo, menos de media hora en youtube, máximo una hora respondiendo correos, etc…RescueTime se encarga de decirte cada día si ya los has cumplido o si aún no cuanto te falta para ello:

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Tendencias

También interesante poder ver hacia dónde “tiende” tu trabajo en función de las herramientas que utilizas. Hago uso cada vez más del powerpoint, señal de que cada vez te enfocas a un trabajo más de presentaciones, o tal vez más el Eclipse que es una herramienta específica de desarrollo software, señal de que tiendes a la programación, es una manera útil y cómoda (recordemos que no hay que hacer nada) de saber hacia donde va tu rumbo profesional en función de las herramientas utilizadas.

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Conclusiones

RescueTime tiene muchas más funcionalidades que comentaré seguramente en otro post. Pero recomiendo totalmente esta herramienta, ya que, sin esfuerzo registra información que puede serte tremendamente útil, eso sí, si utilizas muchas herramientas en la web (herramientas cloud) entonces te recomiendo la versión premium que te permite registrar como herramientas o aplicaciones las diferentes urls a las que navegas (mail.google.com, youtube, …) sino todo caerá en el saco de “navegando por la red”.

Suerte!

Sebastián Revuelta

@sebasrevuelta

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Hiperactividad vs Productividad

“No importa el número de cosas que hagamos, sino la intensidad de amor que pongamos en cada una”

Madre Teresa de Calcuta

A veces por productividad se entiende el hacer cada vez más cosas en menos tiempo. Es decir, cuanto más trabajo realizo en menos tiempo mejor, cuanto más (hiper)activo estoy mejor. Sin embargo, hay que matizar este concepto. Está bien ser proactivo, inquieto y
no parar, desde luego, son buenas cualidades que debemos ir mejorando, pero el detalle importante está en llevar a cabo las acciones que debemos ejecutar de manera ordenada, secuencial y con criterio. Una por vez.

“Quien mucho abarca poco aprieta”, reza un refrán popular, y es cierto, si intentamos abordar N-tareas a la vez es probable que con suerte las realicemos todas, pero la calidad (o intensidad de amor cómo dice Madre Teresa) no será la misma que, si por el contrario, las ejecutamos una por vez, poniendo el máximo foco en cada una de ellas por separado.

Dicen que las mujeres sí pueden realizar dos o más cosas a la vez, y sin embargo, los hombres somos más limitados en este sentido, bien, habrá que ver estudios al respecto, pero estoy convencido que incluso las mujeres llevarán a cabo peor sus tareas si las realizan todas a la vez.

Vaciar la mente

David Allen, autor de la metodología de productividad personal GTD “Getting Things Done”, propone vaciar la mente del resto de tareas, pensamientos, recuerdos, cuando estemos afrontando la acción actual, de este, modo toda nuestra energía, nuestra creatividad, nuestra inspiración, va enfocada a esta acción.

En su libro “Focus” Daniel Goleman basa su teoría precisamente en este punto, en poner el foco, la atención, nuestra máxima concentración en la tarea que tenemos entre manos.

No sin dirección

En su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente eficiente” Stephen Covey propone una
metáfora que me pareció altamente ilustrativa. Un hombre en una selva intenta escapar de la maleza con una machete, cortando y cortando sin parar para encontrar el camino a
la civilización. Su esfuerzo es encomiable, sin embargo, sugiere Covey, es fundamental, pararse y tener una visión “desde arriba”, ver si realmente estamos avanzando en el sentido correcto. Tal vez al tener una perspectiva nueva el hombre viera que a base de machetazos se adentró selva adentro cuando tenía la civilización a escasos metros pero en sentido contrario.

Por tanto, y concluyendo, está bien realizar numerosas tareas y acciones, pero de manera ordenada, una por una, poniendo el máximo de energía en cada una de ellas, y revisando continuamente que sean tareas que vayan de acorde a nuestros objetivos. De este modo, nuestra productividad mejorará considerablemente.

Sebastián Revuelta – sebastianrevuelta@gmail.com